TODO管理って特に働いている人にとっては重要なスキルですよね。
TODO管理手法の中でも10年以上にわたって愛されている「GTD」という手法があります。
「GTD」とは一体何なのか、その解説と、実践者が語る「応用法」を教えます！
※この記事は以前Rettyニュース内で公開された内容を、一部編集しています。
「GTD」のポイントは「TODOを書き出すこと！」
GTDとはどういうものでしょうか？概要とポイントを整理してみましょう。
心理的な負担を減らしながら個人の生産性を上げることを主眼とし、簡単な5つのステップを実行することによって成し遂げたいことを現実にするメソッドである。
基本はなすべき仕事のリストを何かに記録しておくことで、頭の中からなすべき仕事のことを追い出すことである。
これで頭の中はすべき仕事全部を覚えなくてもよくなりすっきりとし、リストに基づき実際の仕事をこなすことに集中できる。
〜Wikipedia「Getting Things Done」より〜
つまり、TODOを覚えないことが大切なのです。 では具体的に何をするのかを見て行きましょう。
「GTD」はこの5ステップをやれば大丈夫！
GTDは下記の5ステップが必要です。
収集：頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること（問題）」を紙などに書き出す。作業中のメモ書きなども参照して、問題点を出していく。
処理：書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
整理：リストを自身がスケジュール管理に使っているツール（PDAやシステム手帳など）に入れ込む。
見直し：自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
実行：リストアップした「出来ること」を順次片付ける。
〜Wikipedia「Getting Things Done」より〜
頭にTODOを置いておくと、ふと「あ、あれやらなきゃ」と思い出す… そういうことがストレスになってしまうんです。
なのでまずはTODOを「書き出す」。 そのあとに「分類」して「整理」をして、自分が普段使うTODO管理ツールにタスクを入れていきます。
ポイントは定期的に「見直す」ことです。 実際に見てみると「これは今日やらなくて良い」というタスクに気づいて、目の前のタスクに集中できるようになるのです。
そしてTODOを絞れたらあとは「実行」していくのみです！
具体的にどうやるべきか……経験者に聞いてみた！
5ステップと言われても、実際に何をやるべきなのか…？ということで、実際に「GTD」を実践しているWebディレクターのAさんにお話を聞いてみました。
TODO管理のツールはスプレッドシートを活用！
Aさん「僕はGoogle Appのスプレッドシートを活用していますね」
実際にAさんがTODO管理をつけているスプレッドシートを拝見すると 「タスク」「ステータス」「カテゴリ」「場所」「期限」という項目が。 実際にタスクが出てくると、この項目を埋めていくんだそうです。
「ステータス」では「カレンダー」（日付が確定しているタスク）「スケジュール済み」（何時にやるかが決まっているタスク）「いつかやる」「ゴミ箱」といった形で、管理していました。
また「カテゴリ」をAさんはプロジェクト名で管理していましたが、各々管理しやすいカテゴリを設定してみると良さそうです。
タスクの見直しは1〜2時間ごと！
Aさん「あと1〜2時間に1回くらいの頻度でタスクの見直しをします」
実際のスケジュールや空き時間を見て、今日できるタスク、明日でも大丈夫なタスクを逐次振り分けているそうです。 振り分けると言っても、「期限」の日付を変更するだけ！
「場所」には人の名前を入れると便利！
Aさん「『場所』という項目は、あまり僕が外に出ないので、人の名前を入れたりしますね。」
例えば今ミーティングで居ない人に確認を取りたいといった時には、 人の名前を入れることで、それを忘れないようにできるそうです。
ソートをすると、GTDの威力が発揮される！
Aさん「もちろんスプレッドシートはソートできるようにしてあります。その人がミーティングや外出から帰ってきたら、その人の名前でソートをして、今やるべきタスクを洗い出せたりするんで便利ですよ！」
ソートによって「今日やるタスク」「カテゴリごとのタスク量」などが直感的にわかるようになるそうです。
PCがさわれない時はメールでタスクをメモ
Aさん「基本的に仕事はPCでやっているのでスプレッドシートで問題ないのですが、外出時にタスクが発生した場合は、自分のメールアドレス宛にタスクをメールを送っちゃいます」
タスクをメモしても忘れてしまうことがあるので、 メールで送っておくと確実に目に触れるので、タスクの漏れが防げるのだそうです。
明日からTODO管理達人になろう！
いかがでしたか？このGTDは2002年に初めて提唱された方法なのですが、未だに様々な人に使い続けられている手法です。ぜひ皆さんもGTDを習得して、早く仕事を終わらせて、Rettyで見つけたお店でアフター5を楽しみましょう！