プログラマーはパソコンと向き合う仕事なのであまりコミュニケーション能力はあまり必要ないと思われがちですが、実際にプログラマーとなってコミュニケーションの必要性を痛感しました。
そこでコミュニケーション能力を向上させるべく、「話し方」「伝え方」ほど人生を左右する武器はない！を読みました。
コミュニケーション能力とは
まずコミュニケーション能力を一言でいうと「言語による意志疎通能力」です。
コミュニケーションの能力は大きく
「相手の話を理解する」
「自分の意見を相手に伝える」
の２つに分けられます。
そこで、それぞれでプログラマーが直面しそうな場面でのアドバイスをまとめました。
話し手
仕様を説明しても相手が理解してくれていないケース
- 「たとえば」 に続けて具体的なエピソードや例を出す。 そうすることにより相手に明確なイメージが浮かび理解してもらいやすくなります。
- 「一言で言うと」に続けて自分の言いたいことを要約する。 そうすることで伝えたいことが分かりやすくなります。
「かいわ」の三原則を意識する
簡潔に話す
練り込んだ内容
手短に、要点をついて印象深く話す
意欲のあふれる内容
話で絵を書く分かりやすく話す
よく消化した内容
話を分けて整理する
進捗などを報告をするケース
報告をする際は以下の５つのポイントを意識することで相手が理解しやすくなります。
結論から先に
正確に・簡潔に
三点法を使う
例:「○○の件で、報告が3つあります。第一に...第二に...第三に...」悪い報告ほど早く
悪い報告には何らかの対応が必要で、放おって置くとどんどん事態が悪くなる可能があるため。意見は最後に
ニュアンスを伝える
意見の一部ですが、ニュアンスは、判断を下す上で重要な情報となります。
勉強会などで自己紹介をするケース
サンドイッチ法を使う
挨拶→自己紹介→挨拶の順で話す。
例：「皆さん、こんにちは」→「私は・・・・」→「今日はよろしく願いします。」
サンドイッチ法を使うことで、相手に「礼儀正しい人だ」という印象を与えることが出来ます。
フルネーム法を使う
フルネームで名乗る。
そうすることで、周りに同じ姓の人が多い場合でも印象に残ります。
また自己紹介の冒頭でフルネームを言うことで気持ちを落ち着かせる効果もあります。
懇親会などでぼっちになってしまったケース
盛り上がっている会話の輪の中に入るに時は、
「楽しそうですね」
「ずいぶん盛り上がっていますね」
「すみません、たまたま話がきこえたのですが...」
などと、話の流れを聞いてから「私も会話に加えてください」をいう意思を素直に伝えると良いようです。
懇親会などで話が途切れて沈黙になってしまったケース
新しい話題に切り替える
例：「ところで話は変わりますが...」
過去にさかのぼる
例:「ええと、何の話でしたっけ」
納期に間に合わず炎上してしまったケース
「誤りを認める」ことが誤りを正す最良の方法です。
例：「直接お会いして、お詫びさせてください」
一度に解決するのが難しい場合も、誠意を尽くして、相手の感情がクールダウンするのを待つのがよいようです。
話す上で意識すべきこと
本に書いてあったことでないのですが、「協調原理」を意識して話すと良いと思う
協調原理：会話を成り立たせるには、会話の流れが一定の方向に定まるよう、会話の参加者が協調する必要があること。会話は、量、質、関係、様態の4つの格率に従っていなければならない
- 量の格率…自分に順番が回ってきた時、提供する情報の量が多すぎても少なすぎてもいけない
- 質の格率…自分が嘘だと考えている、あるいは確信が持てない情報は提供すべきではない
- 関係の格率…提供する情報が会話の流れと関係性を持っていなければならない
- 様態の格率…情報の提供の仕方が曖昧だったり、不明確だったりしてはならない
佐久間淳一著『フシギなくらい見えてくる! 本当にわかる言語学』より）
聞き手
仕事の話から脱線してしまったケース
強引に元の話に戻してもいいのですが、そうすると相手の気分を害する場合があります。
そこで「YES・BUT法」を使います。
YESの例：「そう！その話、よくわかります。」
BUTの例:「けれど、今、思い出したのですが・・・」
このような具合で話を元に戻します。
何度も質問しなければならないケース
質問をすると、質問された側は仕事を止めてしまう事になり、イライラさせてしまう事があります。
そういうい場合は「いわれそうなこと」を先回りして自分で言うようにします。
例：「五月雨で何度も質問してしまい申し訳ないのですが...」
相手の話の内容に分からない部分があるケース
「確認」と「質問」で誤解を防ぐ。
考察
「かいわ」の三原則を意識する(考察)
簡潔に話す
相手にとって不要な説明は極力省くことで簡潔に話すことが出来ると思います。
簡潔でない例
「○○がこうなると、○○がこうなる、そうするとこうなる。だからこうなる。」
簡潔な例
「こうなるのは、○○がこうなるからだ。」
ただ自分の中で何が要点なのか分からないで話している場合があります。その場合は話し終えた後に要点が見えてくることが多いので、「つまり、こういうことです」などと話し終えた後にでも要点を説明した方が良いです。印象深く話す
書籍には、印象深く話す秘訣は「話で絵を書く」と書かれていましたが、具体的にどうすればよいか書いていませんでした。私なりの考察では、「話で絵を書く」とは自分の頭の中のイメージを言葉にしていくことなのかと思いました。ただ、そうすることで印象深く話すことに繋がるとは考えにくいです。
印象深く話すには抑揚をつけて話たり、する必要があると思いました。
強調したい点は、声をやや大きくする、ジェスチャーをつけるなど。分かりやすく話す
話を分けて整理する。
そのためにはまず、自分は話そうとしている内容中にいくつ要点があるのかを考えて、要点を先に説明して、それに対して補足してゆくのが良いかと思います。
例：要点(1)→(1)に対する補足→要点(２)→(２)に対する補足...
また「進捗などを報告をするケース」の箇所でも説明した、三点法を使うことでも整理して話す事ができると思います。
また、「これ・それ・あれ・どれ」などの、こそあどを使うと「それってどれ?」となる場合があるので、ちゃんと名詞を使う方がことによって分かりやすくなる。
「かいわ」の三原則を意識して話すには、話す前に頭の中で何を相手に伝えたいのか、どう話せば相手伝わりやすいかを事前に考えておくのが良いかと思います。自分の中でもうまく話がまとめられない場合は、文章に起こしたり、フローチャートを書いてみたりすると良いです。
まとめ
以上の様なケースに直面した際は、この記事を思い出して、実践してみてください。
もし「こういうと時はこうした方が良い」みたいことがあればコメントいただければと思います。
本の感想
「話し方」「伝え方」ほど人生を左右する武器はない！の本では、どうすれば相手に好印象を持ってもらえるかといった内容が多く盛り込まれていた印象でした。
社会人向けに書かれているので、プログラマー以外の職種の方にもおすすめです。