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Atlassian

とっさのConfluence-情報を素早く見つける方法-

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はじめに

この投稿は Atlassian Advent Calendar 2016 の2日目です。

Confluenceに情報がたくさん集まってくると、自分の必要な情報にいちはやくたどりつけるかが重要になってくると思います。通常は検索して情報をみつけるということになると思いますが、ここでは検索以外で情報を見つける、もしくは気づく方法を書いてみたいと思います。


さっき見てたページに素早くアクセス

「ブラウザを間違えて閉じてしまった、さっき見てたページどれだっけな」

なんてことあると思います。

さらには会議などでさっきまで見てたConfluenceのページがなかなか表示できないと、探す時間 x 参加してる人数分の時間が無駄になります。

とはいえ作ったページをいちいちブックマークもしくはコンフルのお気に入りにいれるのは面倒です。

そんな時はコンフル開いている画面で gr と打ってみましょう。

下記のような画面が出てきます。

見てわかる通り、最近自分の見たページが見た順序でリストされています。

しかもフィルターもあるので、わずかでもタイトルを覚えていればさらに素早くアクセスできます。

これはユーザ単位で保持されている情報なので、異なるデバイスで共通の情報です。

Capture 2016-12-04 at 3.33.27.png

grじゃなく画面右上のメニューにも「最近の表示履歴」という処からも同じことができます。


ドキュメントの作成状況をいち早く把握する

例えば以下のようなシチュエーション。

上司「Aくん、こういう資料つくってくれる」

Aくん「わかりました」

~ 3日後 ~

Aくん「できました。確認お願いします」

上司「意図してたものとちがうなあ、やり直しだ。。」

お願いしたものを完成までまたないと見れないというのは、スタートの認識がずれてたりすると悲惨ですよね。

こういうときコンフルでは ネットワーク機能 を使うと、認識のずれがいち早くきづくことができるかもしれません。

下記がコンフルのネットワーク機能の画面です。簡単に言うとユーザをフォローしておくと、その人のアクティビティがタイムラインで表示されます。

Capture 2016-12-04 at 22.01.36.png

先ほどのシチュエーションにもどると上司はAくんをフォローしておけば、お願いしたドキュメントのWIP(Work In Progress)がわかるわけです。それを見れば自分のお願いしたものと違うものになっていれば、いち早く指摘、軌道修正することができます。

3日の無駄が1日で済むかもしれません。

副次的な効果としては、その人の作業する時間帯や、過程をうかがい知ることでドキュメントの作成時のくせ、さらにはその人の仕事の仕方みたいなものもわかったりするかもしれません。

デメリットとしては、仕掛中のものにあれこれ言うと嫌がられするリスクがあります。

このネットワーク機能、フォローされるのをブロックすることはできないです。企業内で使うのにブロックする機能あったらまずいとおもいますが。。


みつけたドキュメントを素早く共有

こんなシチュエーションのとき

Aさん「そういえばConfluenceにhogehogeに関する情報あったよね」

Bさん「ありましたね、どこでしたっけ」

Cさん「あ、ありましたよ」

ここで見つけたページをどうやって共有しますか。

口頭でpageIDをつたえますか。

メール送りますか。

Confluenceには共有機能があります。画面右上の 共有 というところから使えます。下記の通り、confluenceのユーザー、グループなどに送信できます。

Capture 2016-12-04 at 21.49.08.png

メールでもくるのですが、ヘッダーのワークボックスにpush通知されます。

Capture 2016-12-04 at 21.53.08.png

ワークボックスを選択するとページへのリンクがあります。

Capture 2016-12-04 at 21.54.13.png

これで素早くアクセスできますね。

といいつつ、hipchatのようなツールの方が共有は簡単かもしれません。。

以上、3つほどConfluenceの機能を使用した情報の見つけ方でした。

個人的にはgrのショートカットは本当によく使います。

是非お試しください。