はじめに

社内コミュニケーションの中心にビジネスチャットツールを据えて情報を集約している会社も多いと思います。天下のSlack様であれば、最初から連携可能なサービスも豊富に用意されていますが、まだまだ対応できてないサービスもあることでしょう。Slack以外となれば推して知るべし。

「なんだよ、連携できねーのかよ。使えねーな！」と言う前に、メール通知機能は備わっていませんか？Gmailのメールアドレス宛に通知して、Google Apps Scriptで処理を行い、連携先のAPIを呼び出す。ただ、これだけです。

「なんだ、そんなことか。つまらん。」という方、その通りです。そんなつまらない内容です。

サービス連携の図

一例

私の会社では、請求管理システムとして「働くDB」というサービスを利用しています。データベースを核とした業務システムを簡単に構築できる、よくあるサービスです。
なぜそんなものを利用しているのかは置いといて、このサービスはExcelファイルへのデータ埋め込みによる帳票出力機能は備えていますが、PDFファイルの直接出力はできません。
そこで、Google Apps Scriptを使って処理したいと思います。

概略図

スクリプト

function myFunction() {
  var threads = GmailApp.search('label:働くdb subject:承認 label:unread');
  if (threads.length == 0) {
    return;
  }
  
  for (var i = threads.length - 1; i >= 0; i--) {
    var messages = threads[i].getMessages();
    for (var j = messages.length - 1; j >= 0; j--) {
      if (messages[j].isUnread()) {
        var subject = messages[j].getSubject();
        var body = messages[j].getPlainBody();
        var attachment = messages[j].getAttachments()[0];
        var ss = convertExcel2Sheets(attachment.copyBlob(), attachment.getName());
        var pdf = convertSheet2Pdf(ss, attachment.getName().replace(/\.xlsx$/, '.pdf'), '見積書フォルダID');
        
        var notice = new Notice(subject, body);
        var message = chatwork.addMention('', chatwork.getIdByHDBName(notice.user), notice.user);
        message += notice.title+"\n";
        message += notice.url+"\n";
        message += "見積書の作成が完了しました。\n";
        message += pdf.getUrl();
        chatwork.postMessage(ROOMNUMBER, message);
        
        messages[j].markRead();
        clear(attachment.getName());
      }
    }
  }
}

function Notice(subject, body) {
  var lines = body.split("\n");
  this.title = lines[0].trim();
  this.url = lines[1].trim();
  this.user = lines[2].trim();
}

function convertSheet2Pdf(spreadsheet, filename, folderId) {
  var params = {
    headers: {'Authorization': 'Bearer ' + ScriptApp.getOAuthToken()}
  };
  var response = UrlFetchApp.fetch('https://docs.google.com/spreadsheets/d/'+spreadsheet.getId()+'/export?format=pdf&size=A4&fitw=false&portrait=true', params);
  var folder = (typeof folderId == 'undefined') ? DriveApp : DriveApp.getFolderById(folderId);
  return folder.createFile(response.getBlob()).setName(filename);
}

解説

Excelファイルを直接PDFファイルに変換することができません。一度Googleスプレッドシートに変換します。（参考1）
レイアウトを気にしないのであれば、FileクラスのgetAs('application/pdf')でも変換可能ですが、変換時のオプションを指定するためにURLを呼び出しています。
社内ではチャットワークを利用しており、よく使う処理を別途ライブラリにまとめています。
スクリプトを作成したら、トリガーを設定して定期的に実行することを忘れずに。

参考

convertExcel2Sheets
https://gist.github.com/azadisaryev/ab57e95096203edc2741
Google Apps Script リファレンス
https://developers.google.com/apps-script/reference/
チャットワーク API ドキュメント
http://developer.chatwork.com/ja/