この記事は アイスタイル Advent Calendar 2024 23日目 の記事です。
はじめに
自己紹介
アイスタイルでWebアプリケーションエンジニアをやってます、kudomaです。
エンジニア業務の傍ら、勉強会運営委員会としても活動しております。
勉強会運営委員会とは
みんなのエンジニアとしての市場価値を上げることを目的に活動しております。
今年の目標は、インプットからアウトプットへの循環を形成することでした。
その中の活動の1つに、T&C月次会運営があります。
弊社のT&C月次会とは
テックの部門を横断した情報共有やナレッジシェアの場です。
アジェンダは以下の通りです。
- 新入社員の自己紹介
- 全体に関係するプロジェクトからの共有
- 各本部からの発表（業務内容やノウハウ展開など）
- 委員会からのお知らせ
- 先月の発表内容へのコメント
- 総括
月次会運営の作業内容
| 分類 | 作業 |
|---|---|
| 月初め | テンプレをコピーし、今月のスライドを作成 |
| Slackチャンネルで全体に以下を依頼（開催日の1週間前までに周知） ・発表者/トピック/発表時間を運営へ連絡（発表者は本部で決める） ・発表者はスライドを追加 |
|
| 前月アンケートの各部トピックへのコメントを抜き出して、今月のスライドに感想を一部抜粋し、スライドを追加 | |
| テンプレをコピーし、今月のアンケートを作成 | |
| 新入社員をチェックし、新入社員の上長から自己紹介をもらって、スライドに追加 | |
| 新入社員を予定に追加 | |
| 数日前 | 資料の作成具合を確認 |
| アジェンダを修正 | |
| アジェンダの合計時間を確認し、1時間超えそうなら巻いてもらうよう連絡 | |
| 当日 | ファシリ |
| タイムキーパー | |
| 画面共有 | |
| Meet録画 | |
| Slackでワイワイスレッドを作成（※1） | |
| 会議主催者のドライブに追加される録画データを、月次会の当該月のフォルダに移動 | |
| 各部トピックへのコメントを抜き出して、発表者へ共有 |
※1: ワイワイスレッド / 発表内容に対する感想とか意見とか何でも話してワイワイするSlackスレッド
運営をやめるに至った経緯
月次会運営は、勉強会運営委員会の中で順番に担当していました。
毎月、委員会に前述した作業の運営コストがかかることから、委員会の目標を達成するための計画や施策を考える時間を取ることが難しいと感じるようになりました。
「運営コストをどう減らすか」という話し合いの中で「月次会に限らず情報発信の場をエンジニアみんなで盛り上げるようになれたらいいよね！」という発言からそちらの方向性に舵を切りました。
運営をやめた結果、担当はどうなったか
| 分類 | 作業 | 担当者 |
|---|---|---|
| 月初め | テンプレをコピーし、今月のスライドを作成 | 気づいた方 |
| Slackチャンネルで全体に以下を依頼（開催日の1週間前までに周知） ・発表者/トピック/発表時間を運営へ連絡（発表者は本部で決める） ・発表者はスライドを追加 |
なし（Slackリマインダー） | |
| テンプレをコピーし、今月のアンケートを作成 | なし（毎月同じアンケートを使うようにした） | |
| 前月アンケートの各部トピックへのコメントを抜き出して、今月のスライドに感想を一部抜粋し、スライドを追加 | なし（コメントはスプレッドシート確認してね） | |
| 新入社員をチェックし、新入社員の上長から自己紹介をもらって、スライドに追加 | 上長 | |
| 新入社員を予定に追加 | 上長 | |
| 数日前 | 資料の作成具合を確認 | 司会（CTO or VPoE） |
| アジェンダを修正 | 各々 | |
| アジェンダの合計時間を確認し、1時間超えそうなら巻いてもらうよう連絡 | 司会 | |
| 当日 | ファシリ | 司会 |
| タイムキーパー | なし | |
| 画面共有 | 司会 | |
| Meet録画 | 司会 | |
| Slackでワイワイスレッドを作成 | 気づいた方 | |
| 会議主催者のドライブに追加される録画データを、月次会の当該月のフォルダに移動 | なし（Google Apps Script） | |
| 各部トピックへのコメントを抜き出して、発表者へ共有 | なし |
最後に
無事2024年中に勉強会運営委員会が面倒を見なくても、自走する月次会を作り上げることが出来ました！
良いお年を！