うちの会社ではMicrosoft Teamsを数年前に使い始めましたが、最近ではコミュニケーションの8割程度がTeamsになりました。
メールは全社アナウンスや、社外向けにしか使っていない状況です。
「まだメール使ってるんですか？」
そんな言葉を数年前の自分にかけたいぐらい便利なのですが、そこに至るまでは紆余曲折ありました。
そこで、今回はMicrosoft Teamsの便利さと、その移行の顛末を記したいと思います。
メリットの数々
まずは、うちの会社で感じた、移行のメリットから。
これらのメリットが移行の説得材料になればと思います。
書く文章量が減った
「ありがとうございます。よろしくお願い致します。」だけのメールをCcで入れられるアレって、無駄だなーと思っていた方に朗報です。
メールだと、宛先だけじゃなく、場合によっては「お疲れ様です。」などの前置きと、文章の体裁など様々な点を気にする必要がありました。
しかし、グループウェアは掲示板のように誰かが投稿したコメントに返信していくだけなので、文章量が少なくて済みます。
また、文章は投稿した後にいくらでも編集できるので、送った後に「やっちまった！」ということも減ります。
「イイね」
Teamsになってから、コミュニケーションに変化が起こりました。
それは、投稿へのリアクションです。
メールには無い機能ですが、（実はOutlook onlineならありますが・・）
自分の書いたことに何らかのリアクションがあると、自然とちょっとした情報でも展開しようという気になり、
気づけば活発にコミュニケーションが取れる雰囲気になっていました。これは非常に良いことです。
共同編集
Teamsでは、Officeファイルを共同編集できます。(実際はOffice 365の機能ですが)
今までメールで、このファイルに追記してねという案件は、ファイルをダウンロードして書き込み、
ファイル名を_name.xlsxのように変更して送り返すのような手間があったと思います。
これがTeamsになるとURLからファイルを開けば、そのままファイルを編集出来て、複数人同時編集も可能です。
そのため、最後にまとまったファイルを統合する必要が無くなりますので、効率が良いです。
移行へのハードル
では、グループウェアの良さが分かったところで、ここからは移行までの紆余曲折を記したいと思います。
まず、うちの会社ではOffice 365は契約してるものの、全社的にTeamsを使おうというアナウンスは出ておらず、好きに使って良いというスタンスでした。（未だにそう）
そんな中、とある小さなプロジェクトに呼ばれた際に、Teamsを活用していました。
いざ、自分のチームに戻ってきたときに、「Teams便利なので使いませんかー？」と働きかけ、周りの人たちは使ってくれることになりました。
しかしながら、チーム以外の方とのやり取りはメールですから、Teams 20% メール 80%となれば、段々と使い分けが面倒になり、使わなくなっていきます。
確かに便利なのですが、あくまで「皆で使えば」なんですよね。
誘い込み作戦
ここで立ち止まって、どうやったら皆使うようになるだろう？と考えた時に、
「皆が知りたい情報がそこにしか無ければ、使わざるを得ないのでは？」
と思い付き、当時私が担当していたファームウェアのリリース案内をTeamsで見れるようにしました。
「毎回メールが来るのが鬱陶しいという方がいたので」という適当な言い訳をしつつ、Jenkinsから自動Postするようにしたのです。
「移行しますよ」の案内を出しても、その後しばらくは「リリースメールどうしたっけ？」と問い合わせがあるわけです。
最初だけだと思い、ここは辛抱してTeamsを案内し続けます。
そのような取り組みで、じわじわと「Teamsってツールがあるらしいぞ」と名前が浸透していきました。
プロジェクトになった
ある時、社内で業務効率化のタスクフォースが結成されることになり、そこに抜擢されることになりました。
その場にアイディアとして「Teams使えば、メールにかける時間が最適化され、業務効率化につながりますよ！」と持ち込んだところ、
とある方から「年に一度、ある重要な会議に向けた資料を作るために、その時期になるとメールと資料が大量に飛び交っている」というプロジェクトがあるとの情報。そこのリーダーを巻き込んで、今年はTeamsでやってみようということになりました。
実際にやってみたところ大成功で、Teamsの名が一気に知れ渡りました。
思わぬきっかけ
移行にさらに拍車をかけたのは、このコロナ禍です。
オンラインミーティングツールが必要になったので、必然的に皆がインストールせざるを得ない状況になったのです。
俺は使わんぞと頑なだった人達も一気に移行が進みました。
グループウェアとオンラインミーティングツールがオールインワンになっているので、使う側とすれば分かりやすくて便利なんですよね。
今では
前述したように、仕事上のコミュニケーションにメールは使わなくなりました。
まだ全社へのアナウンスなどはメールですが、そう頻繁に来るものでもないので、
私のメールボックスは、最近ではそのほとんどがメールマガジンです（笑）
数年前はここまですっきり移行できるとは思いませんでしたが、いざこうなってみると、もう戻れません。
Teamsが苦手なこと
Teamsだって苦手なことがあります。
それは、TODO管理です。
メールだと、タスクが存在するものはフラグを付けておいて、順に消化するという使い方ができました。
例えば、コードレビューの依頼が何件も来ている場合などです。
Teamsはどんどん新しい情報が流れていくので、過去に遡って未完了項目を拾う作業が苦手です。
メッセージを保存しておくという機能もありますが、イマイチ使いづらい・・・
ここは割り切って、コードレビュー依頼はメールで飛んでくるようにして、そちらで管理することにしています。
Teamsもメールもそれぞれ得意な事だけ任せちゃえばよいと思います。
やっぱりTeamsは良い
グループウェアがいくら普及しても、棲み分けが完全に出来ているため、メールは決して無くなりませんが、メールじゃなくてもよい部分は積極的にグループウェアに移行した方が幸せになれます。
どこでTeams使おうか悩むなら、実際使ってみると「これもTeamsでいいじゃん」という場面に出くわすので、都度切り替えていけばよいと思います。
この記事が、移行に悩む方の参考になれば幸いです。