はじめに
仕事していると、SlackとかTeamsとかでテキストコミュニケーションをする機会多いですよね。というか四六時中している気がします。
かれこれ4年くらいそういう状況に身を置いていると気をつけることも増えてきたので、今回は私が気をつけていることを公開します！
前提として、私はテキストコミュニケーションは受け手ファーストであることが必須だと思っています！受け手ファーストにするために、送り手はあらゆる工夫を織り込むべきだと思ってます。
今回公開するのは、どうやって連絡を受けてファーストにするかという観点で気をつけていることです！
1. 『結論から伝える』の前に連絡した意図を伝える
『結論から伝える』はよく言われていることだと思うので既に実践されているかと思うのですが、
私は更にその前段として連絡した意図を伝えるようにしています。
連絡した意図というのは、依頼・相談・報告のことです。
連絡の内容がこれらのうちどれに該当するのかをまず述べるようにしています。
なぜこれをするかというと、連絡の受け手がパッと見で内容の優先度・緊急度を判断できるからです。
あとは、受け手の回答を要している(依頼・相談)のかそうでないのか(報告)が判断しやすい点も受け手ファーストで良いと思ってます。
2. スタンプだけのレスは基本的にNG
13時からmeet良いですか？
上記問題ありませんか？
みたいな返信、NGです！！これはよくない。
なにがよくないかと言うと、相手に通知がいかないので受け手は常にメッセージをポーリングする必要があるからです。
私は依頼や相談を受けたときは、メンションでレスするようにしています。
ただし、「どのような場面で相手に通知を飛ばす必要があるか」という観点から状況を整理しておく必要があります。
この状況整理は人によって変わってくる部分かと思いますが、私は以下のように考えています！
- 通知必要(=メンションレスすべき)
- 依頼・相談全て
- 通知不要(=スタンプレスでもOK)
- 報告
- 送信者がスタンプレスを要求している場合
3. マークダウンのリンクを乱用しない
マークダウンのリンク、いいですよね。PRと一緒に参考資料のリンクを添付するみたいなことを自発的にしてくれる人、好きです。
が、リンクを添付する時にマークダウンを使うかどうかは適宜判断するように筆者はしています。
なぜかというと、
マークダウンを使わない方がリンクのテキストが長くなり、結果としてリンクを踏む側がリンクを踏みやすく(=クリックしやすく)なるから
です。
意味がわからないと思うので、説明します。
マークダウンを使う場合、このようにリンクのテキストによってはクリックできる領域がめちゃくちゃ小さくなります。
リンクは適当なので踏んでも何も起きません
一方で、リンクを直接貼るパターンだと、
https://foo.bar.baz.com/foo/bar/1234567890987654321/baz?foo=foo&bar=bar&baz=baz
このようにクリックできる領域が増え、リンクのエイムコストが大きく削減されます。
ただ一方で、マークダウンを使った場合の視認性の恩恵は無視できないと思います。
なので、マークダウンを使う場合に向上する可読性と、使わない場合に削減されるテキストエイムのコストを天秤にかけて判断するのが良さそうです。
私の判断基準としては以下のような感じです。
- 対社外/対社内
- 社外の場合、やはり体裁は大事なのでシンタックスを使用することが多い気がします
- リンクの長さ
- リンクがあまりにも長い場合はシンタックスを使うようにしています
- エイムコスト削減の恩恵が得られないほど短いリンクの場合、シンタックスを使うようにしています
4. コードブロックの活用
ここで言いたいのは、コードやエラーメッセージをコードブロックで送りましょうということではありません。
私が主張したいのは、
コピペされることを想定したメッセージ、およびコピペされることが十分に想定されるメッセージはコードブロックで送りましょう
ということです。
なぜかというと、コードブロックには右上にcopyボタンがありすよね。なので受け手がコピーするときに楽なのです。
ID/PWなど受け手が何某かの入力に利用するであろうメッセージは、コードでなくてもコードブロックにするようにしています。
5. そもそもマークダウンを乱用しない
まず筆者はマークダウンのメリデメを以下のように捉えています。
- メリット
- 見やすい
- デメリット
- 編集コストがかかる
- コピペした時にレイアウトが崩れる
本節はデメリットの2つ目
コピペした時にレイアウトが崩れる
という点についてです。
上述の通り、基本的にマークダウンというのはReadableなものであり、Writableなものではありません。
なので送ったメッセージがコピペされ得るような状況においては、マークダウンを使うことはむしろNGというのが私のスタンスです。
例えば以下のような状況ですね。
- メールの本文を連携する
- 送ったメッセージがコピペor微修正される可能性しかない
- 問い合わせに返信する
- 返信内容がコピペされて他に展開される可能性がある
マークダウン使用の是非は、場面によって適宜検討されるべきだと思ってます！
最後に
書き終えて見返すとマークダウン関連のことが多いですね。まあ、みんな大好きだからいっか。
皆さんの気をつけていること、コメント待っていますよ。