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20人でごはん食べながらLTする会を開催するのにやったこと

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こさまりです。普段はGoogleChromeのweb developer ecosystemチームというところに所属してウェブエンジニアをしています。東京出張中に「web系でコード書く系」の人と晩ごはん会を開催したので、準備したことと収支報告を記録します。

はじまり

InsideFrontendの懇親会であまり話ができなかった人たち+Google I/Oの日本語タグで存在は認識してたけど会って挨拶できなかった人に声をかけて、5人くらいでご飯に行こうかと思っていました。せっかくだからエンジニアの友達とか会社の同僚とかも連れてきて欲しいなーと考えた時に

  • 10人以上のグループ
  • 直前まで人数変更ありそう

となるとレストランの予約とかめんどくさいなと判断して、スペースを借りて食べ物を持ち込む方針に変えました。月曜日に決めて、木曜日に開催。

場所確保

スペースマーケットで、「渋谷・六本木近辺・20人サイズのパーティー」で検索して1ページ目に出てきた「まかでき食堂」さんをお借りしました。元々IT企業の社員食堂施設だったらしくプロジェクターもあるし電源は各席から取れるし素敵な会場でした。WiFiも飛んでいたのですが回線の調子が悪かったようです。

費用を安くあげるためにオフィスの会議室を借りることも考えたのですが、あくまで会って話すのが目的の会なので「ゆっくりダラダラしてもいい雰囲気」が出せるように会議机と蛍光灯のスペースはパスとしました。場所と人さえ居れば良いと思いがちですが、会場の雰囲気は、会話の弾み具合に顕著に影響するのでイベントをする時はいつもこだわっています。

IMG_2518 (1)

予算確保

会場代を割り勘にするとそれだけで一人1500円とかになってしまうので、上司に相談したところ、イベントスポンサーという枠で予算を出してくれました。ありがとうChrome! (私のチームは外部の開発者に向けた情報発信が仕事の一つなので、理由付けがしやすいというのはあります)。お願いした予算は「3万円くらい」です。

晩ごはんの手配 

今回は主催が一人かつリードタイム3日だったので、「その場で買って一人で会場まで持って行ける」を基準に「おにぎりとお味噌汁を提供。それ以外は持ち込み自由」としました。行ってみたかった中目黒のおにぎりカフェに取り置きの予約をトライしたのですが、既に予定が埋まっているとのことだったので、おにぎりチェーンの権兵衛に電話して取り置きの予約をしました。お味噌汁は「生味噌タイプ」のパック味噌汁にお豆腐とネギを追加して出しました。

食堂なのでキッチン付きの会場で、きちんとしたお皿やお箸も借りられたので、割り箸と紙皿よりも「ちゃんとしたご飯会」感が出たんじゃないかと思っています(そういう意味でも食堂を借りて良かった)。

飲み物も、「一人で持っていける分だけ」ルールで「お茶は用意しますが、ほかは飲みたいものを持ってきてください」とお願いしました。私がアルコールを飲まないので、何を揃えたら良いのかよくわからないというのもあります。

結果的に参加費はおにぎりとお味噌汁代割り勘で一人500円。学生でも来やすい値段に抑えられてよかった。残ったおにぎりは欲しい人に持って帰ってもらったので、お弁当の食べ残しとかごみ処理とかも回避できて良かったです。他にもいろいろと差し入れを頂いて、サラダ、オードブル、ケーキ等が並びました!

おにぎりを食べる会と決めたのでイベント名も「web🍙」にしました。

イベントページ

メールやDMでも良かったのですが、名札に記載するデータなど教えてもらいたいとこも色々とあったのでti.toでイベントページを作って、(0円の)チケット購入時にアンケートに答えてもらいました。ご飯代は割り勘にしたので「当日の現金徴収を了解しました」のチェックボックを必須にして確認をしました。

有料イベント以外でti.toを使っているの初めて見たと言われたのですが、私の周りでは公開イベントでない(例えば「30人でカラオケ行こう」といったイベント)で同じように使われています。チケットにアンケート機能がついているのが便利。UIが日本語に設定できたら最高なんだけどな、対応してくれないかな できるらしいです、知らなかった!(アイルランドに住んでいる自分でもカンファレンス主催するエンジニアが作った会社です。)

名札

初対面となる人が多かったので名札を作りました。いくつか候補はあったのですが、

  • 名札シール:女性は服にベタッとシール貼るの嫌かもしれない
  • 首掛け式:たいていおへそのあたりに名札が来るので、座ってご飯食べる時見づらそう
  • 名刺サイズのセル名札:ちょっと使い回すにはペラペラ。一晩使って捨てちゃうのはもったいない

ということで、しっかりしたアクリルの物に決めました。せっかくなら他のイベントに行ってもTwitterアイコンとかを名札に追加するアイテムとして使ってほしいなと思って、あえて小さいサイズに決定。

IMG_2510 (1)

両面デザインでTwitterのハンドルのみと、呼んでほしい名前バージョンと使い分けられるようにデザインしました。ただ、使い回し重視で重厚な物にしたのですが、薄い夏服につけると重さで首を垂れてしまって名前が読めないことがあったのは失敗でした。

ノベルティ

実はスペースマーケットに掲載されている会場費の定価で予算申請をしたのですが、直前予約の割引が適用されたので、そのぶん浮いた予算でちょっとしたノベルティを作りました。

最初に作ったのはステッカー。といっても絵文字で🍙が一番可愛い(と勝手に判断した)TwemojiからSVGを拝借してスピード印刷のお店でシールプリントしてもらっただけです。

普段やっているmeetup (BrooklynJS) で 「keepsake(...記念品?)を配るとけっこうウケる」という経験から、特別なお土産も用意しました。といっても予算も時間もないので、最初は無印良品のノートにステッカーを貼ってイベント用に作ったノベルティっぽくしようかと思っていました(昔働いていたスタートアップがこれをやってた)。無印良品まで買い出しに行ったら、同じ値段でプラスチックケースが買えることに気づいたので方向転換して、晩ごはん会のテーマに合わせて小分けの調味料をケースに詰めて配りました。中身を食べ終わったらヘアピンとか耳せんとかを入れやすい小さいサイズのケースにしました。

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Lightning Talk

晩ごはんをたべるだけの予定だったのですが、会場にプロジェクターがあるとのことだったので、LTもやることにしました。時間もトピックも好きなようにしてもらったのでコードの話、キャリアの話、コミュニティの話、柴犬の話と色々なものが出揃いました。自分から手を挙げるの苦手な人も居るかなと思ったので、私が「どこかでLTやったことある」と把握している人には「LTどうですか〜」と先に声を掛けたりもしました。終了後「次はLTやってみたい」と言ってくれた人が数人いたので、「発表するのは結構気軽にできるし、楽しそう」と思ってもらえたなら嬉しいです。

集客

会場の広さ的にも20人程度の会を想定していたので、誰と話しても共通の話題がある仕掛けづくりとして、「Web系でコードを書く系の女性アイデンティティの人」に参加を限定しました(私がそのクラスタだから)。最初に声をかけた人には「Web系でコードを書く系の人が話が合いやすいと思います」とお伝えしてお友達や同僚を呼んでもらいました。それから知り合いの男性エンジニアに「会社とか運営してるコミュニティでこういうの来たそうな人いませんかね?」と声をかけて拡散してもらいました。皆さんに色々な人を紹介してもらえて嬉しかったです。ただみんな軒並み「一人か二人しか知らない」みたいな感じだったので、「10人くらい余裕で知ってますけど、バックエンドとフロントエンドどっちのエンジニアに会いたいですか?」みたいな返信が返ってくる日を待ち望んでいます(笑)

次回への課題

  • おにぎりが意外に大きいサイズだった。一人2個計算で用意しましたが余りが出たので、次回はもうちょっと小さいサイズにしたい。
  • WiFiがしっかりしてる会場のほうが飛入りLTでスライドダウンロードするのとかに便利。
  • 名札が重厚すぎて首垂れる問題を解決したい。
  • 18時−22時の枠で会場を借りたけれどもう少し遅くまで借りたい。終電ギリギリまで晩ごはん片付けた後もダベれる環境にしたい。
  • 開場は7時とか7時半でも良い(今回は6時半)。人が揃ったのは7時15分くらいだった。

収支

(DevToolsのJSコンソールに入れたら0になるはず)

- 23513 // 会場費 @スペースマーケット
-  6800 // おにぎり34個+卵焼き9パック @おにぎり権兵衛
-  1392 // お味噌汁の具材 @成城石井
-   484 // お茶(2Lを2本)とゴミ袋 @ファミリーマート
-   426 // 紙コップ40個 @ファミリーマート
-  3240 // シール印刷 @ACCEA
-  2400 // おみやげ用ケース18個 @無印良品
-  1880 // おみやげの中身(小分けの調味料) @スーパー
-  2700 // 名札18個 @六本木ラピスラズリ
+  8500 // 500円 * 17人
+ 34000 // スポンサー費 @ChromiumDev
+   335 // 端数調整 @kosamari

まとめ

  • 4万円あればキッチン付きの会場を貸し切って、20人で会ってゆっくり話す会が出来る。完全に割り勘にしても一人2000円程(+持ち込みの飲み物代等)で開催できます。
  • さらに1万円くらいの予算があると、名札とかお土産とか「あると嬉しい物」を作れる。
  • おにぎりは寿司やピザに比べると単価も安くて運びやすいし便利!パッケージゴミが少ないのも良い。
  • 20人程なら、全員と「名前を覚えて1つの話題について話す」くらいの会話ができます。

あとがき

今回、仕事では周りに同じ境遇のひとが居なくて...という人が何人か居たのですが、マネージャーの皆さん!3万円くらいサポートしたらそういうメンバーが横のつながりを作りに行けて、会社のことも宣伝してくれる(かもしれない)ので是非!

第2回もぜひ開催したいと思っていますが「こさまりがやってるイベント」にするのではなく、今回参加した人・後から知った人誰でもどんんどん同じようなイベントやってほしいです。Web🍙の名前も使いたい人は使ったら良いんじゃないでしょうか。晩ごはんたべたくてその場で決めただけの名前ですから。

kosamari
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