はじめに
米田です。
この度、会社にメンター制度の導入を提案し、無事導入することになりました!
この記事では、提案に至った経緯から導入決定までを振り返っていこうと思います。
提案に至った経緯
私がメンター制度を提案した理由は、実際にOJT研修を受ける中で、次のような不満を感じていたからです。
・頼り先がわからない問題
配属当初、私は自分の教育担当がわからない状態で業務を学びました。
わからないことがある度、有識者っぽい方を探して聞いていました笑
誰に頼ればいいかわからない中での業務遂行となり、正直心細かったです。
・テレワーク、余計に心細い問題
そんな状態のまま、配属翌週からテレワークが始まりました。
今までは近くにいる方に頼って解決してきましたが、テレワークでは困ったら都度チャットを送ることになります。対面時に比べ聞くことへのハードルが高く、最初はかなり戸惑いました。
また、テレワークでは必要な時しかミーティングをしないため、基本的に雑談はありません。まだ現場に馴染んでいない段階でのテレワークは、お互いを知るにはなかなか難しい環境だなと感じました。
一日中誰とも話さない日も多かったので、コミュニケーションが好きな私にとっては少し寂しいな～と思いながら働いていました。。
相談して助けてもらった
上司に相談したところ、すぐに動いていただけました。
私の業務進捗を毎日確認していただけるようになり、安心して働けるようになりました。
テレワークについても、出社頻度を増やすよう動いてくださり、より楽しく働けるようになりました
相談の場さえあれば、フォローにつなげられる
このように、相談さえできれば、フォローのために全力で動いてくださる方がたくさんいます。ですが、入社したばかりの新人にとって、誰かに相談することは難しいです。テレワークのため、上司も新人の異変に気付くことが難しく、フォローに繋げづらいという状況でした。
そこで、新人の声を拾い上げる「メンター制度」を導入し、現場とは違う相談窓口を作ることで新人の精神的負担を減らそうと考えました。
導入に際しての課題
・現場の受け入れ態勢
この制度にはメンターが必要不可欠ですが、担当は現場社員にお願いすることになります。
現場からしてみるといきなり負担が増えることになるため、現実的に導入可能なのか?必要性を感じているのか? といった懸念がありました。
・制度として継続運用できるか
メンター制度の基本は、
1.会社がメンターを選定
2.メンター担当者への趣旨説明・教育
3.会社がフォローしつつ、基本的にメンターが自立して稼働
といった流れです。
初年度は私がメンター担当をするため趣旨を理解していますが、今後は選定されたメンターが趣旨を理解して動いていくことになります。継続運用のため、「メンターのフレームワークをどの程度作れるか」 が課題でした。
これらの課題を解決するため、
「初年度を試験導入とし、試験運用の中で制度改善やフレームワーク作成を行ったのち、改めて導入可否を判断する」 ことを計画しました。
提案に向けて行ったこと
・周囲へのヒアリング
同期や先輩社員に1年目がどんな状況だったかを聞き、この制度が本当に必要かを確認しました。
結果、相談先がわからない不安を抱えていた社員が多いとわかり、本格的に制度提案に向けて動くことを決めました。
・会社側への頭出し
会社側と現場リーダーに「こんな制度があったらどう思いますか?」と軽く聞いてみて、反応を確認しました。
双方から好意的な反応をいただけたため、「現場への負担を最小限にする」ことさえクリアできれば十分実現可能と判断し、制度設計に踏み切りました。
・制度設計、導入計画
確実な導入には現実味を持たせることが一番と考え、制度案・導入計画案も作成したうえで提案しようと考えました。
制度設計や導入計画策定で意識したことについては、後日別記事で加工と思います!
・提案書の作成
来年度社員の入社まで時間がなかったため、ここはchatGPTをフル活用しました笑
部品を渡すだけで簡単なたたき台を作成してくれたので、2,3日で提案書を仕上げることができ、スムーズな導入につながりました。
試験導入決定まで
・提案書をもとに会社側と打ち合わせ
仕上がった提案書をもとに、会社側と打ち合わせを行いました。
周知の範囲・タイミングなどとにかく課題が多く、打ち合わせは3時間に及びました笑
協力的に動いてくださったこともあり、一度の打ち合わせで大枠がまとまり、あとは上層部に上げるのみとなりました。
・上層部への提案
こちらもかなり前向きに捉えてくださり、その場で試験導入が決まりました。
あまりにもトントン拍子で進み、「本当に決まったのか..?導入していいのか..?」と、疑いましたが、とにかく達成感でいっぱいでした!
さいごに
今回の制度導入にあたり、会社の皆さんには大変ご尽力いただきました。
新人の意見を真剣に受け止めて動いてくださったこと、大変感謝しています。
導入させていただくからには、本当に効果のあるフォローをし、それを制度として残していくことが重要です。
今年度の試験実施後、関係者からフィードバックをもらったうえで制度を評価し、より現実的で効果のある制度にしていこうと考えています。
また、OJT制度についても、負担なく変えられる部分があるのではないかと考えています。
すぐにできることとして、「OJT担当者を明確にすること」「OJT担当者が毎日新人の状況を確認すること」 の二点を提案しました。
こういった制度を少しずつ取り入れていくことで、会社全体で新人を受け入れていく風土を作っていけたらいいなと考えています。