はじめまして！入社して１ヶ月ほど研修を受けたIT系の新卒社員です。
今回は自分がとても苦労したビジネススキルの研修にあった、
【報連相】というものについての講義をまとめていこうと思います。
目次
1,報連相とは
2,必要になるスキル
3,報告について（報告の目的）
a,報告の種類
b,【経過報告】について
c,分かりやすい報告のポイント
4,連絡について（連絡の目的）
a,注意するべき事項
b,起きやすいトラブル
5,相談について（相談の目的）
a,相談に行くタイミング
b,相手に伝えるべき内容
c,相談ベタな人
d,仕事がうまくいき、相談することがないときの注意
＜報連相とは＞
仕事の要と言えるものです。
そもそも「仕事」というものが一人で完結するものではなく、
様々な人を巻き込んで行うものになります。
ミスやトラブルというものは多くが「伝え漏れ」から発生します。
確認や報告を怠り、一人の基準や解釈で物事を進めてしまうとミスやトラブルに繋がってしまうことがあります。
＜必要になるスキル＞
報連相に関連して、必要になるスキルについて
・分かりやすく簡潔に伝える
・仕事の段取りを理解する
・周りを見て判断する
・自ら成長する
などいろいろあります。
ここでは「分かりやすく簡潔に伝える」について書いていこうと思います。
【後回しにされる人】って身近にいませんか？
あの人結局対応してもらえてないな～という感じの人です。
その原因として
【分かりづらい】【報告が長い】
の2点が挙げられます。
防止策として
・時間を意識する
3分ほどよろしいですかなど具体的な時間を挙げることで
相手が報告や相談にかかる時間を開けることができるかを判断しやすくなります。
これは【私の所感】ですが自分にとってもこの時間内で完了させるという前提があると
物事をまとめやすいと感じました。
ですが
「省略していいわけではない」
「一文を長くしないようにする」ことに注意してください。
・どのような情報が必要かを考える
伝えるべき情報として
「自分が伝えたい情報」と「相手が知りたい情報」があります。
これらを5W1Hでまとめると良いようです。
他にも「3点要約法」など様々なまとめ方があったりもします。
自分にあう報連相の【フォーマット】というものを探してみてください！
＜報告について＞
ここまでなんか色々書いてきましたが、やっと報連相の先頭部分にある【報告】についてです。
経過や、結果を知らせるために行います。
報告の種類として
・経過報告
・中間報告
・完了報告
などがあります！
「経過報告」については
【上司が進捗を把握できる】【事前にミスを防げる】などのメリットがあります。
分かりやすい報告をするために意識することとして
１，数字を使う！
２，曖昧な表現を使わない
３，プラスイメージを伝える
などがあるそうです。
タイミングとしては
・節目のタイミング
・予定外、なにか変化があったとき
・悪い状況になったとき
などなど
＜連絡について＞
【情報共有】のために行います。
重要かどうかを気にしたら負けらしいです。
起こりやすいトラブルとして
言った言ってないなどのトラブル対策で
注意点
全員に伝わらなきゃダメ！
データに残して管理
鮮度が命
報告などとは違い、
多ければ多いほどいい！！
＜相談について＞
自分一人で解決できない事柄に対してアドバイスや意見をもらう！！
ことが目的です。
【報告】や【連絡】は他者に向けて行うものでしたが、
【相談】は自分のためにやること！
責任感を感じて一人でやらなきゃと考える人もいるかも知れませんが
自分一人でなくても良い！
です。
メリットとして、「上司との信頼関係を築きやすい」「解決できないことを解決できる」
ということがあります。
＜相談に行くタイミング＞
【報告】、【連絡】に比べて相談は時間がかかることが多いです！ できれば相手に余裕があるときに行うことができればベストです。＜伝えるべき内容＞
伝えるべき内容としてここでは
【問題の8段構造】を紹介します。
1,目的：ゴール
2,目標：どのレベルまで
3,現状：現在のレベル
4,問題：目標と現状のギャップ
5,原因：問題の原因
6,問題点：対処するべき原因
7,課題：やるべきこと
8,解決策：具体的なアクション
これらのどの段階まで自分が理解しているのかを整理した上で
相談に行くのがいいです。
お聞きしたいより教えていただきたいの方が良い！
＜質問ベタな人＞
相談するときは自分の悩みをはっきりとさせてから相談しに行く
と考える人は相談ベタ寄りかも知れません
【相談】というものは
悩みがはっきりしていない
└→人に話すなどのアウトプットすることが大事！
悩みがはっきりとしているものは【質問】をする
私はこの【相談】と【質問】がごちゃまぜになっていました...
＜仕事がうまくいき、相談することがないときの注意＞
このときに必要になるのが作業途中に定期的に報告する、
【中間報告】です！
中間報告を行い、自分が間違った方向に進んでいないかを確認することが重要です。
困ったときは誰かに自分の状況を伝えてみるといいかもしれません。
周りには解決方法を持っている人がたくさんいます！
最後に
以上になります！
研修をまとめる際に自分も復習できて楽しかったです！
100％の正解を探すのが難しいですが、
ゆっくり頑張っていきましょう～