「フォルダ作成もファイル移動もめんどくさい！」Power Automate Desktopで同時に！？

出会いのその先へ

みなさん、こんにちは！きんたです！
現在、社会人10年目、小売りの会社で採用の仕事に携わっています！

前回の記事では、プログラミング初心者中の初心者の私が、
GASを使って身近な業務効率化を求めて奮闘した様子が書いてあるので、
もしよろしければご覧ください！

前回は見事GASとの出会いを果たし、ChatGPTとのセッションをしながら、
なんとかプロトタイプを作ってみたのですが、

今回はなんと！
新たに「Power Automate Desktop」を使って、解決ができそうな業務課題にアプローチをしてみよう！ということで取り組んでみました。

取り組みの背景

私の職場では、事務的な作業の多くはアウトソーシングに委任しているのですが、
月末になると毎度大量に処理しなくてはならない天敵がいるんです。

それは、、

そうッ！皆さんもお分かりの通り！
「請求書」です！！！！（共感してくれる人いますかね？笑）

特に私は、人事採用の部署なので、
人材派遣やら業務委託やら、最近だとスキマバイトもそうですね、
大量の請求書が山のように送られてきます。（山のようは大袈裟）

請求書は、お取引先様からPDF形式で送られてくるケースがほとんどで、
毎回手作業で、お取引先様ごとフォルダを作成し請求書ファイルを保存しています。

そこで今回！！
そんなめんどくさい作業を、「Power Automate Desktop」を活用し、
解決しちゃおう！！そういう魂胆ですッ！

フォルダの自動作成とファイル移動を同時に行う仕組み

①使用したツール

■Power Automate Desktop
■ChatGPT

②完成イメージ

仕組み
① 送られてくる請求書ファイルをフォルダに保存
　（「【仮】未処理請求書」と題し、請求書ファイルを保存しています）
　※保存する際は、ファイル名を「会社名_202502(月度)」で統一

② Power Automateで作成したフローを実行させ、
　「【仮】未処理請求書」内の請求書ファイルを参照し、
　「【仮】2025年2月」フォルダ内に、各お取引先様ごとのフォルダを
　 自動作成させ、請求書ファイルもそれぞれ自動で振り分ける

※ここで使用している請求書等はすべてサンプルです

③準備過程

まず、送られてくる請求書ファイルを集約するフォルダを作成し、
請求書を保存していきます。（フォルダ名は”【仮】未処理請求書”としています）

保存する際、ファイル名は”会社名_202502(月度)”で統一します

次に、振り分け先のフォルダをあらかじめ作成しておきます。
（2月度として、フォルダ名は”【仮】2025年2月”としています）

振り分け前なので、フォルダの中は空っぽの状態です

「Power Automate Desktop」でフローを作成

“【仮】未処理請求書”の中に保存されたファイルが、
“【仮】2025年2月”へ移動し、会社名ごとにフォルダが自動作成され整理されるフローを構築します。

✓「フローのソースコード」と「メインフロー」はこちらです！

qiita.rb

Folder.GetFiles Folder: $'''\\\\mvssmain\\共有\\07_人事\\専用\\派遣関連\\請求書ファイル\\【仮】未処理請求書''' FileFilter: $'''*.pdf''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Files
LOOP FOREACH CurrentItem IN Files
    File.GetPathPart File: CurrentItem RootPath=> RootPath Directory=> Directory FileName=> FileName FileNameWithoutExtension=> FileNameNoExtension Extension=> FileExtension
    Text.SplitText.SplitWithDelimiter Text: FileNameNoExtension CustomDelimiter: $'''_''' IsRegEx: False Result=> TextList
    SET TargetFolder TO $'''\\\\mvssmain\\共有\\07_人事\\専用\\派遣関連\\請求書ファイル\\【仮】2025年2月\\%TextList[0]%'''
    BLOCK フォルダー作成エラー処理
ON BLOCK ERROR

END
        SET CleanedText TO TextList[0]
        Folder.Create FolderPath: $'''\\\\mvssmain\\共有\\07_人事\\専用\\派遣関連\\請求書ファイル\\【仮】2025年2月''' FolderName: TextList[0] Folder=> NewFolder
        File.Move Files: CurrentItem Destination: TargetFolder IfFileExists: File.IfExists.Overwrite MovedFiles=> MovedFiles
        ON ERROR

        END
    END
END

今回も私の相棒である、ChatGPTとセッションしながら、
ひとつひとつ順を追ってフローを作成していきました。

プロトタイプをメンバーと共有しました

そもそも今回このような仕組みをつくろうと思った背景には、
採用メンバーが共通認識として持っている課題だったからです。

今回は、がっつりと踏み込んで完璧な仕組みを作りゴリゴリに活用していく！！
というよりは、
フォルダの自動作成とファイルの自動振り分けの仕組みを作ることで、
今後さらに発展させた形を作っていくための土台にしていきたいという想いでした。
（これは私なりの攻めの姿勢です！笑）

そんな前提もメンバーと共有しつつの今回でしたが、

・今回の仕組みは活用できそうか
・さらに活用レベルを上げていくためにはどうすべきか

これらの点について、作成した仕組みを触りながらメンバーとセッションしました。

上司A
「良いね！これだと間違ったところに保存するようなミスが起きづらそうだね！PDFだけでなく、Excelも振り分けられる仕組みだといいね。お取引先さんによっては、Excelで送ってくるところもあるから。」

「究極は、ファイルを保存したら会社の電子申請と連動されるのが理想だよね」

同僚B
「使い勝手よさそう！これですこしでも時間が短縮できればいい！」

「ファイルをフォルダに保存する時に、ファイル名も自動で変更されたら良いんだけどできるんかね？笑」

このように、作った仕組みを見ながらいろんな会話が生まれました。
この仕組み良さそう！使えそう！と思ってもらえるのは嬉しいですね！

せっかくなので、
今後、もっと活用レベルを上げていくためにはどうしたら良さそうかも聞きました。

✓フォルダに保存したらファイルの名前も変更されたらよい
✓フォルダに保存したら会社の電子申請システムと連動されるのが理想
✓保存したファイルのデータがExcelに反映されるようになったらよい

は、ハードル高い！！笑
これらができれば、きゅ、究極系かなと思います。（ビクビク）

フィードバックを受けて

今回は、採用メンバーが共通認識として感じている課題にアプローチしました。
改善のヒントが何かしら見つかれば！という想いでやってみましたが、
メンバーからいろいろな意見をもらうことで、今回の仕組みをどのように料理していくべきかが見えてきた気がします。
今回作成したものの仕組み自体は、そこまで複雑ではないと思うので、
今後は、さらにブラッシュアップしていきながら、活用レベルを上げていきたいです。

最後に

今回のようにメンバーに意見をもらいながら、
共通の課題認識を持っていることに対してプロトタイプ作成することで、
「プロトタイプを作ること」が目的ではなく、「なぜそのプロトタイプを作ったのか、作る目的は何なのか」を今まで以上に考えるようになった気がします。
些細なことかもしれませんが、自分の中に小さな変化があったように思えて、これからも頑張ろうと思いました！