はじめに
私が実践しているエンジニア視点のリモートワーク方法です。
他の職業の方には導入できない部分も多いかもしれませんがご参考程度に。
リモートワークは条件が揃えばとても生活が豊かになります。
物理的な障害や心理的な障害など色々ありますが、
個人的な解釈での乗り越え方を記載していきます。
もっとこんなやり方があるぞって人は教えてくれると嬉しいです。
急ぐ人向けの結論
- コミュニケーションは簡潔に。
- できる限りいつもの日常の再現をするイメージで。
- ほんの少しの違和感・いつもなら~~を本当に大切にしよう。
- 忖度は無駄。業務遂行のためなら上下関係関係なくしっかり課題共有しよう。
- 声が聞き取りにくいのに、なぁなぁにしてしまうとまた聞き直さなきゃいけないとか。手間増えるよね。
- ツールは、積極的に導入しよう。
- slack, google meets, google jamboard は個人的に必須アイテム。
- 常設のミーティングスペースを作ろう(広場システム)
自己紹介
はじめまして、私はエンジニア8年目の大遅刻魔です。
遅刻しないように早起きすることが不可能だったので、
起きた瞬間に作業に入ることができるリモートワークをなんとか日常的に使えないか1年前から試行錯誤していました。
これができたら遅刻しなくて済みます。
ウイルスで苦しんでいる昨今においては、一番必要とされているものだと感じ、
自分が社会にできることは何か考えた時、この方法を独り占めしないで公開することだと思い執筆しています。
拙い文章かもしれませんが、ご容赦ください。
リモートを始めるに当たって
まずリモートを行うためには、いくつかの前提となる障害に対処する必要があります。
物理的な障害
PCを自宅に持ち帰る・自宅のPCを仕事で使えること。
エンジニアは何かの開発作業を行うことが作業の重きを占めています。
その開発は外部公開できないものが大半であり、セキュリティーを守るために職場からPCを持ち出すことが許されないことも多々あると思います。
今回のリモート条件としては、エンジニア各個人にPCを自宅持ち出しができることが最低条件となります。
持ち出しが出来なくても、自宅のPCを業務に利用することができるのであれば、問題ありません。
作業場所の確保
上記で記載した通り、セキュリティ上問題のない場所で作業する必要があります。
オープンスペースやカフェなど自分のPC画面を不特定多数の人に見られる可能性がある場所は避けた方がよいです。（このご時世だとまずアウト)
また、フリーWifiなどの脆弱なものは利用しないことも前提となります。
心理的な障害
人と対面で話す機会が減る。
リモートを使わない状態であれば、時間を設定したミーティングや気軽な相談などを行うことができましたが、
リモートワークを始めると周りの状況が見えにくくなるため、コミュニケーションをとることが難しくなります。
同じチームのメンバーであればそれも簡単に解消できるかもしれませんが、対顧客であった場合、一筋縄では行きません。
日本語を丁寧に使う必要がある
新人くんはここが難しい。
対面よりもコミュニケーションで得られる情報量が少ないため、文章１つの捉え方が非常に重要になります。
そのため、より簡潔な言葉や指示・説明が要求されます。
誤解されたり、理解が足りなかったりとか結構おきます。
孤独感や疎外感が襲ってくる
上記でも記載している通り、職場での簡単なコミュニケーションや雑談が絶望的に減ります。
その結果、一人暮らしの人は特に孤独感か疎外感に苛まれることが多いと思います。
私も20代の頃は仕事一辺倒で仕事ができれば楽しいと思っていましたが、きちんと私生活とのメリハリをつけ、
ライフワークバランスを意識しなければなりません。
具体的な進め方について
この記事では物理的な障害は解消していることを前提に具体的な進め方に注力して記載します。
心構えについて
リモートワークを行う時には、意思表示をしっかりを行うことが必要になります。
例えば、通話中にノイズが混じっていて声が聞こえないときには、「マイク切って」と伝えることや、
「声が聞き取れない」と指摘することなどをしっかり行いましょう。
この指摘を行うことで、再説明の時間や余計な心理的なストレス・深読みや認識齟齬がなくなり、
生産性が上がります。
仕様書などのアウトプットについて
エンジニアは作業する時、コードを書くこと以外にもたくさんやることがあります。
その一つとして、人に何を作るかを示す仕様書などの資料を作ることが大切です。
この資料作成も今までローカル端末で作業する、ExcelやWordなどを使っていましたが、
リモートに切り替えると、資料の置き場所や展開方法・修正が非常に難しいです。
そこで私は、Google Drive を利用し、その中で共同作業を行うことができる google スプレッドシート などのGoogle ドキュメントを積極的に利用しています。
納品物として提出する時にも、ExcelやWord, PowerPoint形式に変換することもできます。
極力これらのオンライン上で共同編集可能なツールを用いることをお勧めします。
Gsuite というGoogle のビジネスサービスを用いることで、ドライブの閲覧権限やチームの管理など柔軟に行うことができるため、セキュリティ的にも安心です。
(参照: Gsuite, Google drive, google スプレッドシート)
コミュニケーションの取り方について
コミュニケーション１つについてもこだわりましょう。これ自体にもいくつかの粒度があると考えます。
- ちょっと特定の誰かに聞けば解決すること
- 数人で集まって頭使って解決すること
- チャットだとちょっと伝えにくいけど、ガッチリミーティングするまでもない話
これらを同じアプローチで解決するとロスが生まれるので、それぞれ別の課題として取り扱うのが良いですね。
ちょっと特定の誰かに聞けば解決すること
これはチャットを使って文章で簡潔に質問することがよいと思います。
私はslack というビジネスツールを用いて日々会話を行っています。
立ち上げ自体は無料で行うことができるため、まだ使ったことのない人は気軽に使ってみるといいかもです。
(参照: slack)
数人で集まって頭を使って解決すること
ここではグループ通話が有効であると考えます。
私は、 google meets という(Hangout) オンライン会議ツールを利用して日々課題解決を行っています。
単純に利用するだけでは、まだ足りません。もっとこだわりましょう。
どんなに些細なミーティングでも、必ずゴール設定を行った方がよいです。
上記でも記載しましたが、リモート作業中では対面の時と比べて明確に情報量が減ります。
そのため、ミーティング前に前もって提示することができる情報は明らかにし、これからなんの話をするのか・どこに着地させるのかをみんなに共有しておくとより良いです。
(参照:Google meets)
チャットだとちょっと伝えにくいけど、ガッチリミーティングするまでもない話
リモートワークをするにあたり、ここが一番大切だと思っています。
些細なもの・重厚なものは上記の２つの対応策で解決するのは明確ですが、
実際に運用してみた時、ミーティングが発生する機会が多いのはこのタイミングです。
いつものオフィスでも、こういった話が必要になったら「おーい」と呼びかけて井戸端会議をする、喫煙所で聞いてみる といったやりとりがあったと思います。
これを解消するために、私たちは 広場システム を導入しています。
広場システムとは、特定の時間設定を設けることなく、 slack で当事者通しが呼びかけあって、常設されている Google meets に入り、問題を解決する方法を私たちはそう名付けました。
チャットだとちょっと伝えにくいけど、ガッチリミーティングするまでもない話が発生した時、広場に当事者が入り簡単なグループトークをして、5分程度で解散するという、とてもハードルの低い Google Meets の使い方が非常に効果的でした。
メリットとデメリットをあげると以下の通りです。
-
メリット
- オンライン通話に抵抗がなくなる
- さっと話してさっと解散する、いつものオフィスでの会話を再現できる。
-
デメリット
- ミーティングに入っていない人は、なんの話をしているのか一切わからない
- ミーティングがいつおこなわれたかがわからない。
これらのデメリットについては、日常のオフィスでも喫煙所でお偉いさんがミーティングしていて、 戻ってきたら話が進んでいたという状況に酷似している と思います。
これを解消するためにも、 slack に簡単にことの顛末を記載することをルールとして設けました。
こうすることで、第三者でもなんの話をしてたのか頭出しは受けられるので効果的でした。
ホワイトボードが書きたくなる
会議中や仕様を決める時など、ホワイトボードに書いて話をまとめたくなることがありますよね。
リモートワーク中でもその衝動に駆られるし、必要だと思っています。
その時に私は jamboard という Google が提供しているホワイトボードアプリケーションを利用しています。
これは実際にホワイトボード製品として物理的に売られているものではなく、その中のソフトウェアだけを利用する形になっています。
これも上記のGoogle ドキュメントど同様に共同編集が可能なので、ブレストや認識合わせなどで有効に利用することができました。
会議では共通理解を作ることが目的なので、その補助としてはとても有意義に利用できると考えています。
(参照: google jamboard)
ほかにもたくさんのツールがありますが、私は使いこなせていない & 知らないことも多数あります。
あくまで参考程度に使ってみて、もっと良いものを探してみてください。
最後に
コロナウィルスによってもたらされたリモート文化ですが、実際に始めると本当に生活が豊かになります。
（通勤しなくていい・帰宅もPC閉じるだけ）
コロナに勝ってもこの生活が続けられるように、みんなで定着させちゃいたいですね。
最後まで読んでくださり、ありがとうございました。
stay home be positive!!
kinocoboy