はじめに
打合せ！！嫌い！！！！！！！
皆さんいかがでしょうか。
僕は打合せが基本的に嫌いです。
特に、やたらたくさんの人数参加させてる割に、話してるのは3、4人だけのやつ。
ただ、それでも世の中には打合せだらけの案件がたくさんあります。
僕が嫌いと感じる理由や、それでも世の中の案件がそうなってしまう事情を色々掘り下げてみました。
僕はプロジェクトリーダー等はやったことはない、せいぜいチームリーダーをしたことがある程度の下っ端です。
そのため、この先に書く内容は机上の空論レベルのものも多数含まれます。
打合せの嫌いなところ
まずは自分自身の気持ちから見てみます。
時間の無駄が多い
打合せの質や、自分が参加している意義にもよるとは思いますが・・。
打合せがやたら多いタイプの案件の場合、たいてい打合せの中で無駄な時間が多いです。（体感）
絶対に交わらない他チームの進捗報告、客先同士での打合せをただ聞かされてるだけの時間、etcetc。
とはいえ、裏で作業をしようと思っても、急に話を振られる可能性もあるのでそこまでしっかり出来るわけでもなく・・。
結果として、きちんと打合せに向き合う形になります。
成果がしょぼい
上記の通り、打合せには時間がかかります。
ただ、打合せの成果としては 「これチャットで十分だったんじゃね？」「backlogで連携してたよねこれ？」 みたいなレベルのものが多いのもまたもやっとポイント。
特に、朝会と夕会が苦手です。
タスク割り振りとか進捗管理をしっかりしてたらいいじゃない。
わかるじゃない。
少なくとも、どちらかでいいじゃない。
とはいえ、心理的安全性等の観点から、アラートを上げるきっかけとしてそういう会を設けるのが推奨されているのは見たことがありますし、一つの手段だとは思っています。
僕が不満なのは、チャットでも問題なく出来るレベルの共有をする場に成り下がっている朝会/夕会ばかりという点です。
単純に聞き取りづらい人が多い
これは環境面の話です。
昨今の打合せはたいていmeetやzoomなど、オンラインでのものだと思います。
そして、その手のものに参加する時は基本的にイヤホンを付けて参加してるのですが・・。
- 声が遠い
- 周囲の雑音がひどい
- 音質が悪すぎて聞き取りにくい
等打合せ自体とは別の箇所でかなり負担がかかることがあります。
1時間雑音を聞き続けるのは正直かなりしんどいです。
（人によるとは思いますが、少なくとも僕はしんどい。頭が痛くなるんですよね・・。）
別に高級なマイクを用意しろとはいいませんが、もうちょっとなんとかしてくれないかな、と思うばかりです。
話した内容を正確に見返しにくい
これもかなり嫌なポイントです。
打合せ中、および打合せ後のいずれのタイミングでも、話された内容を見返すのが難しいです。
打合せ中であれば「あれ、さっきなんて言ってたっけ・・？」は本人に聞くくらいしか振り返る方法がありません。
打合せ後であれば、誰かが議事録を取ってくれていれば見返せますが、その人が完璧な議事録を取れているかはわかりません。
（議事録を書くのって、結構センスとか理解度が必要なので難しいんですよね。）
また、録画もできますがすぐに見返すことが出来るかと言われると・・。
週に3回打合せがあったとして
- 少なくとも先週以上前のタイミングの
- どこかの打合せで話した内容
- 5分ほどちょろっと話しただけ
こういうものを後で見返そうと思うと、探すのにかなり苦労します。
打合せの結果が資料に反映されづらい
また、同じような話ですが、打合せベースで進めているとわかりやすい資料が残りにくくなることがあります。
打合せに参加している人間は、「打合せ中の資料と実際の会話を元に理解」出来てしまうので 「その資料だけで背景と結果が理解出来る」 ものをわざわざ作ろうとしにくいからです。
（プログラムを書いている本人は流れも理解しているからサクサク読み解けるけど、他の人がコードを読んだらコメントが足りなくて、処理や流れがわかりにくい状況。あれと同じですね。）
また、打合せベースだと資料更新がおざなりになるパターンもあります。
- Aの資料を元に打合せを行う
- 打合せの最中の紆余曲折を元にBの資料を作成
- 後日Aの資料を見た時、Bと辻褄が合わない
こんな感じ。
打合せのいいところ
さて、打合せに対する嫌なところを散々上げたので、一応個人的に感じる良いところもあげておきます。
（打合せ中に生まれた疑問に対する）レスポンスが早い
打合せ中は瞬間的に質問の受付・回答がされるので、レスポンスはとても早いです。
（結論が出ないなら出ないで「後日回答します」がすぐ出てくるから良い）
本人から直接説明を聞けますし、理解出来なければすぐに質問し、返答をもらえます。
ただし注意点として 「打合せ以前から質問をいっぱい溜め込んで、打合せで回答をもらう」 に関してはレスポンスが早いとは言えないと思っています。
質問に対する回答内容次第ではまた調査が必要になりますし、答えが出たとしても「打合せは明後日だから、そのときに返そう」となったりするので・・。
あくまで打合せの中で生まれた疑問に対するレスポンスが早い、に限ります。
なぜ打合せだらけの案件になるのか
これは自分が参画していて感じたものなので、実際は異なるかもしれませんが・・。
原因を考えてみました。
リーダーが管理しきれていない
一番大きくざっくりした理由はこれだと思います。
これは特に、「朝会、夕会等進捗を共有するための会議」が多い理由です。
管理者が管理しきれていないので、それぞれの内容を実際に聞いて話して連携してもらう。
実際に聞いたほうが飲み込みが早い人もいるでしょうし、一人で進捗状況等を確認しようとした場合に発生する、紐づくチャット内容や資料を探したりする手間を省きたいからという場合もあると思います。
また、そもそも進捗状況を管理する仕組みが出来ていないというのもあると思います。
（詳細は後述）
ちなみにフォローをすると、僕が実際に入った案件でリーダーが管理しきれていない理由は、たいてい多忙過ぎるだけでした。
「先月は休みが2日しかなかった」人や「毎日朝の3時くらいまでチャットが続いている」人でしたね。
仕事の割り振りが苦手なのか、膨大すぎるタスクが振られてしまっているかはわかりませんが・・。
管理者が正しく管理出来る状態にないケースが多い気がします。
タスクを管理する仕組みが出来ていない
この仕事はAチームに割り振られていて進捗が何%、この仕事はBチームで予定より遅れている・・。
を管理するツールはありますが、それらがきちんと運用出来ていない案件で会議が多くなる印象があります。
ここの管理がしっかりしていないので、少なくとも自分たちの分は管理出来ているであろう各チームを呼び出し、それぞれに進捗を話してもらったりする必要が出てくる、という認識です。
また、これは内々での打合せの他に、客先との打合せの数にも影響があります。
客先側とこちらのタスクに対する認識や重要度、諸々のすり合わせがタスク管理ツールで出来ないので打合せを実施する必要が出てくる、ということだと思っています。
客先のレスポンスが遅い
上でタスク管理の仕組みが出来ていない！！！と書きましたが、出来ていてもレスポンスが遅い場合があります。
理由は客先事に違うので書きようがありませんが・・。
「◯日に打合せで、そこでこれを聞かせてください」と 逃れようのない締切を作ることで、確実に回答をもらえるようにするのかもしれません。
（それでも打合せで結論が出なかったりするけど）
ぼくのりそうのぷろじぇくとかんり
これも下っ端なりに考えてみます。
考えるのは楽しいので・・。
タスク管理をきちんとする
チケットを作るだけではなく、それらのメンテナンスまで徹底して行ってもらいます。
また、やり取りなどもできるだけそこで完結するようにします。
チケットの内容を打合せ（=チケットの外）で話すから、チケットにない情報が増えてチケットのみで管理しきれなくなり、打合せが増えるんじゃないかなと思いました。
できる限りチケットの中で提起、回答等を完結させる。
もしほかの作業が生まれたら速やかに別チケットを作成する。
これらを徹底することで、きちんとタスク管理ツールでのタスク管理ができると思います。
資料の管理をきちんとする
まず、日付ごとに分けるような資料作りはやめましょう。
（20240911_詳細設計書みたいなやつ）
資料を一元化することで、更新や参照するべき資料が明確になります。
また、打合せがあった場合、それに関する資料の更新担当者や更新内容を明確にし、できる限り早めに対応してもらいます。
上記の通り資料が出来るだけ一本に統一されているので、更新に必要な作業量も減っている・・はず。多分。
朝会or夕会は序盤だけ実施する
どういう形で進めていくかを理解してもらうために、序盤は進捗共有のタイミングを設けます。
ただし、それらはタスク管理ツールを元に行い、漏れやチケットの管理が出来ていなければ対応するよう各員にお願いします。
大体の案件はbacklogやチケットのフォーマットなんかをきちんと導入している割に、全然使われない + 更新が遅れても何も言われない（=つまり見られていない）からどんどんなぁなぁになっていきます。
そんな状態だったら、やるだけ無駄ですからね。
- タスク管理ツールをきちんと使う
- 更新されているかをきちんとチェックしている
ということを理解して貰う必要があると思います。
打合せはゼロからたたき台を起こすときに、短い時間かつ少ない人数で行う
上の方で書いた「打合せの良いところ」を元に考えると、打合せが最適になるのはゼロから何かを起こす時です。
「こういう形になるんじゃないか？」→「その場合、これはどうなる？」→「こういう形で対応する」→「となると、こちらはどうなる？」がたくさん出てくるタイミングで光るのが、レスポンスが早い打合せだと思いました。
おわりに
今いる案件が、下っ端なのに一日の半分くらいを打合せで拘束される + 残業強制で狂いそうになったのでぐちと合わせてりそうのぷろじぇくとかんりを書いてみました。
まあ、全然偉くなる気配もないのでおそらく空想のまま終わります。