社内コミュニケーションツールの種類、およびメリットやサービス一覧

最近、会社の人(非エンジニア)にKibelaを使ってみませんか?と言ったら、


  • Slackと何が違うの?

  • Trelloってサービスが良いって聞いたんだけど、Kibelaとはできることが違うの?

と聞かれたので、社内コミュニケーションツールの種類、およびメリットやサービス一覧をまとめました。

あくまでも個人的見解なので、異論がある方は大目に見て下さい。

今回紹介する社内コミュニケーションツールは次の4種類です。


  • チャットツール

  • 情報共有ツール

  • タスク管理ツール

  • バージョン管理ツール


チャットツール


メリット

メールと比較するとよく分かりますが、コミュニケーションのハードルが一気に下がります。

メールでは最初に「お疲れ様です、〇〇です。」最後に「宜しくお願いします。〇〇」を定型句のように書くことが多く、宛先や添付ファイルなどに誤りがないのか毎回確認しないといけません。

また、大勢の人が宛先に含まれるメーリングリストにメールを送信する際は、送信ボタンを押すのがミサイルの発射ボタンを押すかのようにハードルが高く感じることもあります。

チャットツールを使えば、枕詞のような定型句は不要で「了解です!」「ファイルはこれです。」の一言で済む場合が多いです。さらに、いいねボタンのようなリアクション機能を使えば、文字を書く必要すらありません。

また、チャットツールは気になった人が情報を拾いに行く場となっている(興味がなければチャネルをミュートや退出できる)ので、何かを書き込む際のハードルがメールの場合よりも低く感じられるはずです。


サービス一覧

一年程前までは、SlackとChatWorkが二大勢力を誇っていましたが、最近はSlackの方がだいぶ優勢気味。大学の研究室ではSlackほぼ一択という状況です。

個人的には、ChatWorkにリアクション機能がなかった(2017年末時点)のが大きかったかなと思います。

情報共有ツールに新着記事がアップされる、タスク管理ツールでタスクのステータスが更新されるなどのタイミングでSlackbotが知らせてくれるなど、他のコミュニケーションツールとの連携が容易なので、全部連携させておけば仕事ではSlackを確認しておけば大丈夫という状態になります。


情報共有ツール


メリット

その名前の通り、情報共有ができます。

情報共有はメールとファイルサーバ(もしくはGoogleドライブ)に置いている資料だけですという会社もありますが、なかなか厳しいと思います。

メールはストリーミング型のサービスでありストック型のサービスではないので、大事なメールが過去のメールに埋もれてしまい検索して探しても見つからないという場合があると思います。

さらに、中途入社などで新しくジョインした人は、入社前のメールを見ることすらできません。

また、ファイルサーバに置いている資料についても、最初は階層毎、フォルダ毎に整理していても時間が経つにつれて階層構造やフォルダ構造がカオスになり、資料を探すだけで30分掛かるという状況になることもあります。

情報共有ツールを使えば、「その件、〇〇さんが昔メールしてたよね?そのメールどこにいった?」「あの資料ってどこにある?」という事に悩まされることが少なくなります。

さらに、情報共有ツールを使えば情報発信するハードルが下がる(興味がない人は見なければよいだけ)ので、組織内での議論が活発化されるという効果もあります。


サービス一覧

個人的な一推しはKibela。

Kibelaはクックパッドの社内ツールであるGroupadをもとに開発されたツールで、Groupadがクックパッドの情報発信文化を作ったといっても過言ではありません(中にいた人間としての実感)。

Kibelaの紹介はこの記事に詳しく載っているので、興味がある方は読んでみて下さい。

Qiita:TeamとConfulenceはややエンジニア寄りのツールなので、非エンジニアの人が多い場合は選択肢から外した方が良いかもしれません。


タスク管理ツール


メリット

その名前の通り、タスク管理ができます。

タスク管理にエクセルを使っている人も多いと思いますが、関係者が少人数であればエクセルでも問題ないと思います。

一方、関係者が大人数になれば、エクセルでのタスク管理は難しくなります。管理するタスクの数や種類も多くなりますし、そもそもエクセルファイルを同時編集することで編集箇所のバッティング(競合)が起きやすくなります。

タスク管理ツールを使えば、タスク毎のステータス確認や誰がどれだけのタスクを抱えているのか?という把握が容易になります。

さらに、登録されているタスクからガントチャートを作成してくれる機能などもあったりするので、可視化も可能です。


サービス一覧

チャットツールや情報共有ツールほど、サービス間の違いは大きくないと思います。

GithubにIssueを登録すると自動的にタスク管理ツールにも登録され、タスクのステータスが更新されるとSlackbotが知らせてくれるという使い方をされている方が多いのではないでしょうか。


バージョン管理ツール


メリット

ファイルのバージョンを管理してくれるツールです。

プログラムのソースコードを管理する場合が多いですが、最近は本を執筆する際にも使ったりすることがあるようです(私はやったことがない)。

私が二年近く前に本を書いた際はWordファイルで編集部の方とやり取りしていたのですが、赤入れが二度目、三度目となると変更履歴がカオスになったので、今にして思えばバージョン管理ツールを使っていればよかったなと思います。

バージョン管理ツールを使えば、変更履歴がすぐに分かる、いつでも昔のバージョンに戻せることができるので、本当に便利です。

使ったことがない人は、資料のバージョン管理にも使えるので一度使ってみて下さい。


サービス一覧

Githubがデファクトスタンダードといっても過言ではないです。

本題からは逸れますが、サッカーの本田圭佑さんがGithubを使い始めたというニュースがありました。

Githubが登場する前はSVN一択という状況でしたが、まだSVNを使っている人はいるのだろうか…。