タスク管理がしっくりこなかった私が、NotionでKPI管理ダッシュボードを作ってみた話

はじめに

タスク管理ツールって、使いこなせている人を見るとすごく憧れるんですよね。
でも実際に導入してみると、かえって負担になってしまって長続きしない...

TODOアプリやObsidianなど渡ってきましたが、
結局最近はこんな感じでやっています。

特に会社のKPI管理となると、全社共通のGoogleスプレッドシートのテンプレートで管理していて、日々の記録や振り返りがしづらいと感じています。（個人の浅い階層の意見です…）

そんな中で、あるNotionのタスク管理テンプレートと出会い、これをベースに自分専用のKPI管理ダッシュボードを作ってみることにしました。

なぜNotionを選んだのか

• 見た目が好き＆気分が乗りそう　←　１番大事
• KPIや目標管理系の公開テンプレートが豊富
• モバイルからもアクセスしやすい
• ブロックやデータベース機能が柔軟
• なんだか会社で導入されそうな香りがする

ピンときたテンプレート

特に気に入ったポイントは、動画内で解説されている「GTD手法」なるものでタスクステータスを直感的に操作できる点。（カンバン形式に変更しました）
これだけだとよくある話のように聞こえるけど、「手軽に雑多にメモできる」＆「ちゃんと管理できてレビューしやすい」のセットはあまりないと思います。

カスタマイズのアプローチ

目的の整理

まずは目的を整理しなければ。

【実現したいこと】

• 今やるべきタスクが見える
• タスクになる前の雑多なメモをストックできる
• 週次、月次のレビューがしやすい
  • （前提）評価はKPIの達成度と行動指針への貢献度が主役
    • タスクはKPI指標と紐づける
    • タスクは行動指針と紐づける
  • レビューための実績整理の負荷を少なくしたい
  • タスク実行結果の累積がそのままレビュー時にデータとしてまとまっていると良い

構築が複雑な部分はすでにテンプレートがやってくれていたので
私の場合、以下の方針でカスタマイズを進めることにしました。

1. 基本構造の維持：テンプレートの基本的な構造は活かす
2. KPI指標の追加：会社の目標に合わせた指標を追加
3. 振り返りの強化：週次・月次での振り返りがしやすいよう、データの可視化を工夫

KPI指標の追加

タスクはKPI指標を達成するために発生するケースが多い？
そうであれば、タスクを作成するときに見えていたほうがいいのかな。

→タスク（雑多メモ）作成は「Fast Notion」経由で作成するから
思いついたことをどんどん登録していくよ。

なら、やるやらないの振り分けの際に紐づける流れがいいね。

振り返りの強化

レビューための実績整理時間をできるだけ削減し、
タスク実行結果の累積がそのままレビュー時にデータとして閲覧できる状態を目指し
振り返りDBに月次レビューテンプレートを追加しました。

内容

目標/指針・進捗状況・実績を表示することで、
「何を目指して、何をしてきたか。今どれだけの距離にいるか」
を視覚的に把握しやすくしたい。

目標/指針

• 表示する内容：自身の中長期キャリアビジョン、組織としての目標
  • タスクとは別で、指針となるものをまとめるDBに入れるのがおすすめ。（KPI指標DBなど）

進捗状況

• 表示するDB：KPI指標DB
• フィルタ：今期のKPI
• 表示カラム：進捗率、関連タスク
• その他：進捗率は関連タスクのステータスで測定する

Notionのチャート機能を効果的に使っていきたい。

実績

• 表示するDB：タスクDB
• フィルタ：実行日が今月のタスク
• その他　：行動指針との紐づけもここで表現したい

NEXTアクション

今月の結果をふまえ、来月どうするか。
ここはデータをもとに来月のアクションを決めるとこなので整理時間が必要になるセクション。
ただ、生成AIと議論して決めるのもとてもアリだと思います。

まとめ

せっかく頑張るなら、「効果的に」「モチベ上げて」自身が今やっていることの背景や目的を理解したうえで頑張っていきたい。
そのための１つのアプローチとしてタスク管理をNotionでチャレンジしてみます。
という２０２５年に向けた準備でした。

Notionオートメーション機能もかなり有能そうなので有料契約を検討中…