Google Driveの共有リンクを深掘り！

こんにちは、京セラコミュニケーションシステム　立脇（@kccs_hiroshi-tatsuwaki）です。

皆さん、Google Driveを使用してファイルや文書を共有する際、共有リンクのURLの体系に種類があることに気づいておられますか？

共有リンクのURLを意識せずリンクを共有してしまうと、とくにMicrosoft Office（以降、Officeと表記）のファイルを共有した場合に、表記崩れなどが起こってしまいファイル共有運用に混乱が生じてしまいます。
（私の所感ですが、Google Driveの利用者が適切な使い方を意識していないため、ファイル共有運用で混乱が生じるケースが発生していると感じています。）

今回の記事では、共有リンクのURLの体系をご紹介し、Google Driveでの適切なファイル共有方法をご紹介します。

この記事の対象者

Officeでファイルを作成し、Google Driveでファイル共有をする方々

共有リンクの説明

2024年4月時点では以下の3種類の共有リンクの存在を確認しています。
これらを順を追ってご説明したいと思います。

①ドメイン名が「docs.google.com」のURL

②ドメイン名が「drive.google.com」かつコンテキストが「/file」のURL

③ドメイン名が「drive.google.com」かつコンテキストが「/open」のURL

URLの使い分け

上記の説明を見て「①～③のURLの体系がわかったけど、それが一体どうなるの？」と思った方は多いと思います。

ところが、Google DriveをOfficeファイルを含むファイルの共有サーバーとして使っている場合、これが結構大切になります。というのも、弊社はまさにこのパターンに合致しておりまして、下記の事故が起こりがちなのです・・。

事例：Officeで体裁を整えたファイルを共有しために体裁が崩れてしまう

弊社ではよくこんな事件が発生しております。

Google Driveの履歴から戻せば良い

とはいえ、Google Driveで管理していると履歴機能で保存されているので、履歴から戻せば良いので特段大きな問題にはならないのですが、もっとスマートな方法はないのでしょうか。

私のURL使い分け

運用上の問題にならないようにするためには、「A.Google Workspaceでドキュメント作成した場合」と「B.Officeでドキュメント作成した場合」でそれぞれ共有リンクの渡し方を工夫する必要があります。
私は以下のような使い分けをしています。

Aは普通の話ですが、BはURLを変換する必要があり、やや面倒です。

私は昔ながらの知恵である③のテンプレート文字列「 https://drive.google.com/open?id= 」をIME辞書に登録しておき、すぐにテンプレートを引き出せるようにして使っております。（スマートな解決方法ではなく申し訳ありません。実は、以前「スマートな解決を！」と思ってGASで①のURLから文書IDを抜き出し、③の共有リンクを生成するプログラムを作りましたが、スプレッドシートシートをいちいち開くのが億劫で利用しなくなりました・・。スマートな解決方法募集中です・・。）

まとめ

上記の問題は、OfficeとGoogle Driveが共存している企業だからこそ起こるのかも知れません。

ですが、OfficeとGoogle Driveの組み合わせで運用されている企業さんは多いのではないでしょうか。私たちと同じように困っておられる方々に向けて一助になれば幸いです。

ちなみに、OfficeとGoogle Driveの共存が必須であれば、パソコン版ドライブの利用も検討した方が良いかも知れません。意外と知られていないこのツール、エクスプローラーライクにGoogle Driveを扱えるため、なかなか運用性に長けています。ぜひ一度お試しください。