様々な手法がある振り返りで何において最も大事か
それは 「参加するマインド」だと思う
私が振り返りで特に意識しているのは以下だ
- 全体のゴール/アウトカムを共有する
- 各アクションの前提やインプットを明確にする
- 各アクションで期待するアウトプットを明確にする
全体のゴール/アウトカムを共有する
ふりかえりにおいても最も重要なことは参加者が会議のゴールを認識し
会議の結果どのようなアウトカムが望まれているかを共有して参加することだ。
これさえあれば小手先の手法などはなんとでもなる
先ずは会議の結論として何を求められているのかがわからないと参加者の思考は迷走してしまう。
それぞれが自分なりのアウトカムをイメージしてしまっては議論のポイントがどんどんずれてしまう。
そのためこの会議でのゴールは何で、そのうえでゴールを達成して生まれる成果アウトカムをすり合わせておく。
ふりかえりゴールとして改善策を出すということがあるとして、
改善策をなんのために出すのか、何を優先するのか、を明確にしないと的確な策は出せず
ぼんやりとした定型的な施策が生まれやすくなる。
各アクションの前提やインプットを明確にする
ふりかえりには様々な手法があり、それぞれ特徴があるが
ふりかえりそのものも含めて流れが存在する。
あるアクションの結果が次のアクションのインプットになる
よくあるスプリントのふりかえりであれば、そのスプリント内でリリースした機能や成果
スプリントゴールの達成状況を確認した後、その結果をインプットにふりかえりを開始することがよくある
何かのアクションの結果が次のアクションインプットなるのだ
ファシリテーターは各アクション間のインプット/アウトプットの流れを意識して進める必要がある
各アクションで期待するアウトプットを明確にする
ファシリテーターが期待する内容とアウトプットが異なることもよくあることだ
実際に作業して気づいたことを出してほしいのに、やったことをただ羅列されることなどあるあるだろう
前項で述べたようにアクションのアウトプットが次のインプットになる関係上、
ファシリテーターの企図しない内容のアウトプットはノイズにやすい。
そういった場合は複数の例を上げるなど、参加者に何をしてほしいか明示していく。
気を付けてほしいのは、ファシリテーターは意見を選別矯正するのではなく、あくまでも粒度や方向性
を指し示す程度に指示をしていくことだ。
ファシリテーターが強権的になるとメンバが委縮して意見が出にくくなったり、
意見の多様性が失われていくことになる
会議体の構築の構築も大事だ
会議体の構築で重要になるのは目的にあった環境を構築することだ
ふりかえりなど参加を促す場合は誰がが画面を開いてそこにファシリテーターが意見を
追記していく形ではなく、各自それぞれが書くことができるツールを用意した方がよい
誰かの画面で記載していく場合だと記入者の速度に支配され、記入中は意見を出さない/出せないことがよく起こる
物理的な付箋やツールを用いるべきだ
また、ブレストなどの意見を出すフェーズと議論をするフェーズを分け、考える時間を明確にした方が参加しやすい
例えば、10分間自主ワークで付箋に意見を書き出す、その後10分間で議論をするといったような形だ。
議論中はそちらに集中して意見が出せないし、人によって考えをまとめることに時間がほしい人もいる
いかに発言しやすい環境を作るかが重要になって来る
また、より議論に参加を促すには発言させることも重要である。誰かが書いてあることを読み上げるのでは無く
自分の考えを話させることを強制することでより参加が促進される
だれかがやってくれるという意識から自発性が生まれてくるのだ。
意見を出すのが苦手な人なら精度や粒度はおいておいて数を出すことから始めることも一つだ。
ふりかえりのふりかえり
ファシリテーターはふりかえりをしてみたらその内容についてふりかえることも重要だ
ふりかえりのアウトカムは達成できたのかインプットアウトプットの流れはスムーズだったのか
会議の中で意見を出すことが大変になっていないかなどなど
このふりかえりを行い次の会ではやり方を変化させて行くことも重要だ。
うまくいっていても同じことを続けていると参加者も慣れてきて新たな意見が出にくくなったりする
ふりかえりを別視点で観察してみてガラッとやり方を変えたり、ワンタイムで別の手法を試すことも手だ
以下は私が実際にやってみたスプリントふりかえりの流れになる
スプリントの実績確認
スプリント内で完了したタスクを全員で確認しあい
全員で達成度合いを確認する
ここでスプリントゴールの達成を判断する
タイムライン＋ＹＷＴ
タイムライン
そのスプリントで行ったイベントやできごと、印象に残っていることを時系列にならべる
やったこと
タイムラインに対して自身の行ったことを書き出していく
ここではタスクを書き出すのではなく、工夫したことだったり、特に印象に残っていることを出していく
わかったこと
ここではやったことからの発見やできなかったことを出して見る
次やること
次のアクションを全員で話あう
全体として目新しいものは使用していなかった
しかし、上で述べたことを実践していたためか不思議と詰まることが少なかった
手法よりもやりざまが重要だと特に感じたものだった
結局のところふりかえりの手法よりどう参加するかである
この雑文が読んだ方の何かの助けになれば何よりである