先日、日本で働く他の外国人と集まりに参加しました。私たちが経験を共有する中で、一つの共通テーマが浮かび上がりました。それは、多くの人が日本語のレベルが原因で日本人の同僚に誤解されたり、真剣に受け止められなかったりしているということです。彼らも時々アイデアをうまく伝えることができず、気まずい状況や、時には対立に発展することもあります。
しかし、個人的な意見では、これは日本の職場に特有の問題ではありません。私は、インド、ベトナム、メキシコ、スイス、イギリスなど、英語を共通言語として使うチームと仕事をしてきましたが、そこで同じようなコミュニケーションの問題が生じました。直面する課題は、主に次の4つの要素に根ざしていると思います。
- 言語の壁
- 文化の違い
- タイムゾーンの差異
- 視覚的な補助の欠如
言語の壁
言語を学ぶには時間がかかり、誰もが同じペースで習得できるわけではありません。何十年もその言語を話してきたネイティブの流暢さに到達する非ネイティブは稀です。話せない言語を考えてみてください。「バス停」などの言葉をすぐに思い浮かべられますか？きっと無理でしょう。使ったことがないので、調べたり学んだりしていないからだけです。
外国で働くなら、その国の言語を中級レベルまで習得することが重要だと私は思いますが、それでも語彙には常にギャップが生じます。しかし、語彙のギャップは知性のギャップと同じではありません。残念ながら、ネイティブスピーカーが外国人を語彙の限界だけで知能が低いかのように扱うのを見かけることもあります。
文化の違い
文化的な規範や仕事のスタイルは、国によって異なります。あるチームにとって当たり前の慣習が、別のチームにとっては全く異なることもあります。そのため、最初に明確な期待やルール、方針を設定することが重要です。文化の違いを乗り越えるには、口頭および書面でのコミュニケーションが鍵となります。
タイムゾーンの差異
私の経験では、グローバルなチームで働くときには、異なるタイムゾーンを調整する必要があります。例えば、私が日本で午前9時から午後6時まで働いている間、メキシコの同僚はちょうど午後6時に仕事を始めます。このようなタイムゾーンのズレは、会議のスケジュール、タスクの割り当て、締め切りに影響を与えます。
このような状況では、誤解が生じやすいです。私の解決策は？視覚的な補助を使うことです。グラフィックドキュメントのような視覚的なツールは、非常に効果的です。まさに「一枚の絵は千の言葉に値する」のです。
ビジュアル補助の力
口頭でのコミュニケーションがうまくいかないとき、視覚的な補助は大きな効果を発揮します。このアプローチを発明したわけではなく、How to Communicate Effectively（効果的なコミュニケーションの方法）、Emotional Intelligence（感情知能）、User Story Mapping（ユーザーストーリーマッピング）などの書籍に基づいています。
具体例
さて、このような問題は次のようなものかもしれない：
進展のない長いミーティング
- 問題が発生します
- チームメンバーA（ネイティブ）がそれを説明しようとします
- チームメンバーB（非ネイティブ）が誤解したり、誤って対応します
無駄な議論が何時間も続き、他のメンバーも巻き込まれそう。
または、
言葉だけのコミュニケーションで、期待されない結果に終わる
- チームメンバーAが修正依頼を出す
- チームメンバーBは理解したつもりですが、成果物は期待にそぐわないこともあります
いずれの場合でも、言葉だけに頼ること、効果的ではありません。
コメント
毎回正式な文書を作成する必要があると言っているのではありません。ホワイトボード、手書きのメモ、スクリーンショットのようなシンプルなツールでも、アイデアを明確にし、全員が同じページにいることを確認することができます。
私は、ビジュアルな補助を使うようになってから、コミュニケーションの問題が少なくなりましたと思います。YUZURIHAでは、このアプローチを受け入れてくれる忍耐強く理解あるチームメンバーと一緒に働くことができて幸運です。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！皆さんの職場でのコミュニケーションの課題や、その解決策についてぜひお聞かせください。また、YUZURIHAのメンバーたちが書いた記事もぜひご覧ください。