はじめに
前職でシステム開発部の事務をおこなってました
プロジェクトの進捗状況確認やタスク登録などもしていたのですが
プロジェクト管理に使われていたのが下記
- 社内サイト
- メール
- Slack
- エクセル
- Redmine
- backlog
まさにカオス
- 同じタスクが存在
- 表示や操作方法が異なる
- 担当者が各ツールのタスクを同じ状態に更新してくれない
- 指摘や報告の連絡がちゃんと共有されない
同じ内容なのに転記作業を繰り返し、一方では完了状態もう一方では処理中で担当者確認、新しい人がきた時は１つずつ使用方法、見方を教えて、間違っている人に報告して、各ツールで指摘が行われているが全体共有できておらず誤った方向で開発が進んでる・・・毎日心の中は鬱々としていました
新しいプロジェクトが始まろうとしている今、二度とそんな状況になりたくない！
プロジェクトにはどのツールが向いているのか知りたくてチームであがったものを調べて書き出してみます
プロジェクトの規模感
- １〜５人
- 短期間集中（中〜長期に向けても）
- メンバーとのやりとりのみ
- タスク管理と情報共有をおこなう
- まずはフリープランスタート（状況に応じて＋）
連絡ツールと管理ツール
とりあえず前職で使用していた「メール・Slack・エクセル・Redmine・backlog」は一応２パターンの使い分けがされていました（一応）
- 連絡ツール
- メール
- Slack
- 管理ツール
- エクセル
- Redmine
- backlog
連絡ツール、管理ツールでわけて機能、フリープランでの利用可能範囲、実際の使用感を書いていきます
連絡ツール
メール
これは社外用の連絡ツールだと認識しています
文字もファイルも送れる、フォルダ分けもできる
ただ、レスポンスが遅い、誤送信、送り忘れ、本当に読んでる？という問題点あり
なので、わたしはプロジェクト内での連絡ツールとしては使わない
Slack
Slackサイト
チャットでコミュニケーション
LINEやメッセンジャーといったチャットツールがあるけれど、
プロジェクトで使うならただの会話だけでなく、目的ごとに話ができたり、必要な情報にチェックがいれられたりといった機能がほしいのでSlack
最初はフリープランで十分事足りる
機能
- グループ内全体、個人間でのやりとり
- メンションをつけたり、メッセージに絵文字がつけられるので既読確認ができたり、大事な情報はチェックがつけられる
- 送信内容を間違えても修正できる
- チャンネル
- 目的ごとにやりとりができるチャンネルがつくれる
- ファイル、ドキュメント共有
- コード、文書、音声、動画ファイルを共有、コメントできる
- 検索
- メッセージ、ファイル、チャンネルから検索ができる
- アプリ連携
- Dropbox、Google ドライブ、GitHub、Zoomなどのアプリと連携しスムーズに利用できる
料金プラン
| 機能 | フリープラン |
|---|---|
| 検索可能件数 | 直近メッセージ１００００件まで |
| アプリとサービス連携 | １０個 |
| ファイルストレージ | 合計５GB |
使用感
最初にチュートリアルが出てくるのと、見た目も初見でなんとなく操作がわかるつくりになっている
PCやスマホ（アプリ）で即対応できる、通知を受けたくない時間帯も設定できるのでよかった
扱いに慣れるとポンポン会話が飛ぶようになり、絵文字で読んだよ！とすぐに付けられるので、うまく活用しているチームでは、その話知りませんということがなくなっていました
画像や各ファイルをドラッグ＆ドロップで送れるのも手軽でよかったです
個人的にZoomを入れてWeb会議によく利用していました
連絡ツールメモ
昔Chatworkも使っていたことを思い出しました
Slackにないタスク管理機能があったので、アプリ連携使わずにやるならChatworkがいいのかな
管理ツール
Redmine
機能
- チケットによるタスクの管理
- ガントチャートでスケジュール管理
- Wikiでの情報共有
- ソースコードのバージョン管理
料金プラン
オープンソースソフトウェアなので無償
ただし、サポートの提供がない
使用感
正直使いにくさを感じました
タスクを登録するだけであまり活用されてなかったこともひとつですが、次に出てくるbacklogも一緒に使っていたので、検索のしにくさ、パッと見ての進捗状況がわかりにくかったです
backlog
機能
- タスクの管理
- ガントチャートでスケジュール管理※
- Wikiでの情報共有
- SVNやGitを使ってソースコードを管理
- ファイル共有
料金プラン
※機能制限あり
| 機能 | フリープラン |
|---|---|
| プロジェクト数 | １ |
| ユーザー数 | １０ |
| Subversion / Git | ○ |
| ファイル共有 | ○ |
| 課題追加 | ○ |
| Wiki | ○ |
| アクセス制限 | × |
| ガントチャート | × |
| バーンダウンチャート | × |
| 属性のカスタマイズ | × |
| 親子課題 | × |
| 総容量 | 100MB |
使用感
有料プランで利用していたので、フリープランでは実際どうかはわかりません
見やすい、使いやすい、検索しやすいデザインシステム
Wikiを辞書として使えるように、システムの使い方、決まりごとなどをまとめてみんなでアウトプットすることで、なにかおこなうときにはWikiで確認してからという習慣ができたと思います
課題に遅れが出ていたら炎上マークついていたり、Gitでコードの添削をしたり、お知らせ機能があるので自分宛ての通知がすぐにわかるのがよかったです
親子課題便利だったなー・・・
100MBなので、資料系はいれずにソース管理だけの利用がいいのかもしれない
管理ツールメモ
RedmineもbacklogもSlack連携ができるそうです
知っていた２つのツールだけですが、ほかにもチーム内で出てきたらあげたいと思います
エクセル管理はツール難しいだったり、結局エクセルのほうがみんな使いやすいとなれば、取り入れていいと思います
ガントチャートはBrabioというのがあるらしいので調べてみます
さいごに
わたしの好き嫌いが出ていますが、たぶん、運用ルールをきちんと決めておけば、どのツールであろうが問題なかったのではないかと思います
どのツールを利用するかはこれから決定していきますが
チームが共通認識をもってプロジェクトをすすめられるように、どういう理由でなにを使うのかを最初に明確にしたいと思っています