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報連相の要点まとめ

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報告

上司や先輩からの指示や命令に対して、部下が経過や結果等の進捗情報を伝えること。
1. 相手の都合を確認する
2. 指示した上司に直接報告する
3. 重要な報告はすぐに行なう
4. 結論を先に伝える
5. 「事実」と「意見・憶測」は分けて報告する
6. 口頭か文書での報告かを選ぶ
7. こまめに報告する
8. ミスやトラブルはすぐに報告する
9. 報告する際にメモを持参する

「結論から伝える」ポイント

  • 一文を短く
  • 主語述語を明確に
  • 事実と自分の考えを分ける
  • 具体的に話す
  • 結論→理由→詳細の順

「報告のタイミング」は、例えば以下のようなケース

  • 指示された仕事が終わった時
  • トラブルが発生した時
  • 進捗報告、中間報告
  • 内容の変更
  • 予定より進捗が遅れている時

特に、「進捗を相手に聞かれる = 報告が遅いと言うこと」であることに注意したい。

連絡

必要な情報を、必要とする相手に正しく伝えること。
1.曖昧な言葉は使わない
2.自分の意見や憶測は入らない。
2.内容に関係なく迅速に連絡する
3.連絡すべき順番を意識する
4.関係者全員に伝える

相談

判断に迷う時や意見を聞いてもらいたい時に、参考意見やアドバイスをもらうこと。
1.疑問が生まれたら相談や質問
2.最初に相談するのは直属の上司
3.アイデアやプラン変更は準備を整えてから臨む

報連相を行うにあたって

言葉遣いでのポイント

例えば、「営業企画の件でご報告したいのですが、いまお時間よろしいでしょうか?」のように始める。
また、「お陰様で」「残念ながら」などのクッション言葉をいれるとなお良い。

メールでの報連相のポイント

  1. 送信した = 報告や連絡にはならない
  2. メールを使わない方がよいケースもある
  3. 「受け取った」という返信は迅速に

報連相の落とし穴

ここで注意したいことが、「とにかくどんな方法でもよいから、相手に伝えれば終了」という事には、ならないということ。
そして、聞き手、読み手のことを考え、思いやりの気持ちを忘れずに伝えなければいけないということ。

大切なのは、相手に正しく理解してもらうよう、わかりやすく手短に伝えること。
それだけに、普段から迅速かつ正確に意見や情報を「伝える技術」を磨くことが求められることになる。

報連相の恩恵

  • 積極的に報連相をすることで、信頼を得られ成長スピードも上げることができる。
  • 指示や命令を確実に受け取れることで適切な行動が取れる
  • 自分の考えや判断が正しいとわかる
  • 有益なアドバイスにより大きなミスを防げる
  • コミュニケーションを密にすることでチームの結束が高まる

番外編 仕事の聞き方

  • 必ずメモを取る
  • 大事なポイントを確認する
  • 期日を確認
  • 内容を確認(復唱)する
  • 自分の考えを持って動く
  • 同じことは二回聞かない
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