報告
上司や先輩からの指示や命令に対して、部下が経過や結果等の進捗情報を伝えること。
- 相手の都合を確認する
- 指示した上司に直接報告する
- 重要な報告はすぐに行なう
- 結論を先に伝える
- 「事実」と「意見・憶測」は分けて報告する
- 口頭か文書での報告かを選ぶ
- こまめに報告する
- ミスやトラブルはすぐに報告する
- 報告する際にメモを持参する
「結論から伝える」ポイント
- 一文を短く
- 主語述語を明確に
- 事実と自分の考えを分ける
- 具体的に話す
- 結論→理由→詳細の順
「報告のタイミング」は、例えば以下のようなケース
- 指示された仕事が終わった時
- トラブルが発生した時
- 進捗報告、中間報告
- 内容の変更
- 予定より進捗が遅れている時
特に、「進捗を相手に聞かれる = 報告が遅いと言うこと」であることに注意したい。
連絡
必要な情報を、必要とする相手に正しく伝えること。
1.曖昧な言葉は使わない
2.自分の意見や憶測は入らない。
2.内容に関係なく迅速に連絡する
3.連絡すべき順番を意識する
4.関係者全員に伝える
相談
判断に迷う時や意見を聞いてもらいたい時に、参考意見やアドバイスをもらうこと。
1.疑問が生まれたら相談や質問
2.最初に相談するのは直属の上司
3.アイデアやプラン変更は準備を整えてから臨む
報連相を行うにあたって
言葉遣いでのポイント
例えば、「営業企画の件でご報告したいのですが、いまお時間よろしいでしょうか？」のように始める。
また、「お陰様で」「残念ながら」などのクッション言葉をいれるとなお良い。
メールでの報連相のポイント
- 送信した = 報告や連絡にはならない
- メールを使わない方がよいケースもある
- 「受け取った」という返信は迅速に
報連相の落とし穴
ここで注意したいことが、「とにかくどんな方法でもよいから、相手に伝えれば終了」という事には、ならないということ。
そして、聞き手、読み手のことを考え、思いやりの気持ちを忘れずに伝えなければいけないということ。
大切なのは、相手に正しく理解してもらうよう、わかりやすく手短に伝えること。
それだけに、普段から迅速かつ正確に意見や情報を「伝える技術」を磨くことが求められることになる。
報連相の恩恵
- 積極的に報連相をすることで、信頼を得られ成長スピードも上げることができる。
- 指示や命令を確実に受け取れることで適切な行動が取れる
- 自分の考えや判断が正しいとわかる
- 有益なアドバイスにより大きなミスを防げる
- コミュニケーションを密にすることでチームの結束が高まる
番外編 仕事の聞き方
- 必ずメモを取る
- 大事なポイントを確認する
- 期日を確認
- 内容を確認（復唱）する
- 自分の考えを持って動く
- 同じことは二回聞かない