はじめに
前回はBox for Salesforceをメインテーマにした記事を書かせていただきました。(記事はこちら)
今回はBoxとSalesforceをシステム的に直接連携させなくてもBoxの共有リンクやSalesforceのフローなどを活用して、業務の役に立ちそうかな？という使い方を3つ書いてみました。
※記載している内容は、Box APIやSalesforceのApexを利用していません。APIやApexを利用すればもっといいものが作れるのかもしれませんがまだまだ勉強中なので今回は無しで行きます！
目次
- Boxを活用してSalesforceのホーム画面をコンテンツポータルにしてみよう
- Zoomの録画、Salesforceレコードに紐づけたくないですか？(Box app for Zoomの活用)
- Salesforceのレコードに参考にしたいコンテンツをブックマークしよう
Boxを活用してSalesforceのホーム画面をコンテンツポータルにしてみよう
Salesforceのホーム画面ってSalesforceユーザーならば1日1回は目にする画面だと思います。みなさま、ホーム画面にどんなコンポーネントを配置していますか？業績のグラフ、カレンダーなど色々な使い方をされていると思います。
今回は、Boxを活用したコンテンツポータルとしての使い方を提案させていただきます！
コンテンツポータルイメージ
機能例：
「部門関連コンテンツ」にあるフォルダをクリックすると、各部のマニュアルなどが格納されたBoxフォルダへ飛ぶ
「各種コンテンツ提出場所」にあるフォルダをクリックすと、ファイルリクエストが起動し必要なコンテンツを提出できる
「全社共通コンテンツ」にあるアイコンをクリックすると、Box Notes が起動して情報を確認できる
Boxを活用すればSalesforceのホーム画面に柔軟なコンテンツポータルが構築できますね！
Zoomの録画、Salesforceレコードに紐づけたくないですか？(Box app for Zoomの活用)
続いて、Zoomの録画ファイルを上手くSalesforceレコードに紐づける方法です。
Salesforceでは標準でZoomインテグレーションが可能です。(（参考）Zoomインテグレーション)
これにより、SalesforceからZoomURLの発行や、各レコードに活動記録にZoomの録画データのURLが自動で登録されます。
非常に便利です。
しかし、以下の課題に直面する時があります。
- Zoomの録画URLを取引先画面や商談画面で一覧で見たい
- Zoomの録画データにMemoなどを残してわかりやすく管理したい
- Zoomの録画容量制限に達してしまい録画ができない
などなど。
こんな時は(Box app for Zoom)で解決しましょう！
これを活用すると、Zoomの録画データの保存先に直接Boxを指定することができます。
Boxに保存することができれば、Boxの共有リンクをSalesforceのレコードととして登録すれば簡単にSalesforceから録画データを視聴することができるようになりますね！
今回はSalesforceのフローを利用してこんな感じで作ってみました。
Zoom録画登録イメージ
Salesforceのフローを活用しているので、取引先や商談などのレコードに同時に紐づけることもできますし、Memoなど必要な情報を入力する項目を自由に作成することができます。
レコードとして登録されるのでもちろんダッシュボードで集計することも可能です。誰がたくさんお客様との面談を実施しているか、誰が面談記録をよくシェアしてくれているかなども集計できますね！
この方法ならばSalesforceのディスク容量も消費しない、Boxにあらゆるコンテンツが溜まっていく(正しい使い方)、柔軟にBoxのコンテンツとSalesforceのレコードを紐づけることができる、いいことだらけです。
（もしかしたらBox APIを活用すればもっと格好良く作成できるかもしれませんがそれはまた勉強して書きますね）
Salesforceのレコードに参考にしたいコンテンツをブックマークしよう
BoxやSalesforceなど、様々な情報が蓄積されているシステムを見ていると、「この提案書今やっている商談の参考になりそう！」「この情報皆に教えたい！」と思うこと、ありますよね。
これも、Salesforceのフローを使ってこんな感じで実現してみました。
参考コンテンツ登録イメージ
登録されたらChatter投稿で周知
Boxの共有リンクだけでなく、SalesforceのレコードURLも関連リストとして登録しておくことができます。
これで、Salesforceレコードに紐づけて参考にしたいコンテンツ情報を蓄積しておくことができるので1件1件のお客様対応や商談がスムーズに進むようになりますね！
また、ダッシュボードで集計することでよく参考コンテンツとして登録されているものがわかるので、そういったものは全社に最近参考にされているコンテンツはこちら！のように周知すると良いかもしれませんね。
さいごに
いかがでしたでしょうか。
今回はかなり個人的にこんな機能あったら便利かなというものを自身の経験をもとに作成してみました。
もっとこういう使い方って実現できる？こんなことに困ってる！などありましたらコメントいただけたら検討させていただきます！
最後までお読みいただきありがとうございました。