IT系イベント実施の会場設営チェックリストを作った
https://qiita.com/surumegohan/items/60f435d8ad13d59041fe
自己経験で補足中。
会場下見前確認項目
会場までの道のり
何種類の情報源があるか
建物の設置者、会場の所有者、会場のサービス主体など、同じ場所で複数のWeb情報があり、詳細度が違う場合がある。何種類の情報があるかを下見前に確認しておく。
それぞれの情報のうち、どれが最新か、どれが詳細かを確認する。
駐車場
会場に無料の駐車場があるかどうか。
行事参加者が無料または割安で借りられる駐車場があるかどうか。
有料の駐車場で、満車にならない可能性がある格安なところはどこか。
搬入口、搬入用エレベータの存在の有無の確認
主催者が機材を搬入するか、機材の搬入が必要な参加者がいるかで、
会場に駐車場がなくても、搬入口、搬入用エレベータ有無を事前確認し、
現地で再確認するとよい。
備え付けの台車が借りられるかどうかも重要。借りられなければ、台車持参しないと腰痛める。
会場下見確認項目
会場までの道のり
何種類の情報源があるか
建物の設置者、会場の所有者、会場のサービス主体など、同じ場所で複数のWeb情報があり、詳細度が違う場合がある。何種類の情報が
Webに記載の経路で、道路の刑事、建物の看板などがわかるか。
似た名前の建物が近所にあれば、どれくらいあるかの一覧を作るとよいこともある。
実例：
名古屋市北区にあった名古屋工業技術研究所と、
名古屋市熱田区にある名古屋市工業研究所、
技術があるか、市があるかの違いで、間違っていった講演者がいる。
区名を言わないとタクシーが間違えることもあるらしい。
検索するから大丈夫というのは、検索する場所の名前を間違えずに全部入れた場合の話。
似た施設があれば、全部入れないと違う方へ誘導することあり。
投影機動作確認
音声を流す場合には、接続方法、スピーカーのワット数などを記録。
PCがプロジェクタに映るかどうかを確認するだけでは不十分。
最終的には、講演者が事前に接続試験をすることが大事。
事前に機材の型番を調べて置き、マニュアルをダウンロードしておくとよい。
機材によっては、PCとプロジェクタが、相互に動的に設定を変えて、無限ループに入って映らないことがある。
どちらかの設定を固定して、無限ループにならないようにするには、機材の方を自動認識しないようにする設定がわかっていることが大事。
接続方法は、HDMI, VGAでもコネクタの種類はいろいろある。変換ケーブルなどを数種類用意しているとよい。
PCがモニターに映るかどうかを確認する
モニタなのか、スクリーンなのか、HDMIなのか、VGAなのか、数、位置、投影時の操作
登壇者のPC、デバイスから音量が流れるか
HDMIだとしも、OSやケーブル相性に注意
マイクジャックを抜き差しする際に騒音がでるケースがある
最悪、PCなどのデバイスにマイクを近づけて対応できるか
会場の音量制限
展示会などでは、通路での最大音量が何ホーンかを決めていることがある。
実際に音を出して、規定以内かどうか確認するとよい。
登壇者のマイク、参加者のわいがや、スマートスピーカーの音などの音量が他会場に迷惑にならないか
モニタなのか、スクリーンなのか、HDMIなのか、VGAなのか、数、位置、投影時の操作
登壇者の声が伝わるか
登壇者の声が会場全体に伝わるか
狭い会場ならマイクなしでも良い
スマートスピーカーのような音をだすデバイスの音量が会場全体もしくは展示箇所で十分伝わるか
マイク数
大きな会場では、司会用、登壇者、質問者２つの合計４つ用意することがある。
質問者にマイクを回すより、マイクスタンドを１つか２つ立て、質問者はそこに並んでもらう方がよいこともある。
マイクを持って回る人を手配するより、人でが省けるし、時間も無駄にならない。
指示器(pointer)
会場の貸し出し、主催者が用意、講演者・参加者が各自持参など、いろいろな場合がある。
主催者が用意する場合は、くれぐれも名札を貼っておく。