本記事では、退職時のことは取り扱っておりません。
継続して働いていく中で自分のタスクを別のメンバーにお願いすることに関する記事になります。
対象読者
・引き継ぎしたいができなくて困っている方
・引き継ぎのやり方を調べている方
・タスクに追われている方
・部下や後輩がいる方
引き継ぎをする目的
・新しいタスクに取り組むため
・作業負荷を分散するため
・後輩を成長させるため
・適材適所にするため
・属人性をなくすため
これらがあるかなと思っています。
引き継ぐことに適しているタスク
・自分以外のメンバーでもできること
・運用・保守のような定期的な業務
・自分がやる場合は適材適所とは言えない内容
このようなタスクの場合は別のメンバーに引き継ぐことをおすすめします。
誰かがやらないといけないのでこういったタスクが出るたびに後輩に渡すのは少し違います。
自分にしかできないこと と 自分がやった方が効果的 と言えるようなタスクは積極的にやっていく方がいいです。
そうでない場合には引き継ぐようなイメージです。
その前に、なぜ引き継ぎができないか
2つあるかと思います。
1つ目は言い出しにくいということ。2つ目は引き継ぎ対象者の能力不足があると思います。
言い出しにくいということ
なんでも自分がやりますと答えることは気の優しい人に多いですが、タスクに押しつぶされて自滅してしまいます。
幸福度高く継続して働いていくためには仕事は分散してやっていくことが大切かと思います。
頑張っているあなたのことはみなさんが知っていることかと思います。
ですが大丈夫そうだから特に助けないのです。
自分がタスクの負荷が大きくタスクを引き継ぎしたいことを素直に伝えてみると意外とすんなり受けてくれます。
引き継ぎ対象者の能力不足
難しいタスクの場合は自分でやってしまいましょう。
いずれ引き継いでもらいたいと考えている場合はそれに近づくように日々の教育・指導にゆっくり向き合っていきましょう。
それが部下にとって成長になることを示して進めていければ部下にとっても動きやすいかと思います。
引き継ぎのコツ
誰に引き継ぐのか
その依頼したいタスクに適しているメンバーです。
同僚や部下なら誰でもいいわけではありません。そのタスクを理解してやることにそこまで苦痛に感じない人が適しています。
どんなタスクなのかを考えて、相手に合わせて依頼します。
もちろん、忙しすぎる人は避けた方が良いです。
お願いの仕方
前提として丁寧にお願いすることは必要です。
その上で
・お願いしたい経緯・理由
・タスクの目的
・タスクの内容を明示
・できそうかの確認
を入れた内容を渡すことが必須だと思っています。
これがあることで後任者が迷うことが少なくなります。
嫌がられた場合
嫌がられるケースもあると思いますが、説明が足りないことがほとんどかと思っています。それか適切じゃない人を選んでしまっています。
両者で話して引き継ぐべきではないと判断した場合はおとなしく自分のタスクに戻すか別のメンバーを検討しましょう。
丸投げして「わからないことあったら聞いてね」みたいな引き継ぎの仕方はやめましょう！（※信頼関係が築けているのなら大丈夫な気もしますが、良くないです。）
弊社ではそういう人がちらほらいますが、たいてい後任者が不満を抱えています。
依頼される側はどういうタスクだったら受けたいと思うか
依頼される側は自分がやる場合に何をすればいいのかわかるタスクかどうかを見ています。
どんなタスクか不明瞭な状態で依頼されるケースを恐れつつそれが言えないので断りたくなる心理が生まれてきます。
理由・目的・内容を明示できていれば、リソースの限界に来てない限り受けてくれるケースがほとんどです。
GWCを満たしているか
GWCという概念がありますがこれを満たしていればそのタスクに向いていると言われています。
G: Get to it 何をすればいいかわかる
W: Want to it やりたいと思えるタスク
C: Capacity to it 能力やリソースが足りている
これを満たしているかも念頭にいれて検討してみてください。
終わり
以上、若輩者のポエムでした。
ここまで一読いただけたとしたらありがとうございます。