💡 はじめに

「自分が書いた報告書、なんだか読みにくいと言われてしまった…」
「メールで意図したことが正確に伝わらず、誤解されてしまった経験がある…」
「もっと論理的で、説得力のある文章を書けるようになりたい…」

ビジネスシーンにおいて、「書く」ことはコミュニケーションの根幹をなす重要なスキルです。しかし、自分の考えや情報を、分かりやすく、誤解なく、そして論理的に伝えるというのは、意外と難しいものですよね。特に、専門的な内容や複雑な情報を扱う際には、その難しさを痛感することも多いのではないでしょうか。

今回ご紹介する倉島保美さんの著書『改訂新版書く技術・伝える技術』（駒田上氏解説）は、まさにそんな 「伝わる」文章を書くための普遍的な原則と技術を、体系的に教えてくれる一冊です。

感覚やセンスに頼るのではなく、論理に基づいて文章を構築するための「型」を学ぶことができます。「分かりやすい文章を書きたい」「論理的な思考力を文章に反映させたい」と願うすべてのビジネスパーソンにとって、時代を超えて役立つ知恵が詰まっていると感じました。

📚 書籍の概要

本書の核心的なメッセージは、他者に正確に情報を伝え、理解を促すための文章（特にビジネス文書や技術文書）は、主観や曖昧さを徹底的に排除し、客観的な事実と論理に基づいて、明快に構成されるべきである、ということです。そして、そのためには感覚ではなく「技術」が必要である、と説いています。

具体的には、

文の基本構造（主語・述語の明確化、一文一義）
情報の整理と分類（事実と意見の区別、定義の明確化）
論理的な構成（パラグラフ・ライティング、接続詞の使い方）
読者への配慮（言葉遣い、表現の工夫）
といった、文章作成の基礎となる要素について、守るべき原則や具体的なルールが、豊富な例文とともに示されています。

著者の倉島保美氏は、長年にわたりテクニカルライティング（工業・技術分野の文書作成）の分野で指導・研究を行ってきた専門家です。そのため、本書の内容は非常に実践的で、特に正確性と客観性が求められる文章を書く上で、強力な指針となります。改訂新版では、駒田上氏による現代的な視点からの解説も加わり、より幅広い読者にとって理解しやすい内容となっています。

✨ 重要なポイント/学び

本書で解説されている数多くの「書く技術」の中から、特に普遍性が高く、日々の文章作成において意識することで大きな改善が期待できると感じたポイントを3つご紹介します。

1. 明快さの基本：「一文一義」の原則

分かりやすい文章を書くための最も基本的な原則の一つが、「一つの文には、一つの情報（意味・考え）だけを込める」という一文一義の考え方です。

私たちはつい、多くの情報を詰め込もうとして、修飾語が長くなったり、複数の内容が接続詞で延々と繋がったりする「複文」を書いてしまいがちです。しかし、そうした複雑な文は、読者にとって理解しづらく、誤解を生む原因にもなります。

本書では、主語と述語が明確な「単文」を基本とし、一文をできるだけ短くシンプルにすることを強く推奨しています。

なぜこれが重要か？
文の構造が単純になることで、誰が読んでも意味を取り違える可能性が低くなります。また、書き手自身にとっても、論理の繋がりや曖昧な点に気づきやすくなり、結果として思考そのものが整理される効果も期待できます。メール、報告書、プレゼン資料など、あらゆる文章において、明快さの基礎となる原則です。

あなたならどう考えますか？：ご自身が書いた文章を読み返したとき、「この一文、長すぎるかな？」「もっと短い文に分けられないかな？」とチェックしてみる習慣はありますか？

2. 信頼性の根幹：「事実」と「意見（判断）」の明確な区別

ビジネス文書や技術文書において、情報の信頼性は極めて重要です。そのためには、文章の中で 「客観的な事実」 と 「書き手の意見・判断・推測」 を明確に区別して記述する必要があります。

読者が、「どこまでが誰もが認める事実で、どこからが書き手の主観的な解釈なのか」を正確に判別できるように書くことが求められます。

例えば、

事実: 「〇〇の売上は、前年同期比で10%増加した。」
意見/判断: 「〇〇の売上は、△△の施策が功を奏し、順調に増加したと考えられる。」

のように、意見や判断、推測を含む場合は、「～と考えられる」「～と推測される」「～かもしれない」といった表現を用いたり、その根拠となる事実を併記したりする配慮が必要です。

なぜこれが重要か？
事実と意見を混同した文章は、読者に誤った認識を与え、不適切な意思決定を招くリスクがあります。特に報告書などでは、客観的な事実に基づいて状況を正確に伝えることが第一です。この区別を意識することは、書き手自身の思考の客観性を高める訓練にもなります。

あなたならどう考えますか？：レポートや報告書を作成する際、「データに基づいた事実」と「そこから導かれる自分の考察や提案」を、読者が明確に区別できるように意識して書いていますか？

3. 論理的な流れを作る：「パラグラフ・ライティング」

ある程度の長さの文章を書く際に、全体の論理構成を分かりやすくするための基本技術がパラグラフ・ライティングです。これは、 「一つのパラグラフ（段落）では、一つのトピック（主題）だけを扱う」 という考え方に基づいています。

理想的なパラグラフは、

主題文 (Topic Sentence): その段落で最も伝えたい中心的なメッセージ（結論や要点）を示す文。多くの場合、段落の冒頭に置かれる。
支持文 (Supporting Sentence): 主題文の内容を具体的に説明したり、理由や根拠、事例などを示したりする文。

で構成されます。文章全体は、この「主題を持つパラグラフ」を論理的な順序で繋ぎ合わせていくことで構築されます。

なぜこれが重要か？
パラグラフごとに主題が明確になるため、読者は文章全体の構造や話の流れを容易に把握することができます。各段落の要点を掴みやすくなり、理解度が深まります。また、書き手にとっても、自分の考えを整理し、論理的に構成を組み立てる上で非常に役立ちます。単なる見た目の改行ではなく、思考の単位としてパラグラフを意識することが、説得力のある文章作成の鍵となります。

あなたならどう考えますか？：あなたが文章中で改行（段落を変える）とき、それはどのような理由からですか？「話のテーマが変わったから」という意識はありますか？

🚀 具体的アクションプラン

本書で学んだ「書く技術・伝える技術」を、日々の業務で実践するための具体的なアクションプランを3つ提案します。まずは、普段書いている文章を見直すことから始めてみませんか？

【一文を見直す】
自分が書いたメールや報告書などを一つ選び、各文の長さをチェックしてみましょう。「、」や「が」「ので」などで長く繋がっている文があれば、より短い複数の文に分割できないか検討し、リライトしてみます。「一文一義」を意識する練習です。
【事実と意見を色分け（意識）する】
次に何か報告書などを書く際に、「これは客観的な事実」「これは自分の意見・判断」というように、頭の中で色分けするような意識で書いてみましょう。特に意見や判断を述べる際には、その根拠となる事実を併記することを心がけます。
【パラグラフの「主題」を書き出す】
少し長めの文章（企画書、ブログ記事など）を書く前に、各段落で何を伝えたいか（＝主題）を、箇条書きで書き出し、その順番を考えてみましょう。 これが文章全体の骨子（アウトライン）になります。この骨子に沿って肉付けしていくことで、論理的な構成の文章が書きやすくなります。

✅ まとめ

倉島保美さんの『改訂新版書く技術・伝える技術』は、文章作成を感覚的なものから、論理と技術に基づいた再現可能なスキルへと引き上げてくれる、まさに「文章の設計図」のような一冊でした。

「一文一義」「事実と意見の区別」「パラグラフ・ライティング」といった本書で説かれる原則は、一見地味に思えるかもしれませんが、これらこそが明快で、誤解なく、説得力のある文章を書くための揺るぎない土台となります。

小手先の表現テクニックを学ぶ前に、まずはこの 「基本の型」 をしっかりと身につけることが、ビジネスにおけるコミュニケーション能力を格段に向上させる近道なのかもしれません。特に、技術的な内容や客観的な報告が求められる場面では、本書の教えは絶大な効果を発揮するでしょう。

「分かりやすく伝えたい」「論理的に書きたい」と願うすべての人にとって、長く役立つ普遍的な知恵が詰まった名著です。

この記事が、皆さんの文章作成スキル向上のための一助となれば幸いです。

皆さんの職場や業務において、「分かりにくい文章」が原因で困った経験はありますか？また、本書で紹介されているような原則を、どのように日々の文章作成に取り入れていけそうでしょうか？ぜひ、皆さんのご意見や経験をコメントで共有していただけると嬉しいです。

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