どうも、カーブミラーです。
今回は、仕事をできる人になるためにデスクやデータを整理整頓する仕分け法をChatGPTに教えてもらいました。
本記事は、ChatGPT（Plus版）
で行なっております。
画像はありません。あしからず。
ChatGPT等の動作状況を知らせる
OpenAIのステータスページ。
OpenAIステータス
こちらも載せますね。
ChatGPTが使えない？ログインできない・反応しない原因やエラー時の対処法を解説
では、【本題】です。
今回は、
仕事をできる人になるために
デスクやデータを整理整頓する
仕分け法をChatGPTに
教えてもらいました。
こちらの記事を読みました。
「仕事が速い人」が絶対にしない3つのこと
仕事が速い人は
以下の三つを
絶対にしない、というのです。
・処分をためらう
・タスクの分担を遠慮する
・ミスや失敗を引きずる
まぁ、言われてみれば
そうかもしれないなぁ、とは
思いました。
でも誰だって
こんなことはあります。
ってことは
意図的にやらねば
仕事が速い人にはなれない？
仕事が速い人になれるかは
わかりませんが、
それを取り入れることは
有意義な気もします。
そこで
まずは、ひとつに絞って
やってみましょう。
この三つの中で
すぐにできること、
それは「処分をためらう」ことを
やめることでしょう。
ほかのふたつは、
まわりとの関係性も
ありますが、
これはおのれのデスクだけで
済みますからね。
スタンフォード大学の研究では
脳は視覚的な混乱に弱く、
周囲にある「無関係な情報」でも
認識し処理しようとする特性が
あります。
その結果、
集中力が低下し、
判断や作業が遅くなる。
つまり、
散らかったデスクや
雑多なデータは、
単に見栄えの問題ではなく、
脳の計算能力を
無駄遣いすることに
なるんだそうです。
では、どうすれば
散らかったデスクや
雑多なデータを
処分できるのか？
これ、
意外と難しい問題ですよね。
そんなの、できないから
今があるんですから😅
記事では
トヨタグループ出身の
経営コンサルタント・森琢也氏の
「捨てる基準」を
紹介しています。
【森氏の“捨てる6つの基準”】
・顧客・取引先に
迷惑がかからないもの
・電子化できるもの
・500円以下で再入手できるもの
・容量5GB以上のデータ
・念のために保管していたもの
・ドラフト版など
最終版でない資料
（すでに最終版がある場合）
これは
ひとつの指針に
なりますね。
では
データは？
ChatGPTさんが出してくれました｡
【デジタルデータの処分基準】
・最終更新日が
半年以上前で使っていない
・類似ファイルが複数ある
（重複ファイル）
・容量が大きく、
かつ再ダウンロード可能
（例：5GB超の動画）
・「backup_old」「copy2」など
命名ルールのないファイル
これだけでも
よくなりそうです。
「処分の基準」が決まりました。
次は、
時間を決めて一気にやる！
脳は長時間の選別に弱く、
途中で判断精度が落ちます。
そこで、
「15分だけ」「金曜の朝だけ」など
タイマーを使って処分時間を
短く区切るのが効果的です。
「15分間、
デスクの紙を
“いる・いらない”で仕分ける」
「30分だけ、
デスクトップと
“ダウンロードフォルダ”の
整理をする」
※この短時間集中は
「ポモドーロ・テクニック」でも
実証されている方法です。
しかし、
こうして仕分けていくと
どうしても迷うものが
出てきますよね。
そこで
一時保留フォルダを作り、
そこに一次避難させます。
定期的に仕分けることで
処分できるわけです。
デスクには
処分検討BOXを置き、
そこに一次避難させます。
週一で見直し。
PC上には
「レビュー待ち」フォルダを
作って、月末に一括確認。
こうして
整理整頓できると
気持ちいいですよね。
あとは
これを繰り返し、
習慣化するだけです。
「毎週月曜はデスク整頓5分」
のようにルール化して
定着させるのです。
「きれいになったデスク」や
「整理されたフォルダ」を
可視化すると、
ドーパミンが分泌され、
**快感記憶（報酬記憶）**として
脳に刻まれます。
あと、
Before→Afterの写真を撮って、
達成感を強化するとか、
作業後にコーヒーなどの
ご褒美をセットにするなどの
自分に対する報酬を
用意するのも良き👍
最後に
「処分基準チェックリスト
（紙資料・モノ用）」
「PCフォルダ整理テンプレート」
の2つを用意しました。
もちろん、ChatGPTが提供。
（ChatGPT）
【1】処分基準チェックリスト（紙資料・モノ用）
□をチェックしてすべて該当したら、処分の候補です！
| チェック | 処分基準項目 |
|---|---|
| □ | 過去3ヶ月以上使っていない |
| □ | 電子データとして保存済み or 写真で代替できる |
| □ | 再取得が簡単（ネットで見つかる・コスト500円未満） |
| □ | 他の書類や物と重複している（最新版やコピーがある） |
| □ | 「なんとなく」取ってあるけど用途が思い浮かばない |
| □ | 他人に共有する必要がない・自分しか見ない情報 |
| □ | 法的・業務的な保管義務がない（例：契約書は対象外） |
【2】PCフォルダ整理テンプレート（デジタル用）
フォルダ名のルールを統一し、迷わず整理できるようにしたテンプレです。
推奨フォルダ構成
【メインフォルダ】
┣ 01_業務資料（プロジェクト別に小分け）
┃ ┣ A_プロジェクト名_YYYYMM
┃ ┣ B_クライアント名_YYYYMM
┣ 02_参考資料
┣ 03_画像・動画素材
┣ 04_テンプレート・定型文
┣ 99_To_Review（判断保留ゾーン）
┣ 99_Archive（過去の完了済み資料）
命名ルール例（ファイル名に統一性を）
【例】
202503_週次報告書_プロジェクトA.docx
2025Q1_提案資料_ClientB_v1.pdf
【おまけ】整理する日のルール例（週間ルーティン化）
| 曜日 | 作業内容 |
|---|---|
| 月曜朝 | デスク5分整頓・ゴミ箱チェック |
| 水曜昼 | PCの「ダウンロードフォルダ」整理 |
| 金曜夕方 | 「レビュー待ちフォルダ」内を見直し・削除 or 保存 |
これらを参考に
デスクまわりを片付けて、
シゴデキ人間に近付きましょう。
みなさんの
作品制作の糧に
なれば、幸いです。
今回は、ここまで。