エンジニア向けのイベント企画を任されたのでその時に考えたことを書きます。
イベント自体は明日開催なので、開催後どうだったかも後ほど書きたいと思います。

イベントそのものの趣旨を考える。

主催者にとってハッカソンは手段であって目的ではありません。
ハッカソンをやる目的は自社APIの認知を上げたり、技術コミュニティをオフラインでつくったりなどいろいろありますが、ハンズオンでもいいわけです。

別のやり方もあるので、ハッカソンは置いといて、そもそもイベントを通して何を得たいのかを考えました。

議論を重ねた結果、ハッカソンが一番いいとなりました。

ハッカソンについて調べる。

ハッカソンをすることが決まったものの、ハッカソンに参加したことがないので段取りはわかりません。
概念やハッカソンの結果、イベント情報などはググればたくさん出てきますが...

参考になったのはGoogleが出しているハッカソンの運営ガイドです。
https://sites.google.com/site/devreljp/Home/hackathon-in-a-box/hackathon-guide

読んでも実感がわかないのでとりあえず有名どころのハッカソンに参加してみました。
私はLINE Bootawardsの鎌倉市の賞を取ろうぜ！っていう感じのものに参加しました。

そこで、参加理由に「来月ハッカソンを主催するのでノウハウを盗みに来ました。」といったら、主催者の方が快く資料を送ってくださいました。これがむちゃくちゃ使えた。
こういうことは言ってみるものです。

最初に考えたハッカソンイベントの趣旨、目的を果たすためにどうすればよいかをひたすら考えます。ここでは事務的なことよりも、どうやったらAPIをイベント後も使いたくなるかといったことを考えます。

チーム分けはしておいたほうがいい、Githubのレポジトリは先に作っとけ、など運営の事務作業的なことは先ほど書いたGoogleの運営ガイドにすべて書いています。

イベントのデザインをしていく中で必要なものが見えてくるので、リストを作ったり、実際に調達しに行ったりします。イベントの設計が変わったら必要なものも変わるのでデザインと事務作業は行ったり来たりすると思います。

考えたデザイン通りに物事が進むようにプレゼン資料や配布資料をつくります。これも同じくイベントの設計が変わったら必要なものも変わります。