この記事はなに？
Salesforceのグローバルアクションを、プロファイルごとに制御する方法をストーリー仕立てで紹介する記事になります。
プロローグ
ある会社にはフィールドセールス、インサイドセールス、カスタマーサクセスの3つの部署が存在していました。
それぞれの部署で同じアプリケーションのSalesforceを利用しているのですが、プロファイルはビジネスメンバーという共通のプロファイルを設定していました。
ここ最近、各部署からグローバルアクションである活動の記録のレイアウトを変更したいというリクエストが上がってきたのですが、それぞれ希望するレイアウトの内容が違うため、あなたは部署ごとにレイアウトを修正できる環境を構築しようと決めました。
現状とゴール
今回のターゲットであるグローバルアクションの活動の記録は、内部的にはToDoオブジェクトのレコードを生成するものになるため、ToDoオブジェクトのレコードタイプ(今回の例ではお客様フォロー)を必ず指定する必要があります。
また、プロファイルの標準レコードタイプの設定にて、プロファイルに対して適用させるToDoオブジェクトのレコードタイプを制御しています。
以上を踏まえて、ゴールとしては、各部署のグローバルアクションを作成し、それに対応するToDoオブジェクトのレコードタイプを作成、そして各部署のプロファイルを作りそれぞれ対応するレコードタイプを適用させることで、最終的には各部署でグローバルアクションである活動の記録のレイアウトを修正できる体制を作ることができます。
ここから先では、ゴールまでに発生する作業をもう少し細かく説明していきます。
STEP1:ToDoオブジェクトに各部署のレコードタイプを作成
活動の記録という名前からして活動オブジェクトで作ると思うのですが、レコードタイプはToDoオブジェクトで作る必要があります。(この辺の関係性？仕様？が、筆者もまだ理解できていない…)
ToDoオブジェクトのオブジェクトマネージャーページを開き、
- お客様フォロー(FS用)
- お客様フォロー(IS用)
- お客様フォロー(CS用)
の3つのレコードタイプを作成します。
STEP2:グローバルアクションに各部署の活動の記録を作成
続いて、設定→グローバルアクション→グローバルアクションと進み、
- 活動の記録(FS用)
- 活動の記録(IS用)
- 活動の記録(CS用)
の3つのグローバルアクションを作成します。
この際、STEP1で作成したレコードタイプと対になるように作成をしましょう。
STEP3:各グローバルアクションのレイアウトを変更
続いて、各部署から上がってきたリクエストをもとに、STEP2で作成したグローバルアクションのレイアウトを変更しましょう。
実際に入力する画面が1列に対して、レイアウトの編集ページでは2列になっている場合があります。
表示の優先順位としては、上にある項目が優先され、かつ左の項目が優先されて表示されます。(アルファベットのZのイメージ)
STEP4:各部署のプロファイルを作成
続いて、設定→ユーザ→プロファイルと進み、
- フィールドセールス
- インサイドセールス
- カスタマーサクセス
の3つのプロファイルを作成します。
また、標準レコードタイプの設定より、ToDoオブジェクトのレコードタイプの設定に進み、それぞれ対になるレコードタイプのみを適用するようにしましょう。
STEP5:ToDoオブジェクトのページレイアウトを変更
各レコードタイプごとにレイアウトが異なるはずなので、
- お客様フォロー(FS用)
- お客様フォロー(IS用)
- お客様フォロー(CS用)
のページレイアウトを作成し、レコードタイプの割り当てを行いましょう。
STEP6:ユーザのプロファイルを変更
ここまでで、各部署のグローバルアクションを作成し、それぞれのリクエストに対応したレイアウトが作成できているはずです。
最後に各ユーザのプロファイルを、今回新しく作ったプロファイルに変更しましよう。
これで、各部署ごとに独自にレイアウトを修正できる環境を構築することができました。
おわりに
いかがでしたでしょうか？
もしかしたら、ここまで読んでくださった方の中には、
- プロファイルに対して部署の概念を持たせてもいいのか？(アンチパターンにならない？)
- こう実装したほうがスマートでは？
などなど、思う部分があるかもしれません。
筆者も完璧にSalesforceを理解できているわけではないため、ぜひコメントにてご意見などいただけますと幸いです。
ここまで読んでくださりありがとうございました！