職場で役立つプチＤＸ化を図ります
私の職場では様々なメールを定期的に一括配信しています。例えば、２週間おきに実施するミーティングの案内、会計処理の変更事項、部内で管理しているシステムのユーザーへ配信するメール等々･･･対象者も内容も様々です。
そこで、習いたてのPower Automateを活用し、メーリングリストからメールを一括送信できる仕組みを作り、同僚から意見をもらいました。
Power Automate Desktopについて
プロセスの自動化を実現するRPAツールです。無料ダウンロードできます。メールアドレス等を登録するお手続きがあります。
準備
１．メーリングリスト
エクセルで作成します。項目は、名前・店名・アドレス・テンプレートにしました。
２．メールのテンプレート
テキストで作成します。今回は会議案内にしてみました。サンプルです。
フローの作成
1.Excelの起動
2.Excel ワークシートから最初の空の列や行を取得
3.Excel ワークシートから読み取り
4.現在の日時を取得
5.変数の設定
6.変数の設定
7.変数の設定
8.For eachループの中にあります
変数の設定・テキストの置換・メールの送信を設定していきます
9.Excelを閉じる
10.メッセージの表示
自分ではとても考えつかなかったので、ネットや書籍等々で調べてこのような設定を作りましたが、もっと良い方法があるかと思います。
実行ボタンを押下。サンプルでは無事メールが着信しました。（宛先は隠させていただきます。）
メンバーからの辛口コメント
部内ミーティングの場で出来上がった仕組みを職場のメンバーの前でデモンストレーションし、点数と率直な意見をもらいました。
≪80点≫
いつも私を助けてくれるアシスタントのＡさんの意見
メーリングリストやテンプレートがクラウド上で共有されていれば、メンバー内で必要に応じて配信できると思う。残りの２０点は、PowerAutomateをみんなが使えるようにすることが課題。
≪80点≫
１年半前から同じメンバーになったＢさんからの意見
便利だと思う。会議案内はOutlookスケジュールに連携させたいので、そういう技術があると良いと思う。
≪70点≫
上司からの意見
配信日時、配信データも自動化される等、もっと活用できるものを作れるのでは？
メンバーからのフィードバックを受けて
メーリングリストや、テキストのフォーマットは、部内で共有しているサーバで共有することで対応可能だと思います。
Ａさんと上司のリクエストをクリアする為に、更に勉強を続けて実際に活用してもらえる作品に仕上げたいと思います。
読んでいただきありがとうございました。