はじめに
最近会議のファシリテーションをするようになり、なかなか難しいものだなと感じています。ファシリテーションは経験値が重要なスキルではありますが、知識や考え方を身につけることで上達するものでもあると思います。
今回は、私なりにファシリテーションにおいて大切なことをまとめてみました。
会議の目的とゴールを明確にする
会議には当然開催する目的があります。しかし、プロジェクト開始直後の何も固まっていないタイミングでの会議やマンネリ化した定例会などは、目的が不明瞭、または見失ってしまいやすいです。
また、目的は明確になっていても、ゴールまでは定義していないケースも多くあると思います。
会議は、全員が同じ会議の目的とゴールを認識し、同じ方向を向いて進んでいくことが重要です。
そのためには、まずファシリテーターの中で目的とゴールが明確になっている必要があります。そして、それをメンバーに共有して共通認識を作ることが重要です。
これによって、会議があるべき方向に進みやすくなり、有意義なものになります。
資料ベースで会話する
基本的なことではありますが、打ち合わせ資料は非常に重要です。
人間は耳から入る情報よりも目から入る情報の方が処理しやすいものなので。
資料がない状態で口頭だけで会話すると、メンバーの認識にズレが生じやすく、話が行ったり来たりでまとまらない空中戦の会話になってしまいます。
情報が不足していたり、散乱した状態での資料作成は簡単ではありませんが、仮に間違った内容であったとしても資料は作成するべきでしょう。
資料によって情報が可視化されていることで、メンバーの共通認識のベースを作ることができます。また、間違っているところは指摘されるので、今後の認識合わせに繋がります。
もちろん資料作成が難しい議題もあるとは思いますが、資料化できる情報は極力資料化して会議に臨むことが好ましいです。
準備がすべて
会議を上手くファシリテートするためには、入念な準備が欠かせません。
今ある情報を整理し、会議の目的とゴールを設定し、それらに基づいた資料を作成するだけでも場合によっては多くの時間を費やすと思います。
それに加えて、会議の一連の流れをシュミレーションし、想定問答等も準備すると尚良いでしょう。
ファシリテーションに慣れるまでは、実際に資料を説明する練習もしておくのがベストです。
準備することはたくさんあり、とても大変な作業です。ただ、会議に参加するメンバーが多ければ多いほどその会議の開催には大きなコストがかかっているということは認識しておかなければなりません。準備不足によって不毛な会議になってしまったら、そのコストを無駄にしてしまうことになるのです。
また、入念な準備をすることで会議で自信を持って話すことに繋がると思います。
不安な状態で話すより、自信を持って話せる状況の方が自分としても嬉しいはずです。
会議の準備をしっかりし、良いファシリテーションにつなげていきましょう！