はじめに
仕事をしているとここ一番でタスクが積みあがってくるものです。
積みあがりすぎてもう何があるのかわからなくなることもしばしば。
こうなってくると時間外をしていても何ができたら帰れるか?が全然わからなくなってくるものです。
そこで実践しているタスク管理方法について記事にしたいと思います。
タスクについて実行期間・納期を明確にする
まずはタスクが積まれたら、タスクリストに追加しましょう。
現在存在しているタスクの空き、優先度、納期を踏まえどの期間に実施するかを線引きます。
場合によっては既存のタスクのリスケジュールを行いましょう。
何を使うかは人それぞれだと思います。
わたしもいろいろ使ってみましたが、最後はOfficeに戻ってきてしまいました。
もちろんプロジェクト管理ツールに登録して線を引いていくとより良いのですが、
リスケの登録が大変であったりということがありOfficeで管理しています。
プロジェクト管理ツールに登録することで他の人にも状況を知らせることができますので、 そういった点で言えばプロジェクト管理ツールで行うのが正解だとは思っています。
週ごとに整理する
その週の開始時もしくは終了時に、1週間の詳細なやることを日ごとに整理します。
なるべく細かい方がよいです。
例えば「設計」ではなく、何のモジュールをどの程度の完成度までその日にもっていくか?
という目標値を立てます。
これにより、タスクがパンパンに詰まっているときの「帰っても大丈夫」を実現できると思います。
この時、タスクではない細かなことも記載していくとよいでしょう。
例えば、
- XXさんに打合せの打診・調整
- XXさんにXXのことを報告
など対人関係におけることですね。
意外とこれらタスクが積み重なってくると、そちらを優先しがちなので先延ばしにしてしまうことがあります。
細かなことも日ごとのタスクとして捉えることで、先延ばしにせず対応ができると思います。
余力を把握する
タスクごとに線を引くときに気をつけなければならないのは、己を知っていることです。
自分であればこの仕事はこのくらいで達成できそうだななどわかっていないといざ引いた時に実はゆるゆるで不要な残業をした挙句、後ほどむしろ暇になってしまった。
とか、全然余裕がなく結局間に合わなかった = やりきれない仕事を引き受けてしまった。
になりかねません。
もちろん仕事を断りにくいのはその通りですが、余力をきちんと把握しておくことで、自分の状況を論理的に説明し、納期を調整してもらうなどの交渉の余地はあると思います。
黙ってただただ遅滞してしまうとそちらの方が悪い印象を与えかねません。
・・・一応ですが、ここでは引き受けられない仕事は断りましょう! と言っているのではなく、遂行可能かを現実的に考えた上で難しければちゃんと相談しましょうと言っています。
依頼を行って待ちになりそうなものは優先する
他の人に依頼を行ってそれの待ちとなるタスクがある場合は、依頼を優先します。
待っている間に他の作業をこなすという感じです。
また、自身に相手を待たせるタスクがふってきた場合は、そちらを優先します。
開発で良くあるのが先行作業の待ちによって遅滞することですが、自身がその原因とならないよう気をつけて います。
全員がこの意識で動くことができれば待ちはあまり発生しなさそうですが、いろいろな人がいますので 少なくとも自身・まわりのメンバーはこれに気を付けています。
休暇の予定は忘れない
有給休暇は月に一度程度取得できる分はあると思います。
何かプライベートな予定もあるでしょうし、急な忌引、体調不良等もあるでしょう。
ですので、線を引く際には月に一度程度休暇が入るであろうと見込んで線を引いておくと安全です。
もちろん過渡期には休んでられない! という状況になっていると思いますが、長期でこなすタスクの場合には考慮しておいた方がよいでしょう。
終わりに
もっといい管理をされている人も多いでしょうが、私の場合はこのように実践しております。
ほとんど残業せずにいることができているのですが、タスクの管理方法なのか、タスク量が適量なのかについては微妙なところです。
忙しい時ほど、冷静に分析がを行うことで、地に足をつけて業務に励むことができると思っての記事となりますので、誰かの役に立てば幸いです。