はじめに
昨今あまりミーティングそのものが少なくなってきたように思います。 良くも悪くも、前職もふくめ打合せ~打合せ〜と中々席にいることが少なかったような記憶もあります。 生産性の観点から会議・ミーティングなど必要なものに絞りましょうという流れが、 世の中に浸透してきたことによるものでしょう。
数少ない会議・ミーティングにおいても効率よく、効果的な実施が必要であると考えます。
目的について
目的は明確にしましょう。
何をしたいからこのミーティングが開かれているのか?が参加者に伝わっていないと、話が発散してしまいます。
参加者においてもこの目的を達成するために開かれているんだという意識をもって参加すべきです。
また、目的については事前に伝えましょう。
参加者は事前に知っておくことでいくつか解決に向けたアイデアを検討することができます。
アジェンダ・資料の共有
どうしても会議中だけのクローズなものにしたいなど特別な理由がなければ、アジェンダ・資料は事前に配布 しましょう。
資料を当日べらべら説明されてもついていけなくなったり、不明点が積み重なったりと参加者的には 理解に時間がかかってしまいます。
参加する側も、時間の都合はあるでしょうがある程度資料は見ておき、疑問点は説明されることを期待。 説明がなければ質問するなどすることで理解が深まるでしょう。
参加者の役割
議事進行・議事録の作成の役割を決めておくのはもちろんのこと。
発言を許可されるような会議の場であれば、発言をきちんとしていくことが大事です。
出席を求められた=何かしらの知見や意思決定を求められているということだと思いますので、
毎回何か話すことがあるかというとそれは別ですが、何かしら発言をしていくという姿勢は出席者としての 役割であろうと思います。
フォローアップ
議事録等作成後、作業となるようなものはタスクに落とし込みましょう。
JIRAでもTrelloでも何かしら作業として誰かに振ることができるような状態にすることが望ましいです。
議事録に残っているから〜では忘れ去られることも多いため、きちんとタスクに落とし込むことが大事です。
短時間ミーティング
タスク管理関係のミーティングについてはアジャイル的に毎朝スタンドアップミーティングをすると良いと 思います。
もちろんリーダーが積極的に聞き取り進捗管理をするのも、うまくいかないわけではないですが。
自分の作業に追われるあまり聞き取りする時間が取れず、気づいたら遅滞していた・・・なんてことも。
毎日積み重ねるようなものは特に短く、短い周期で実施するとよいと思います。
ツール的な側面
ペーパーレス化により、タブレットやPCで会議参加という方も多いのではないでしょうか?
一方で、議事録がしっかりしていればよいのですが、メモを取って参加される方も多いでしょう。
PCのテキストエディタなどでメモをとる、手元にメモ帳がありそれに書き込むなどもありますが、やはり資料上に直接書き込むという需要は捨てきれません。(世代にもよりますが)
PDFファイルに直接書き込みができるようなツールも導入を検討してあげるべきでしょう。
また、タブレットでの会議である場合は、需要に応じてBlue Toothキーボードを配布するなど、人それぞれ一番参加がしやすい環境を整えられるようにするのが重要だと思います。
終わりに
色々と書きましたが、一番は参加する側の意識について私は重要視すべきと考えております。
仕組みをいろいろと用意しても、参加者が前のめりで参加している状態でなければ、 一方的な発信に終わってしまいます。
何か一人1発言必ず行われるようなミーティングの開催方法を行い、何か話さなきゃ!と強制的な開催 方法もありますが、個々人が参集をお願いされ、承諾した自覚をもって参加すべきでしょう。