社内でナレッジ活用できていますか？
社内にある有益な情報を活用できていますか？
自分しか(もしくはあの人しか)知らない操作方法やコツはありませんか？
どこに情報を貯めればよいか明確ですか？
ナレッジを貯められない・活用できないのはなぜか
このような負の連鎖に陥ってませんか？
ナレッジがないから貯めようとしても、
どこに貯めてよいのかわからないから適当に貯める
↓
適当に貯めるから、情報の場所を把握できない
↓
情報の場所を把握できないから、貯める場所がわからない
↓
貯める場所がわからないから、適当に貯める
↓
適当に貯めるから・・・
このような状態ではナレッジは正しく貯まりません。
似たような情報、どっちが正しいの？
管理されていないページ、これ信用できるの？
新規参画者の悲鳴、情報がまとまっている場所はないの？
いかにしてナレッジを貯めるのか
まずはナレッジを階層を意識して管理してみましょう。
ファイルサーバでもconfluenceでも構いません。
わかっているけど始められない、時間が取れない方は
下記の階層を参考に新しく階層を作ってみてはいかがでしょう？
ナレッジを階層管理する
★プロジェクト階層
└サービス仕様
└サービスの目的
└システム仕様
└設計書
└サーバ構成図
└ネットワーク図
└開発・本番環境一覧
└ロードマップ
└スケジュール
└企画
└開発
└開発ドキュメント
└開発案件
└2018H1
└XX開発
└YY開発
└コーディングルール
└リリース手順
└テスト観点一覧
└事故・障害
└緊急時のルール
└過去の対応
└2018H1
└2018MMDD-XX事故
└2018MMDD-YY事故
└運用
└運用ルール
└アラート対応表
└運用手順書
└XX手順
└YY手順
└技術情報
└勉強会
└XX勉強会
└技術Tips
└XXする方法
└技術調査
└XXに関する調査
└チーム
└開発フロー
└スキルマップ
└MTG(議事録)
└2018H1
└2018MMDD-XX議事録
└etc
└どこに置いたらいいかわからない情報
階層化する上で気にしないといけないこと
- 必要な階層はあらかじめ作っておく
- 探しやすいような階層分けを心がける
- 困ったとき・急ぎのときのためになんでも置いて良い階層を作っておく(あとで整理する)
より良い状態を保つためには
ルールを作りましょう
きっちりしすぎた細かいルールは形骸化する恐れもあります。
できるだけシンプルなルールを作ると良いでしょう。
ルールはいつのときでも絶対ではありません。
プロジェクトの状態が変わればルールも変わります。
柔軟にチームでルールを決めて変更していきましょう。
定期的にパトロールしましょう
参画歴の浅い人による更新や急いでいるときの資料作成、
予期せぬミスなどで階層が汚れてしまうこともあると思います。
1週間でも1ヶ月でもいいので、定期的に明らかにおかしい配置のものがないか確認しましょう。
コストはあまり割きたくないので、有志で数名で活動するとよいのではないかと思います。
みんなで情報を育てる意識
情報は財産です。
今日あなたがハマって消費した時間はムダではありません。
次の誰かの役に立てばよいのです。
困ったらココを見る。困ったときのためにココに置く。
お互いに助け合うための目的をしっかり共有しましょう。