Excel申請に紐づいたメール送信業務の自動化に挑戦

申請認可後の素材提供メールを自動化してみた！

私はとある企業で企画部門に所属しています。その部署では自社のロゴ素材の管理も行っており、業務の一環としてロゴ使用申請があります。
業務の流れとしては使用を希望する画像の種類や用途、掲載媒体といった情報から使用許諾を出します。その後、制作物を作るための素材を申請時に指定されたメールアドレスへ提供するというものです。

使用許可自体は掲載媒体など個別の事情を考慮した判断が必要ですからどうしても担当者の手がかかります。しかし、許可を出した後の素材提供は限定されたパターンを記載された先にメール送信するだけですし、人の手で送信するとコピーミスや添付漏れといったリスクもあります。

という事で今回は、Excelによる申請書から所定の画像素材をメール送信してくれるフローを作成しました。

フローで出来たこと

• Excel形式の申請書記載パターンに応じて素材提供のメール送付を実現しました。
• 従来手作業で一つの申請につき約10分程度かけていた送付作業を自動化したことで効率化と誤送信リスクの削減が図れました。 GIF: 通知メールサンプル3種

フロー実施の事前準備

• 使用するデータは画像のフォルダ構造で保存しています。 画像: フォルダ概要

• 今回使用している申請書は画像の通りです。
  
  画像: 申請書イメージ

• 申請書の名称は必ず独自の名称にしてください。(申請書名+日付など)

• 提供する素材と申請書で取得する素材名称が合致するようにしておいてください。

フロー概要

使用ツール

• Power Automate Desktop(バージョン2.15.00573.21354)
• Microsoft Excel
• Microsoft Office Outlook

フロー全体像

フロー処理手順

1. 未処理フォルダ内のファイルを取得した後、Microsoft Office Outlookを起動します。
2. 下記の処理をループアクションで実行します。
   1. フォルダ内のExcelファイルを起動します。
   2. 変数となる以下の項目を取得した後にExcelファイルを閉じる。
      1. 画像セット
      2. 送付先担当者名
      3. 送付先メールアドレス
   3. 取得した変数を用いてMicrosoft Office Outlookでメール本文を作成、送信します。
3. ループ処理完了後、Microsoft Office Outlookを終了します。
4. 未処理フォルダ内にあるすべてのExcelファイルを処理済みフォルダへ移動します。

フローの改善点

メール送信時に添付する素材の拡張子が一種類に限定されている
メールの添付ファイル設定において拡張子をテキストで指定しているため、複数の拡張子を送付する際の対応が出来ていません。

未処理フォルダから処理済みフォルダへの移動を一括で行っている
フォルダ移動の処理を一括で行っているため、エラー等でループ処理が停止した場合にExcelファイルの移行が出来ません。

今後の方針

エラーを考慮してExcelファイルのフォルダ移動を1ファイル毎にしたいと考えています。処理が完了したExcelファイルからフォルダ移動を行うようループ処理内に組込む方法で解決を目指します。

また、今回の挑戦で担当者が必要な業務にも効率化する余地がある事に気づくことが出来ましたので、再度身の回りの作業を見直してみようと思います。

閲覧ありがとうございました！