本記事は、2022年1月ごろに社内向けに作成した「業務効率化に関するプレゼンテーション」を、Qiita記事として再構成したものとなります。
私自身もまだまだ勉強中ですが、何かの手助けになれば幸いです...！
1. はじめに
本記事には、比較的基礎的な内容が含まれています。
そのため、「そんなこと分かってるよ！」といった内容もあるかと思います。
その際はさらっと読み飛ばして頂きつつ、業務効率化のエッセンスを再認識していただけると大変嬉しく思います！
2. この記事のまとめ
本記事では「業務効率化や作業の時短に必要なエッセンス」を述べています。
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業務効率化の第一歩
- 「業務効率化に取り組むハードルを下げる」
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「作業」の効率化
- ひと手間を惜しむ
- ショートカットを知る
- 新しいツールを取り入れる
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「アクセス」の効率化
- エクスプローラーを使いこなす
- ブックマークバーの活用
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「コミュニケーション」の効率化
- “明確”な文章作り
- Closed Questionを心掛ける
- 空中戦をしない
- 情報の距離感を考える
3. 業務効率化の第一歩
普段の業務を効率化をするためには、「ソフトウェアのショートカットをたくさん覚える」や「何度もこなす作業を自動化する」といったアプローチがパッと思いつく部分かと思います。
こういったアプローチももちろん大事ですが、まず「業務効率化の意識を持つ」ことが重要であり、具体的には下記のような意識を持つことからスタートすべきと、私は考えています。
業務効率化に取り組むハードルを下げる！
具体的には、下記のような意識を持つことが重要です。
- 「めんどくさい」を「まあいいや」で片づけない
- 「こんなことも自動で出来るんだ！」の気づき・経験を増やす
この意識さえ持っておけば、おのずと「ショートカットの習得」や「自動化の推進」にどんどんと進んでいくことができます！
4. 業務効率化のポイント
業務効率化のポイントは、下記の3つに大別できます。
- 作業の効率化
- アクセスの効率化
- コミュニケーションの効率化
4.1. 作業の効率化
ツールや機能をフル活用し、細かいところから時短していく！
ひと手間を惜しむ
- 1クリックや1回のコピー&ペーストから「時間を惜しむ」意識を持つ
- 具体的には、「シングルクリックでファイルを開く」ように設定を変更する
ショートカットを知る
- よく使う機能はおおよそショートカットが存在するので「これ、ショートカットないのかな？」の意識を持つ。
- めんどくさがらずにショートカットを調べに行く姿勢が大事
新しいツールを取り入れる
- 最新のツールをどんどん取り入れてみる
- 分かりやすい例は「メモ帳ではなくVisual Studio Codeを使ってみる」など
- 人間は慣れる生き物なので、恐れずに切り替えていく気持ちを持つ
4.2. アクセスの効率化
アクセスしたい情報の「検索時間」および「アクセス時間」を削減する！
エクスプローラーを使いこなす
- Windowsの「クイックアクセス」を活用する
- よく使うフォルダや、タスクごとに作成したフォルダを登録しておき、使いたいファイルや情報へのアクセス時間を短縮する
ブックマークバーの活用
- ブラウザの「ブックマークバー」を活用する
- 業務においてよく使う「製品マニュアル」や「リファレンスページ」をブックマークバーへ入れておく。
- 「フォルダ分け」や「中クリックで新しいタブで開く機能」が便利
💡 ブックマークバーでフォルダを中クリックすると、フォルダ内のページを一式「新しいタブ」で開くことができます。
4.3. コミュニケーションの効率化
ディスコミュニケーションによるタイムロスを削減する！
“明確”な文章作り
- 誤解や伝達ミスによる作業負荷を軽減するため、明確に伝わる文章を作る
- 誤字・脱字を極力なくす
- 単語や言葉遣いは正確に（明確な単語選び、代名詞を使わないetc…）
💡 プロジェクト内での単語集を作成したうえで、メンバーに周知するのも有効です！
Closed Questionを心掛ける
- 「はい」or「いいえ」で相手が返答できるように、質問の仕方を工夫する
- 質問相手から誤解のない回答を引き出す
- 質問相手の作業時間を短くする
空中戦をしない
- 議論や相談は空中戦（口頭ベースの議論）を避け、文章ベースで実施する
- あらかじめテキストや文章でまとめ、相手に持ちこむ
情報の距離感を考える
- 情報同士の距離感を考え、最短距離の文章を組み立てる
- 飛躍した論理・回りくどい言い方を避け、1段ずつ掘り下げていく
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太矢印 ：理想的な文章構築ルート
点線矢印：適切でない文章構築ルート
5. おわりに
業務効率化のポイントは以上となります。
最後に関連書籍を載せておきますので、お時間がよろしければぜひ、そちらにも触れてみてください。
ここまで閲覧いただき、ありがとうございました！
5.1. 関連書籍など
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リーダブルコード（O’Reilly Japan）
- 理解しやすいコードを書くのも、時短のひとつ。
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エンジニアのための時間管理術（O’Reilly Japan）
- タスクに対する時間管理や、テスト自動化の必要性について触れられています。
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分かりやすい「説明」の技術（ブルーバックス）
- 分かりやすい「口頭説明」もディスコミュニケーションによるタイムロス削減に必要な要素。比喩やたとえ話の効果的な使い方、MECEなどの記載あり。
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単純作業は創意工夫の小宇宙（note）
- 「単純作業にこそ、時短の余地がたくさん！」といった概念に触れている記事。
5.2. 記事投稿の（私的な）背景
近頃は開発チームが健全な状態ではなく、私自身も良くない習慣に毒されてきてしまっている節があります。
そのため、過去に作成した社内向けプレゼンの要点をQiita記事として再構成することで自身を正しつつ、細かいエッセンスをささやかながら発信できればと考え、投稿してみた次第です。
私自身まだまだ未熟なので、勉強していかないとですね...！