文献

プロジェクト進行の技術が身につく本

概要

プロジェクトのゴールはあるが、どこから手をつけていいか、わからない。
任されたプロジェクトをどのように進めたらいいか、わからない。
巻き込まれて入ったプロジェクトが思ったように進めない。
いつまで経ってもプロジェクトをうまく進められない。

などの悩みを持った人に対して、なぜそのような状態になるのか、
どうプロジェクトを進行していけば良いかのポイントと、
ポイントを押さえて進行していく手段のとして「プ譜」という帳票を使って進めていくことを提案されています。

なんだかうまくいかないときはみんな経験があると思いますが、
なぜそのような状態になるのか言語化されていて納得できました。
「プ譜」を使うのは手段の話ではありますが、
プロジェクト指向は「技術」である、と言われているようにポイントを押さえて進行していくことが重要だという点は勉強になりました。

大事なこと

ここからは僕の重要だと感じた点を抜粋して残していきます。網羅的ではありません。人によっては当たり前なことも含みます。

プロジェクト序盤

自分によって未知なるものは何か？
「既知の既知」：自分が知っていることを知っている
「既知の未知」：自分が知らないことを知っている
「未知の未知」：自分がしらないことすら知らない

プロジェクトの序盤では、「未知の未知」を意識して、
都合よく考えているもの、無意識に自分本意の筋書きになっていないか、確認する必要があります。

プロジェクト中盤

言葉の認識を合わせる
プロジェクトを実行する人同士がその言葉について互いに同じイメージを共有していて、意味合いが一致していることが大切である。
そのためには、「必ずどこかに誤解があるはずだ」と考えてコミュニケーションをとることが大事です。
言葉のすり合わせは面倒ですが、後に生じるより大きな面倒を省ける、というのは納得しました。

プロジェクト終盤

プロジェクトにおける成功とは、「理想と現実の間を往復することで、本当にやりたかったことは何かを発見し、その姿にたどり着くこと」
「本当に得たい価値とは、一体なんなのだろうか？」を問い続けること。
プロジェクトの進行に長けた人は、例外なく「更新」のためのアイデアを発想したり、それを関係者同士に伝えたりするコミュニケーションを得意としている。

落とし穴

スケジュールは常に「絶対」とは限らない

QCDを意識して、いま自分達が優先すべきことを明確にすることで、「何をやらないか」を関係者の間で合意する必要がある。
優先順位を関係者同士で合意することができると、プロジェクトの成功確率が高まる。

キックオフでおさえておくこと

これからどのような手順で仕事を進める予定かを確認する
それぞれの参加者が自分の役割を明確に認識する
想定外のことが発生した場合の対処法の認識を合わせておく
→ キックオフミーティングは、必ず発生する想定外の事態への想像を促す絶好の場とする。

定例会議のアジェンダ

計画と現実のギャップがどこにあるのかを明確にする
課題をあぶり出し優先順位を決める
次のアクションを決める

管理は少ない方が良い

いろんなツールが世に溢れているが、使い方を学んで運用方法についてメンバー同士意識合わせ、目線合わせが必要になる。
ツールを導入するだけでは、うまく活用できないことがある。

プロジェクトの炎上とは

炎上している状態が、以下のように定義されています。

事前に取り決めていた納期やコストでプロジェクトが実現できる見通しが失われた
新たに取り決めを交わしたいが、互いの不信や利害関係のため、合意形成できない
結果、とりあえずやらねばならない作業が次々と発生し、止めることができず、終わらせることもできない

そうならないために、以下の心構えが大切です。当たり前ですが、出来てないんですよね。
・認識を正確にする
・作業を正確にする
・意志伝達を正確にする

プ譜

プロジェクトを進行するために必要な情報を記載するフォーマットであるプ譜では、以下の5つを記載していく。

獲得目標：プロジェクトの目標・ミッション
勝利条件：獲得目標がどうなったら成功といえるか？という判断基準・評価指標となる条件
中間目的：勝利条件を達成するための「あるべき状態」
施作：中間目的を実現するための具体的な行動

どんなプロジェクトでもこれらは計画書など作って検討されているのではないでしょうか？
それぞれがどういうつながりか表現できるという点ではこのプ譜が優れている点かと思いました。

注意点
・獲得目標は一つ、勝利条件は複数ありえる
・勝利条件を明確にすることで、やらないことを決める。
・中間目的は「あるべき状態」なので、施作になっていないこと
・「あるべき状態」は定性的に表現し、測定可能なら定量的な表現を加える
・中間目的同士の辻褄を合わせること
・複数の中間目的につながる施作は重要度が高い
・施作の優先順位をつけて、誰が、なのをやるかを明確にする
・廟算（びょうさん）八要素から書き始めない（思い込んでいる限界を越える）

僕の事例と、まとめ

いきなり完璧なプ譜を書けるわけありません。
過去のプロジェクトを例に記載の練習をしてみると効果的であると記載があったので
ぼくも試しに描いてみました。

仕事ではなく、学生時代に熱中していた陸上競技について、考えていたことを簡単にまとめてみました。
ぼくはどうなりたいかというと、
活躍してヒーローになるのが目標で、
そのために400mで戦って勝つことを勝利条件としていました。
そこに向かって中間目標を立てて、具体的な施作を考えていました。
バウンディングや、ハードルジャンプはどの中間目的にも繋がっているので優先度が高いので、
常に実施していました。

大学時代にこの施作を取り組みましたが、結局4位で表彰台に立つことはできませんでした。
なので、思い切って勝利条件を400mではなく、400mHに変更しました。
（そのほうが活躍し、ヒーローになれる可能性が高いと思ったため）
（それでもダメだったんですがね）

今思えばそこで中間目標を整理し、具体的な施作の優先順位を決めて取り組んでいれば
さらに良い結果になっていたかもしれないと思いました。

どんな活動であっても、それを一つのプロジェクトとして考えると、
考え方は同じなので、仕事でもプライベートでも活かしていこうと思います。