毎月の売上予算の立案をChatGPTさんにやってもらったら電卓不要になった。

最近流行りのChatGPTと友達になりたい。

みなさんこんにちは。小売業に勤務するダイエットが趣味の人です。
小売業はGW・お盆・年末年始大忙し💦
忙しくて猫様の力を借りたいけど借りられない。でも仕事はどんどん降ってくる！
そんな時に頼ったのが ChatGPT。未経験業務でも簡単に使うことができ、時間短縮して業務が終わりました。

ChatGPT（チャットGPT）とは、ユーザーが入力した質問に対して、まるで人間のように自然な対話形式でAIが答えるチャットサービスです。2022年11月に公開されてから、回答精度の高さが話題となり、利用者が増加しています。イーロン・マスク氏をはじめとした実業家達が出資している人工知能の研究開発機関「OpenAI」により開発されました。

インストールはこちらから

ChatGPTを使って2つの事に挑戦。

• 売上予算の立案

• 勤務シフト作成

使用ツール

• ChatGPT
• Microsoft Excel

未経験者による売上予算の立案

未経験の部署に配属され2週間。業務に追われていたら本社から一通のメール💌

「来月の予算を組んでください。提出締め切りは8/15まで。」
お恥ずかしいのですが、私は勤務して20年たちますが入社以来ずっと後方業務をしており予算を組んだことがありません。
小売業に勤めている人なら予算立案くらいできるでしょ、って思うでしょう？
私からしたら180度開脚くらい簡単にできるでしょ？と言っているようなものです。（私はできます）

メールに添付されている資料と電卓を用意し、あーでもない、こーでもない、と電卓ポチポチ。
与えられた予算を30日で割って・・この日は忙しくなるだろうから1.5倍にして・・・
もしかしたらこの日に追加のセールスが入るかもしれない。
色々な事が頭に浮かびますが、どうやって結論を出せばいいのか悩み、時間だけが過ぎていきます。

時間がない！！お盆忙しくなる前に提出したい！と焦ります。

ChatGPTよ、今こそ立ち上がれ✊PART１

知識も時間もない、そんな時にはChatGPTの出番です。
質問してみましょう。

少し考えている時間はあるもののほんの数秒で返事をくれます。
予算立案するときの考え方を丁寧に説明してくれました。こうやって組むのか。ふむふむ。
しかし、私の質問が曖昧なため売上の高い日を2倍にされてしまったので再度質問をしてみます。
さらにエクセルシートに計算式を入れほしいと頼みます。

すごい！！一瞬で計算式まで考えてくれました。
言われた通りにMicrosoft Excelにコピペすると

おやおや？
求めていたものと違います。
9/3～9/8が・・・になっていたり縦線は一体何でしょう？
そこで何度も質問を繰り返すと、こちらの求めている事を把握してくれました。

言われた通りにMicrosoft Excelにコピペすると

完成　（画像は来月からも使えるように入力箇所を黄色で色付けしました。）
ここまでやってくれたら毎月の売上予算の立案のたたき台になりそうです。
あとはこちらで天気や昨年のデータを見ながら微調整したらよさそうです。

毎月の従業員の勤務シフト作成

どんな会社でも必ずあるシフト作成。
当社では部署によっては自動でシフト作成をしてくれるツールがありますが、
私のチームのように人数が少ないチームは手作業で作成します。
部署がかわった為メンバーが変わると個人別勤務要件を覚えるまでが一苦労。

勤務要件はこんな感じです。

Aさん　　月84時間勤務。月水金は9時～14時までの勤務だが、火木土は13時～17時までの勤務。
Bさん　　月120時間勤務。9時～15時までの勤務、土日どちらか休み、休憩いらない。
Cさん　　月84時間勤務。9時～14時か10時～15時の勤務。毎週土曜日は休み。
Dさん　　月159時間勤務。8時～17時までの勤務。休憩1時間。
Eさん　　月80時間勤務。8時～17時の間で4時間～5時間勤務。休憩不要。有給毎月2回取得。

10名分の勤務要件と時間帯別必要人時を考えながら作りますが、とにかく今の私には時間がない！！
予算立案のヒントもくれたChatGPTに質問したら何か生まれるかもしれないと期待

ChatGPTよ、今こそ立ち上がれ✊PART2　

上記の予算立案の際に学んだこと。

• 詳細に質問しないと求めている回答が返ってこない。
• おおよその数字だと勝手に数字を作られてしまう。
• 何度も質問するとだんだん近づいてくる時もあれば全然離れてしまう時もある。

まとめると
こちらの質問の仕方で回答が変わる！！

ということで、10名の勤務要件と時間帯別必要人時を詳細に書いてみました。

それに対する回答がこちら

日付と時間帯別必要人時は確保されているが、月の労働時間が守られているか把握しにくい。
質問を変えてみます。

するとこんな回答が

要件の通り作ってくれているけど、9/1は5名出勤していればいい所、10名出勤している事に・・。
その後も質問を変えて試してみたけど思うようなものは作れませんでした。

ChatGPTと友達になるために覚えておくこと

質問は具体的で明確な質問をする

• 回答を求める対象や関連する背景情報
• 特定の要素やデータ

質問の仕方を変えるだけでほしい情報をくれたりくれなかったり
繰り返し質問すると近づいたり遠のいたり

質問の仕方

• 設定（どのような立場なのか）
  例えば「あなたはスーパーの店長です」

• 質問内容（依頼内容を具体的に）
  例えば「2023年9月度の予算850（千円）を1日ごとに振り分けて」

• 条件(もらった答えに対してさらに質問)
  例えば「得意日は〇日と〇日です。得意日は1.5倍の予算にしたい」「Microsoft Excel
  に貼り付けたいから計算式を作って」

すべてが正しいとは限らない

• 単にデータから最適な情報や単語を選択しているだけであり、真実に基づいた答えとは限らない。
• ChatGPTから返ってきた答えが正しいかどうかは自己責任で確認する必要がある。

時には真実に基づかない答えを返すことがある
返される答えが正しいのか別のツールからの情報を確認することが重要

今後に向けて

今回はChatGPTを使って売上予算の立案ができ、まずまずの結果がでたのでうれしかったです。
もっと時間がかかると思っていたのに、短時間で出来てしまったので、さらなる改善を求めて毎月実施している業務課題の勤務シフト作成にも ChatGPTを使ってみました。
が、「どのように質問したら欲しい答えをくれるのか」悩んでしまい、余計に時間がかかりそうだったのであきらめました。
シフト全てを作成してもらうのでなく、シフト作成時に使うMicrosoft Excelの関数を教えてもらえば今までより時間短縮で作成できる気がします。
次回のシフト作成にチャレンジしてみます。

※ちなみに
ChatGPTで予算立案をしたことを同僚に話すと興味津々で聞いてくれ、早速インストールする！と言ってました。

参考にさせてもらったのはこちらです。