はじめに
当記事はこちらのOffice 365 アドベントカレンダーに参加しています。Office 365 Advent Calendar 2020 - Adventar
Microsoft 365には、利用者自身が、Teamsの会議の利用状況や組織内外のユーザーとのコミュニケーション等を可視化して、週一でメールしてくれたり、アドバイスしてくれたりするMyAnalytics | 生産性向上に役立つ自己分析ツール提供されています。ライセンスレベルによってアドバイスの深さが違うところもありますが、基本は全ユーザー使えます。尚、こちらに表示される内容は、利用者自身しか見ることができません。
それとは別に、Microsoft 365 管理者が「Microsoft 生産性スコア」という組織全体の活動状況の概要を可視化してくれる機能が管理センター/レポートにあります。今回はこの2つのツールにフォーカスします。
尚、他にもチーム毎の状況を可視化する「Workplace Analytics」がありますが、こちらは個別ライセンスであり今回は対象外です。
MyAnalytics
MyとAnalyticsの間に半角スペースはなしです。すべてのアプリ | Microsoft Officeポータルにある
から呼び出せます。
直接のURLは、https://myanalytics.microsoft.com ですね。
こちらが起動画面です。4つのパートと下部の生産性の分析に分かれています。
また詳細画面にジャンプもできます。
はじめての～シリーズのYouTube
YouTubeで6分でわかる紹介動画がありますはじめての MyAnalytics | 日本マイクロソフト - YouTube。2019年1月のもので、画面も今のバージョンとだいぶ違いますが、概要を知るにはわかりやすいです。
フォーカス
Teams会議等予定を入れられにくくするように、フォーカスされた時間をがばっと取ろうぜとレコメンドしてくれたり、先週の実績を振り返ってくれたりします。フォーカス時間がおさえられると、その時間はTeamsのプレゼンスも「連絡不可」にしてくれます。
ウェルビーイング
休暇ちゃんと取れてますか？
ネットワーク
社内や社外で誰とどれぐらいコラボしたかがわかります。そもそも想定しているどおりになっているか。
この画面一番好きです。
コラボレーション
会議中にメールやチャットしていないかw、出席者多数の会議にでている？等わかります。
提案はこちら
そのほか何通メールした等のデータもあります。
生産性の分析情報とレコメンド
下部のところにあります。提案も参考程度に。
生産性スコア
M365管理センターのレポートから Microsoft 365 管理センター - Home アクセスします。
こちらがトップ画面の上部です。自組織と近い組織のベンチマークと比較をグラフ等で出してくれます。
画面下部には、
技術エクスペリエンスや特別レポートというパートがあり、
- エンドポイント分析
- ネットワーク接続
- Microsoft 365アプリの正常性
があります。
上部のユーザーエクスペリエンスコーナーは、各コーナーに詳細画面もついておりますが、概要のみクローズアップして紹介します。
通信
- 組織内のユーザーが情報を見つけて共有する方法を理解できるように、ユーザーがメール、チャット、コミュニティの投稿を使用してコミュニケーションする頻度を測定
- リアルタイムのコミュニケーション ツールを使用すると、場所に関係なく、より統一された組織が構築され、従業員の士気が高まるという調査あり
会議
- 人々がオンライン会議ツールを効果的に使用すると、会議の質が向上し、週に最大 104 分節約できる
- 会議のスコアを決定するために、ビデオ、画面共有、アプリとファイルの共有など、会議のベスト プラクティスの使用を測定します。
- 常にベスト プラクティスを追加
コンテンツの共同作業
- オンラインで作成、読み取り、共同作業 (編集および共有) するユーザー数を測定
- オンライン ファイルを使用して共同作業を行うと、1 人あたり 1 週間で平均 100 分 (約 2 時間) 節約できる。
チームワーク
- 調査によると、ユーザーが情報を共有し、共有ワークスペースで共同作業を行うと、週に最大 4 時間節約できる。
- チームワーク スコアを決定するために、メンバーがこれらの共有ワークスペース (Microsoft Teams や Microsoft 365 グループなど) 内でどのように通信および共同作業するか、および通信がどの程度定期的であるかを測定
モビリティ
- ファイルにアクセスしたり、Outlook と Teams を使用したりしているユーザーの数をすべてのプラットフォームにわたって測定
- 営業職、部長、コンサルタントなどは、生産性を高めるためにオフィスを離れて仕事をすることを評価する模様
右部
各詳細項目の評価のトータルですかね。
おわりに
11月に生産性スコアが「データ出しすぎで職場監視では」という批判がクローズアップされたようですね。現在の画面等は、その批判を受けて一部概要化されています。
一般業務でも開発等何事も、よく個人や組織内で「無駄を無くそう、効率的にするには...」云々のことに時間をかけすぎて議論する、悩むより、こういったデータをさっと眺めて、改善すべきことをささっとキャッチアップできるのがいいかな、と考えています。MyAnalyticsや生産性スコアは追加コストや手間をかけずここまで見える化できるのはいいなぁと思います。