少数チームの業務効率化に取り組んでる話

概要

この記事はサーバの知識なんてこれぽっちもなかった自分が、下記を用いてチームの業務効率化に取り組んだ記録です。

• カンバンツール(Wekan)
• チャットツール(Rocket.Chat)
• Wiki(Growi)

1つの記事にはまとめきれないため、3回に分けて投稿しようと思います。
本日は第一弾ということで、経緯とカンバンツール導入までについてお話しようと思います。

経緯

なぜ自分が業務効率化に取り組もうと思ったのか?

1. プロジェクトが全てExcelで管理されていたから。
2. 連絡が全てメールでやり取りされていたから。
3. ノウハウが全てWordやテキストで書かれており、ファイルサーバで管理されていたから。

ただし、"セキュリティ上の問題"と言う理由でクラウドサービスは全てNG。
オンプレミスでなんとかするしかありませんでした。
先述した通り、私はサーバの知識なんてこれっぽっちも持っていませんでした。
それでもどうにかしたかったんや…！

業務効率化の取り組み その1 カンバンツールの導入

私の職場ではバグ管理ツールが使われています。

• バグをIDで管理。
• 複数のプロジェクトを登録可能。
• CSVやXML形式で指定プロジェクトのバグ一覧をエクスポートできる。

多分どこでも使われている一般的なバグ管理ツールかなと思います。

Excel管理のバカバカしさ

Excelで管理していた時は、下記のような流れでした。

1. バグが登録される。
2. バグ管理ツールから一覧をエクスポートする。
3. 自分たちのチームに割り当てられたカテゴリーでフィルタリングする。
4. 担当を割り振る。
5. 進捗状況などは自分でExcelに入力する。
6. 完了したら自分でバグ管理ツールのステータスとExcelを更新する。

…無駄多くないですか？
Excel管理はほんとにだめですね。

進捗状況を記入するにも、完了したことも全てExcelに記入する。
↓
でも重くてExcelが開かない。
↓
後回しにして記入を忘れる。
↓
結局ロクな管理ができない。

断言できます。間違いなくこうなります。
忙しい職場なら尚更です。ファイルを開くことに時間をかけるなんてバカバカしい！と思います。

カンバンツールの導入

「バグの進捗管理もカンバンで行えば、簡単に進捗管理ができるのは？」
という思いつきでカンバンツールの導入を決意。

元々、Trelloというカンバンツールの存在は知っていましたが、前述の理由でTrelloは使えません。
調べていくうちにTrelloクローンなるワードを見つけ、その後何やかんやあってWekanに辿り着きました。

壁にぶち当たる

次のような壁にぶち当たりました。

• Wekanとバグ管理ツールの連携方法がない
• 他に連携できるカンバンもない。
• バグ管理ツールも自前のカンバン機能を持ち合わせていない。

じゃあ、どうしたか。
バグ管理ツールとカンバンツールのインターフェースとなるプログラムを作成しました。

ちょうどその頃、日本は緊急事態宣言が発令される直前。
発令後に２ヶ月自宅待機を命じられた私はその間に自宅でインターフェースとなるプログラムを作成したのでした。

効果

1. 取り組まなければならないタスクの量が一目瞭然になった。
   締め日までの日数に対して、残件が多いのか少ないのか。これだけでも危機感が大きく変わります。

2. 担当が明確になった。
   自分のタスクはもちろん把握していますが、他人がどのタスクに関わっているのが丸わかりになりました。

第一弾は以上になります。
第二弾はチャットツール導入編を予定しています。
それでは。