はじめに
プロジェクトや工数をExcelで管理していませんか？
普段慣れ親しんでいるExcelだから運用に手間がかからず便利ですよね。
しかし、気付いたら複雑な管理体制になってしまった、長期運用への不安がひしひしと感じているが辞められない...など、お悩みもあるのではないでしょうか。
今回はそんな不安を解決しながらExcelライクに使えるTimeTrackerNX
についてご紹介いたします！
まずはExcelのメリット、デメリットについて見てみましょう
Excel管理のメリット、デメリットについて
メリット
・導入コストが最小限
すでにExcelを利用している会社であれば追加コストはかかりません
・なじみのあるツールで抵抗感が少ない
メンバーが操作に慣れているケースも多いため
・関数を使える
適宜マクロやVBAを利用し業務の自動化も可能
デメリット
・複数人による同時編集が難しい
データ整合性のため同時編集ができず作業が進まないなど
・ヒューマンエラーの可能性
手作業なため抜けや漏れのリスク、ファイル破損や消失のリスクあり
・リアルタイムでの共有が難しい
「今」伝えたい進捗状況をリアルタイムに報告/共有できないなど
・手間がかかる
データ保持のため定期的なバックアップが必須であったり、
集計も手作業なことからさくっと管理するのは難しい
・メンバーの負荷状況が分からない
あの人は今、何をしているの？状態になりがち
ざっとメリット、デメリットを並べて見ましたがいかがでしょうか？
導入が容易なExcel、しかし、デメリットをよく見ると長期的な運用は
難しいのではないでしょうか。
ここで、TimeTrackerNXの機能と見比べてみましょう
以下、ポイントをまとめてみました
その1：Excelとの連携が可能
Excel運用で慣れている方にこそ使っていただきたいと思いました。
TimeTrackerNXにはExcel連携機能があるため、既に運用している
WBSや帳票を反映させることができます。
また、TimeTrackerNXのWBSをExcelに出力することも可能なので、
双方向に連携させることもできちゃいます。
参考：https://docs.timetracker.jp/help/docs/excel-addin/overview
できる機能一覧です
参考：https://www.timetracker.jp/feature-list/
そのため、Excelでも管理したい！今までのやり方を捨てたくない！
という方でも運用可能なんです。
その2：TimeTrackerNXの使い勝手
基本操作がドラッグアンドドロップで完結
複雑な操作説明が不要、シンプルに工数の入力ができます。
↑実際に操作してみました！動きが軽快すぎる。
ショートカットキーが使えるのでコピペが可能でした
ここまででExcelのデメリットをカバーできたと感じる点
-
複数人による同時編集が難しい
TimeTrackerNXは同時編集が可能です -
ヒューマンエラーの可能性
自動で保存してくれているので、保存忘れがなく
うっかりデータの削除の心配もなさそうです
どんどん比べていくぞ～
-
リアルタイムでの共有が難しい
というExcelの悩みをカバーしてくれる機能もありました。
ガントチャートと呼ばれる機能があり、一目でタスクの遅れを
確認することができるそうです。
↑実際の画面ではこのように確認できます。
赤い棒は遅れを表しており、何が遅れているのかすぐわかりますね。
TimeTrackerNXのサイトでは以下のように説明されていました。
現時点での遅れの有無は、イナズマ線で確認しましょう。縦に走る赤い線が過去方向に折れていれば、それが遅れのサインです。
一つ一つの数字を確認する必要はなく、ぱっと見ただけで遅れているタスクを検知できます。参照：https://www.timetracker.jp/feature/progress-tracking.html
Excelにもガントチャートを出力はできますが、圧倒的にこちらの方が
わかりやすいですね
そしてこの画面からも工数入力ができてしまう・・・
サンプル画面のためスカスカですが、マイタスクも確認できました。
遅れや進捗率がすぐ確認できます。
カチカチとセルを動かさなくていいのか・・もう・・・
十分、Excelを凌駕しているように見えます。
-
手間がかかる
データの保持や保守などは今回のスポンサーである
グローバル・アスピレーションズ様にお任せできそうです。
SaaSということもあり、DX推進
また、データの集計も分析から可能です。
Excelにも分析ツールなるものが存在しますが、この画面ひとつで完了、
操作も単純なのでこちらの方が便利です。
最後の紹介にはなりますが
-
メンバーの負荷状況が分からない
これに対する機能、すごいです
こちらも分析から確認できます。
赤い数字で表示されているものは負荷が高いと判断できます。
ここまではシンプルですね。
個人的にすごいと思った機能です。
このリソースプランナーと呼ばれる機能。
プロジェクト管理しながら同時進行で負荷状況が確認できます。
この人は高負荷なのか～だけで終わらせてくれないのがTimeTrackerNX。
タスクを別のユーザーに振り分けることができました。
Excelでやろうと考えるだけで骨が折れる作業です。
テンプレートやデータの破損
胃が痛む
おわりに
いかがでしょうか？
Excelに思いをはせながらこちらの記事を書きあげましたが、
手間がかからない。この一言につきます。
何度、テンプレートをぶち壊し重くなった挙句データをぶち壊してきたか。
思い出すだけで涙です
Excel管理を始めたばかりの方、私のようにデータの破損に怯えながら
運用している方、Excelとズブズブにある方・・・
今は成り立っているかもしれませんが、この先を見据えるとやはり不安が大きい。
いつか訪れるリスクだからと後回しにせず、今から対策をしていくのも悪くないと思います。
今回、こちらの企画の主催であるグローバル・アスピレーションズ株式会社
さまへご相談してみてはいかがでしょうか
もっと便利なアプリケーションになっていくと思います。
気になった方はぜひ！