さっそくですが、普段脆弱性診断の作業をしていく際に感じた、下記の課題を解決するために試したことを書いていきます。
- 業務上の疑問があったときに、マニュアルではなく「○○さんに聞けばわかる」となることがある
- ごくたまに対応する案件で、固有の疑問が発生する
どうしてこれが課題になるのか
業務上の疑問があったときに、マニュアルではなく「○○さんに聞けばわかる」となることがある
「○○さんに聞けばわかる」という状態は、その○○さんがいない場合に対応ができなかったり、対応できても解決までに時間がかかってしまうことになるため、あまり良くない状態と考えています。
ごくたまに対応する案件で、固有の疑問が発生する
業務内容の都合上、数ヶ月や一年のスパンを空けて対応する案件があります。
日々たくさんの案件の対応でチャットのやり取りが積み上がっているので、一年前の案件のやり取りを探すには深い海を潜っていくかのような気持ちになります。
結果
タイトルでネタバレしていますが、これから書くやり方は今の私がいるチームの状況ではそれほど必要ではありませんでした…！
すでに、困ったことがあればいつでもお互いに聞ける状態であることと、一度聞いたメンバーは他のメンバーへも積極的に共有してくれるため、属人化は回避できています。
ごくたまに対応する案件についても、案件ごとの情報を作業中からまとめるようにして、必要になればそれを確認するだけで大丈夫な状態にしています。
チャットについても、案件ごとに分けているため、調べるのもそんなにめんどくさくないようになっています。
そもそも上の課題は、すでに対策できていたという…！（ありがたい）
課題設定をミスっているので、いまさら書く必要があるかどうかあやしいですが、このやり方がフィットする場合もあるかなと思うのでやったことを書いておきます！
やったこと
まず、こんなスプレッドシートを作りました。
このメモの目的と、記載する方針には下記を設定しました。
目的
- 口伝で共有されている情報や問題解決の手順をテキストとして残す
- マニュアルに落とし込む必要のある情報はマニュアルへ反映していく
方針
- 内容が重複していてもOK
- どんな小さな疑問でもOK
記載する項目はあえて「いつ 何の 何が どうした？ そしてどうなった」と設定しています。
これは、普段の作業内容に照らし合わせて必要な内容だけを記載する狙いがあります。
フリーな文章で残すようにすると内容をまとめる時間がかかるし、読んで理解するときにも手間が必要になるため、楽をしました。
結果
まず自分ひとりで3ヶ月やってみたところ、業務で発生した疑問は100件ほどありました。
1日2～3件ほど疑問があり、それが何らかの方法で解決していっていたことになります。
また、作業マニュアルに落とし込んだ疑問は5件ほどでした。
雑感
このような形でメモを残しておくことで、日々の細かい疑問やつまづきやすいところを把握することが出来る効果はあるかなと考えています。
あと、集まったメモは簡易的なQ&Aとしてそのまま流用出来るかもしれません…！