はじめに
この記事は リンクアンドモチベーション Advent Calendar 2023 の21日目の記事です。
こんにちは。いくさきです。
社会人2年目はタスクマネジメントに悪戦苦闘していました。
なんとなくうまくいかない、間違った方法で進めている気がする、日々そう感じることが多かったので、ここで言語化しようと考えました。
1年間で経験した失敗と、そこから学んだタスクマネジメントにおいて大切なことを共有します。
失敗
失敗①：できると思い込んでいた
エンジニアとして配属され、1日分のタスクを任されることになりました。
そこで最初の壁にぶつかります。
タスクの概要は先輩から聞いた（はず）
タスクの進め方もわかっている（はず）
いつまでに終わらせれば良いかも明確（なはず）
なのに、タスク全然進まない！！！
なぜなのか。
その理由は明確です。
「口頭ベースでタスクの確認をしており、これくらいだったら、こんな感じでできるな〜」
というイメージだけを持ってタスクに臨んでおり、そのタスクの完了条件に自分と上司で乖離が発生していたからです。
（イメージ）
上司：タスク終わりそう？
自分：後1時間で終わりそうです！(心の声：これくらいの量だったら1時間くらいでできるかな)
〜1時間後〜
上司：タスク終わった？
自分：まだ終わっていないです！
上司：いつ終わるの？
自分：後1時間ほどかかりそうです！
〜さらに1時間後〜
上司：タスク終わった？
自分：まだかかりそうです、、
上司：え、いつまでに終わりそう？
自分：見積もりがずれてわからなくなってきました、、
上司：遅れる前に相談しようか、、、
失敗② 自分なりの解釈をもとに、一人で頑張ろうとした
社会人2年目になり、3日〜1週間分の見積もりが必要なタスクにあたるようになりました。
そこでも似たような壁にぶつかります。
蓋を開けてみると、タスク全然進んでなくね？？？
おかしい、、、
失敗の原因は、
- ゴールが不明確かつ、分解しきっていないまま進めていたこと
- 不明点が出てきた時に、自分でなんとか頑張って進捗を生んでから持っていこうとしていたこと
の2つでした。
(イメージ)
自分：このタスクは〇〇時までに終わらせます！
〜2時間後〜
自分：このタスクのこの部分わからないな、、（心の声：自分で調べて解決策を見つけてから相談にいこう）
〜さらに1時間後〜
上司：タスク終わった？
自分：まだ終わっていないです、、！
上司：あれ、でも今まで一回も相談に来てなくない？
自分：すみません、自分で調べてから相談しようとして時間がかかってしまいました
上司：どこまでが事実で、どこまでが解釈かを明確にしたら、すぐ相談しようか、、
学び 〜報連相はとにかく細かくしよう〜
ここまでの失敗を経て、自分と上司の間でタスクの全容や粒度、進め方の認識が合わないうちは特に 報連相を細かく実行すること が大切だと学びました。
報連相が大事なのは知っているけど、実際どう実行すればいいの？？ ってなる方もいると思います。（僕は実際にそのうちの一人でした）
以下では、報連相を細かく実行するための手段についてお伝えします。
報連相を細かく実行するために
手段① タスクを分解して、可視化する
全てのタスクを書き出し、一つ一つのタスクを細かく分解して、箇条書きにして進めることにしました。
改善されて良かったのは、以下の点です。
・全ての考えが可視化されたこと
・進捗が客観視できるようになったこと
・具体で行動ベースのアクションにつながったこと
結果、思い込みによるすり合わせ不足を解消できました。
Before
（頭の中）
タスク１は12時までに終わらせられるかな〜
次にタスク2を13時までに終わせたら、順調かな
タスク３、タスク４、タスク５は時間かかりそうだから、いつまでに終わるかわからないな〜
After
（Slackにて報告できる形で）
○月○日 10:00
【タスク4/21】
・(完了)タスク１
・（完了）タスク２イレギュラー対応
・（実行中）タスク３（一時返信済み、返信待ち）
・（未着手）タスク４（ペアプロ）
・（未着手）タスク５（〇〇ができない件、期日4/26）
手段② 事実と解釈を区別する
わからないことや不明点にぶつかったら、いくら自分で考えても前には進みません！
調べても、「わからないこと」がわからないという負のスパイラルに陥るだけです。
事実と解釈を明確に区別して、15分考えてわからなければ、報告するするようにしました。
Before
（上司への相談時）
自分：このタスクのこの部分について、▲▲だと思っていて、、おそらく〇〇だと考えているんですけど、、、
上司：・・・うーん。どこまでが事実として確認したこと？根拠は？
After
（上司への相談時）
自分：このエラーについてはこのコードを読んで確認しました。（事実）
その上で、〇〇だと解釈したんですけど、この認識で間違いないですか？（解釈）
ここで初めて、自分の方向性が合っているか間違っているのかが確認できます。
手段③ ゴールを明確にする
「いつまでに」
「どこまでの範囲を」
「どのようにして」
終わらせるのかを明確にするようにしました。
そのゴールは必ずレビュワーとすり合わせて、完了条件を握っておくことも併せて意識しています。
Before
（進捗報告時）
自分：進捗としては結構遅れています。
やるべきことは〇〇だと考えているので、多分明日には終わります。
上司：今持っているタスクの全量から見て、どれくらい進捗しているかを教えて（曖昧だなあ）
そのタスクの範囲とやるべきことは、誰かとすり合わせしてる？（本当にそう？）
具体的なアクションベースで、やるべきことどこまで見えてる？（不安だなあ）
After
（進捗報告時）
自分：進捗報告します。
全体のタスクから考えると、現在○％ほど進捗しており、（順調/遅延）です。
このタスクに関してはレビュワーの〇〇さんとすり合わせをおり、▲▲まで終えられた段階で完了とします。
期日は〇/〇としています。
見積もりとしては、〇〇時間かかると想定しており、方針と合わせて、すり合わせ済みです。
進捗にズレが出る前に報告します。
まとめ
うまくいっていない時は報連相をすることで、自分の過ちにより早く気づけますし、
うまくいっている時も報連相をすることで、安心してタスクを進めることができます。
とにかく細かく報連相をしましょう！！