このエントリーはエンジニア転職のLAPRAS とエンジニア採用のLAPRASを提供する、LAPRASアドベントカレンダーの9日目のエントリーです！法務の飯田（@iidasame）がお送りします。
本職が法務（たまに情シス）ということもあり、いつもはnoteで記事を書いているのですが、今年は郷にいれば郷に従えということQiitaでのアウトプットにチャレンジして行こうと思います！
背景
マーケチームで連日の記事の公開や投稿の進捗管理をするのに課題感があり、ちょうど使いやすい記事管理のツールが既製品では見つかりませんでした。
- スプシの案件管理表だと直感的にリリースのスケジュールがわかりづらい
- Googleカレンダーだと案件の進捗自体は管理できない
ないものは、作るしかないですよね。
ということで、やりたいことベースで何かいい感じの案件管理表が作れないか？というのを1年かけて試行錯誤した結果、社内の他のチームにも横展開されるようなお役立ちシートができました。
やりたかったこと（要件）
- 記事の進捗管理ができること
- タイトル・内容
- リリース日時
- 現在の進捗
- 担当者
- 記事別のターゲット・狙い
- SNSの発信のスケジュール管理ができること
- 同じ日に投稿がいくつあるのかがぱっと見でわかる
- カレンダー形式で、今日・今月・今週出す記事がわかること
- カレンダー形式で1ヶ月分をざっと直感的に見たい
- 細かい案件進捗に興味がないメンバーでも、直近のリリース予定だけが把握できるようにしたい
完成したもの
なお、記載されている情報は全てダミーです。
作り方
1. カレンダーのイメージを作る
- まずは各チームにヒアリングし、カレンダーに載せて欲しい情報を確認しました
- メール/記事/イベント/PRがそれぞれ見られるようにして欲しいということで、今の形になりました
- 先にイメージをすり合わせたことで、各タブにどういう情報が載ってくれば引用できるのかが逆算できたので良かった
2. 通常の案件管理表を作る
- 各チームが管理しやすいように、案件管理表を自由に作ってもらいました
必須でお願いしたこと
- 日付を入れる欄を作り、YYYY/MM/DDの形で記入してもらうこと
- 引用する際に、日付で引っ張って来れるように
- 同じシートの中でも別カテゴリのものがある場合、カテゴリ欄を作り【】の中にカテゴリを入れること
- 例えば、記事は出す媒体によって【NOTE】【HLAB】【CLAB】のように記載してもらいました
- これは、シートがむやみに増えていくと引用の条件分岐が大変なので、記事なら記事で1つのシートで管理するため
- タイトルは短めに入れてもらうこと
3. 案件管理表を引用してカレンダーを作る
1. 空のカレンダーを作る
カレンダーの日付と曜日は普通に毎月コピーして手入力しています。曜日ごとの色分けも手作業。表示は日付のみにしていますが、データはYYYY/MM/DDの形で持っています
2. 各シートからの引用を作る
あとは各シートから、該当の日付の情報でカテゴリ＋タイトルを各行に引用してきます。これで各行に、その日付に合致する情報が入ります。
メールの行には、メールのシートから、日付に合致するカテゴリとタイトルを取ってきてね
=IFERROR( TEXTJOIN("", TRUE, FILTER('メール'!$D$1:$E$784, 'メール'!$C$1:$C$784 = B4)), "なし" )
記事の行には、記事のシートから、日付に合致するカテゴリとタイトルを取ってきてねという感じです。他の2シートも同様。
=IFERROR( TEXTJOIN("", TRUE, FILTER('記事’!$D$1:$E$784, '記事'!$C$1:$C$784 = B4)), "なし" )
3. カレンダーに色をつける
条件付き書式で自動的に色をつけます。カテゴリの中【】の文字で識別しても良かったのですが、【その他】とかが重複して嫌になったので、行ごとに「何か書いてあったら色がつく」設定に留めました。
4.社内で「来月分を作るときは月毎コピーして下に足していく」ようお願いする
これにより、上下にスクロールさえすれば、次の月が見られるようになりました。また、日付の記入と祝日の色付けはアナログに手作業で変えてもらっています。
完成！！
各チームは自分たちの慣れた案件管理表を更新するだけで良く、他の部署とのリリース被り等が気になる際には、カレンダーを見て確認すれば全体感も分かるシートの出来上がりです。
振り返って
最初はgoogleカレンダーを頑張ってカスタマイズしようとしたり、GASを使おうとしていたのですが、案外メンバーが求めているものがシンプルだったので、簡単に実現できる内容は簡単に作るという方針でやってみました。
実際のシートには「このシートの使い方」という形で、この記事に書いたような仕様も記載してあるので、非エンジニアでもメンテナンスできる形に仕上がったんじゃないかなと思います。
初めてQiitaでアドカレ書いてみましたが、マークダウンだけ苦戦しました（笑）
この記事が誰かの参考になると幸いです。また、明日からもLAPRASアドベントカレンダーは続くので、ぜひご覧ください！