Microsoft Teamsでの分報(導入例)

分報を導入してみて、1っか月ほどたったので内容など、
投稿練習も兼ねてどうだったかを備忘録として記載する。(何かあれば更新予定)

目次

1. 背景
2. 内容
3. 導入してみてどうだったか
4. メリット
5. デメリット

1.背景

私の仕事場では、webアプリケーションの保守運用を行っており、
5人程度のメンバー1人1人が複数の案件を並行してうけもっている。
1つの業務は、数分～数時間で終わる業務がほとんどであり、1日に数多くの業務を行っている。
例えば、1日の間に午前中は仕様書を書いて、急遽、他案件の問い合わせ対応をして、
午後に2時間テスト行って、終わり次第他案件の見積もりを行う感じである。

新規に参画した方の業務の進捗が良くなく、業務に時間がかかりすぎている
というのが話に上がり、対策をとることとなった。
ヒアリングをしてみると、総じて相談がしづらいといのがあり、
相談の準備や確認相手の確認に時間がかかっていそうであった。

その方にも対策をしてもらっているが、そもそも相談しづらい部分は、
チーム全体で取り組んでいく必要があると考え分報というの導入してみることとした。
※Microsoft Teams（以下、Teams）のトークの使用状況は必要最低限の業務連絡で使う程度である

2.内容

分報には様々やり方はあるようだが、随時メンバーのなどにもヒアリングしながら運用方法を作成していった。

狙い

・Teamsを使い、話やすい（情報を発信しやすい）環境を作る
※もともとTeams を仕事場で使用していたため、Teamsを使った

運用方法

※「流す」＝報告を送信
・Teamsにて専用のトークを作成しメンバーが流す（参加者はメンバーと上長）
・フォーマットを使用
・流すタイミングは人ごとに変えている（原則、30分毎に1回or作業の開始時終了時）
・打ち合わせや時間のかかる作業を行う場合は、事前に連絡すれば間隔はのばしてOK
・1分弱で書く、記載に悩まない、記載に悩むなら記載に悩んでると書く
・運用方法は随時変更する

＝＝＝＝＝フォーマット＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
■＜作業内容＞
＜だいたいの進捗＞％：＜コメント＞
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

＝＝「＜だいたいの進捗＞％：＜コメント＞」部分の例＝＝＝＝＝＝＝＝
80%：これから2時間集中
70%：××わかるようになった
70%：△△、これ使える
30%：打ち合わせのため次は1時間後
10%：〇〇作業中、順調
20%：割り込み作業○○対応中
50%：●●苦戦中
50%：〇〇あまり進んでないです。。。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

3. 導入してみてどうだったか

1か月やってみて、分報を導入した価値はあったというのが私の感想です。
導入した狙いであったTeamsを使い、話やすい（情報を発信しやすい）環境を作るという部分は
少しづつでも根付いてきているというのもあるが、下記のようなこともあった

・上長が必要な時に分報を見ることでメンバーの状況が把握できる
・誰が何の作業をやっているのか見えるため、優先してやってほいいことを言える
・そもそも分報が出てない＝何か問題があるというアラート代わりになる
・分報を出すことにより自らの作業状況の確認となっている

4. メリット

3. 導入してみてどうだったかに書いたので割愛

5. デメリット

デメリットがあれば随時運用方法を変更しているため、現状はないが、
どうしても工数はかかるため下記デメリットがある。
・分報を流す時間がかかる（一日15分程度）