kintoneにてアプリの一部のフィールドを更新したい場合があるかと思います。
特にマスタ管理している際にマスタの一部の項目だけ変更したい場合やその更新において承認フローを導入したいことがあるかと思います。
本記事ではアプリが特定のステータスとなった(承認完了などになった)場合にレコード作成やレコード更新をできるプラグインを作成したので紹介いたします。

紹介するプラグインは下記となります。
ステータス条件付きデータ更新プラグイン

こんな場面ありませんか？

ワークフローの途中や完了時に別アプリへレコード作成をしたい。
　　→別部署へエスカレーションをしたい。
マスタアプリを更新する際にマ承認プロセスを導入したい。
　　→別アプリで承認したデータを自動でマスタへ反映したい。

課題

kintoneのワークフローにて多重でステータスを持ちたいことはありませんでしょうか？
例えば、作業管理アプリにて開発チームが作業進捗を管理する隣で調達チームが商品の手配などを実施する場面を想定してください。

kintoneでは1つのステータスしか持てませんのでステータスで開発チームと調達チームの作業進捗を管理することはできません。これの解決策としてプルダウンやラジオボタンを使って管理する場合があるでしょう。
しかし、せっかくならステータスや作業者が明確なワークフローにて実現したい！
そんな時は開発チームの作業用アプリの他に調達チーム用のアプリを作成して、関連テーブルなどでレコードを紐づけながら作業したりするかと思います。
ただ、開発チームが毎回調達チーム用のレコードを作ってあげなきゃいなかったりでカスタマイズしていないと面倒なことが多いと思います。

なので、特定のステータスになったら特定のアプリにレコード作成(更新)をするプラグインを作りました！

要件

作成したプラグインは以下要件を満たすことを目的としています。

特定のステータスになった時にそのレコードデータをもとにレコード作成やレコード更新ができること。
レコード作成やレコード更新はAPIトークンにて実施し、APIトークンは秘匿されること。

実装イメージ図

以下のような実装イメージを想定してプラグインを作成しています。

作業承認が出た段階で開発着手すると同時に調達チームへ調達用のレコードが作成される。

導入手順

kintoneへプラグインを導入してください。
更新先アプリにてプラグイン用のAPIトークンを発行してください。 ※権限は以下を参考
プロセス管理が設定されている更新元アプリにプラグインを導入してください。
プラグイン設定画面から発行したAPIトークンを設定してください。
プラグイン設定画面から対象ステータスと更新設定を入力してください。
保存して導入完了です。

ステータスがプラグインで設定した条件になった時に連携先のアプリへレコード作成やレコード更新が行われます。

最後に

今回のプラグインのような動作はアプリアクションやフィールドアクセス権限を使えば似たようなことが実装することができます。
ただ、アプリアクションでは作業者にひと手間かかってしまったり、フィールドアクセス権は設定が煩雑になり、パフォーマンスへの影響を及ぼしたります。
※アクセス権によるパフォーマンス影響はこちらのページが参考になるかと思います。

マスタ更新の頻度が高く管理者への負担が多い場合などにも「ステータス条件付きデータ更新プラグイン」が有用に働く場面がありますので、是非導入を検討してみてください。

他にもプラグイン公開していますので、興味があれば覗いてみてください。
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