はじめに
リモートワークが当たり前になった現在、対面でのやり取りが減る中で、円滑なコミュニケーションを取ることがますます重要になっています。
特にテキストベースでのやり取りが主流になると、意図が伝わりにくくなったり、認識のズレが発生しやすくなるものです。
本記事では、私がプロジェクトマネージャーとしてリモート環境で実践している、チャットツールやWeb会議を活用したコミュニケーション術をご紹介します。
チャットツールでのコミュニケーション術
1. 確認依頼にはリンクを添える
チャットツールで何かを確認してもらいたいとき、関連資料や画面のリンクを添付しています。
例：
- ✗「先日発生したバグのチケットを確認してください」
- ✓「先日発生したバグのチケットを確認してください」
このようにリンクを添付することで、依頼を受けた側がすぐに確認できるようになります。
また、確認対象に対する認識のズレを防ぐことにも繋がります。
2. 操作説明は具体的に記載する
特定の操作を説明するときは、画面名などの名称を具体的に伝えています。
例：
- ✗「ユーザーの削除がうまく動きません」
- ✓「「管理画面-ユーザー一覧」画面の「削除」ボタンを押してもユーザーが削除されません」
これは開発チームだけでなく、Biz側とのコミュニケーションでも同様です。
Biz側は顧客への説明で使用する名称を、開発側はソースコードや内部の名称を用いることが多く、用語が統一されていない場合があります。
そのため、画面に表示されている画面名やボタン名を明確に伝えることで、認識のズレを防ぐことができます。
3. 確認すべきポイントを明示する
資料を共有する際は、確認すべきポイントや見なくてよい箇所も一緒に伝えています。
例：
- ✗「〇〇にアップロードした資料を確認してください。」
- ✓「〇〇にアップロードした資料を確認してください。3ページ目の『課題一覧』は重要なので、特に確認しておいてほしいです。5ページ目以降は情報が古いので確認不要です。」
このように確認すべきポイントを明示することで、依頼を受けた側が効率よく作業に取り掛かることができ、不要な確認作業を省くことができます。
4. トーンを和らげる語尾を意識する
バグや課題を指摘するときは、怒っているように思われないよう語尾を工夫しています。
実践例：
- ✗「〇〇のプルリクでコンフリクトが発生しているので、修正してください。」
- ✓「〇〇のプルリクでコンフリクトが発生しているので、修正をお願いします！」
このような小さな言い回しの違いで、指摘を受ける側の心理的負担を軽減できます。
5. チャットで会話が噛み合わない場合はWeb会議を提案する
チャットだけでは詳細が伝わりにくい場合や、会話が堂々巡りしてしまう場合は、積極的にWeb会議を提案しています。
顔を合わせて話すことで、誤解や余計な時間の浪費を防げます。
Web会議でのコミュニケーション術
1. 画面共有で認識のズレを防ぐ
Web会議では、画面共有をしながら議論を進めています。
資料やUIの説明を口頭だけで行うと、認識がズレることが少なくありません。
画面を共有しながら説明することで、チーム全員の理解が一致し、議論をスムーズに進めることができます。
4. おわりに
これらは数十秒の工夫でできる簡単な方法ばかりなので、ぜひ皆さんのチームでも活用してみてください！
また、皆さんの現場での改善例も教えていただけると嬉しいです！