編集可能な共有リンク（Editable Shared Link：ESL）とは？
編集可能な共有リンクとは、共有リンクを送付するだけで対象のファイルを編集してもらうことが可能な機能になります。
今までのBoxの共有リンクは、対象ファイルを「表示のみ」、「表示およびダウンロード可能」の2つのみ選択が可能でした。
今回の新機能は3つ目の選択肢として「編集可能」が登場し、これを利用することで共有リンクから対象ファイルを編集することが可能になります。
共有リンク発行時の画面イメージは下記になります。
編集可能な共有リンクを利用するためには、Boxアカウントへのログインが必要になりますので注意してください。Boxアカウントにログインしていない場合は、「表示およびダウンロード可能」が利用可能です。
編集可能な共有リンクを受け取った人でBoxアカウントにログインしている人は、下記のような画面が表示されます。Box Edit、Office Onlineを利用してファイルの編集が可能です。
編集可能な共有リンクは何ができるの？
主な機能なファイルを編集ですが、下記の細かい機能も利用できるようになります。
- メタデータの表示/編集、カスタムメタデータの表示/作成
- コメントの表示/追加
- 注釈の作成
- 自分が作成した注釈の削除
- 推奨アプリ
- アクティビティストリーム
- @メンション（ファイルの所有者、フォルダまたはファイルに対象ユーザーがコラボレーションされている場合）
編集可能な共有リンクは何が嬉しいの？
今までは1つのファイルだけを編集して欲しい場合、対象ファイルにコラボレーションを実施するか、フォルダを作成してそこに対象者をコラボレーションしていました。
このやり方でも問題はないのですが、下記のような課題がありました。
- 1つのファイルのコラボレーションばかりしていると、トップ画面に単品ファイルばかりが表示されてしまい、Boxの利用が長いユーザーほど使わないファイルがずっとトップ画面に表示されてしまう。
- 短期間で終了する場合でもフォルダを作成してコラボレーションするので、たくさんのコラボレーションフォルダができて、視認性が下がってしまう。そもそも、フォルダ作成して、コラボレーション招待をしてという作業が手間。
上記の課題を解決するために編集可能な共有リンクがリリースされました。
編集可能な共有リンクを利用すれば、下記のようになります。
- 編集してほしいファイルのみ共有リンクを相手から受け取れば良いので、トップ画面にファイルが乱立することがない。
- 短期間に資料を編集して欲しいだけであれば、たくさんのコラボレーションフォルダを作成することなく、編集可能な共有リンクだけ相手に送れば良い。
まとめ
ここでは詳細は記載できませんが、今後も編集可能な共有リンクには様々な機能がリリースされる予定です。
共有リンクというとてもシンプルな機能ですが、細かいところに手が届く機能に進化予定です。
お楽しみに！