はじめに

皆様こんにちは！
クリスマスまで早いもので残り10日。一段と寒くなりましたね
本日は、Box Japanに入社して6ヶ月目の私がBoxにどっぷり浸かった会社生活の中で、「便利！使いやすい！」と感じたBox機能を4つご紹介します。
これからBoxをご利用される初心者の方にも使いやすい機能ばかりですので、ぜひ最後までお読みいただけると嬉しいです！

共有リンク

最初に挙げさせていただいたのは、一番使っていると言っても過言ではない「共有リンク」。Box上にある特定のフォルダ、ファイルを共有するためのリンクのことで、ファイルを直接送るわけではなく、URLの形でコンテンツを相手に共有できることが特長です。
相手がBoxアカウントを持っていなくても共有できるので、社外の取引先やお客様に資料を安全に共有したいという場合に非常に便利な機能です。

実は、私はBoxに入社する前からPPAP対策で共有リンクを使っていました。共有リンクに出会う前は、共有したい資料を暗号化してメールに添付して、資料を修正したらまた再送して…という手間が発生していましたが、共有リンクはそんな手間は一切なし！
Box上で資料を修正しても共有リンクのURLが変更になることはないので、相手にURLを再周知する必要もありません。

共有リンクをより詳しく知りたい方はこちらをチェック！
・Box Support記事：Boxの共有方法とフォルダ構成の基本
・Box Japan公式YouTube：メールの添付ファイルから脱却！：Box活用動画メール添付ファイル編

バージョン管理

便利と感じた機能2つ目はバージョン管理です！
Boxでは、ファイルのバージョンも管理することができ、ファイル名にバージョン番号を付けるようなマニュアル管理は一切不要となります。
Boxのプレビュー画面左上にあるバージョン番号をクリックすると、画面右側でバージョン履歴が表示されるようになっており、過去のバージョンをプレビュー・ダウンロードできたり、過去のバージョンに戻せたり、ということができます。

Boxでは当たり前のように備わっているバージョン管理機能。この機能を知る前の私は、ファイルを更新するたびにファイル名末尾にバージョン番号を記入し、古いファイルを別フォルダに退避して管理したり、更新前後のファイルを見比べて内容の差異を確認したり…と地味に負荷がかかっていました。働き方がかなり変わったと実感できる機能の1つです。

アノテーション(注釈)

便利と感じた機能3つ目は、アノテーション(注釈) です！
Boxプレビュー画面上で、画像やテキストの一部を指定し、コメントを残すことができる機能です。チームメンバーに資料のレビューを依頼された時、自分で作成した資料に忘れないようにコメントを残しておきたい時に大活躍する機能です。Boxのプレビュー画面上に書き込んでいるだけで資料に直接書き込んでいるわけではないので、「修正後にコメント消し忘れた…」なんてことがないのも安心かつ便利に使える特長です。

私自身、この機能に出会う前はメールやチャットに該当の資料を添付して、指摘事項を箇条書きして、フィードバックしておりました。が、指摘漏れがある場合は再送したり、きちんとフィードバックが反映されているかメールやチャットの内容と突き合わせて確認しなければならなかったりとかなり時間がかかっていたなと思います…
アノテーション(注釈)を使えば、今まで時間をかけていた資料のレビュー作業がかなり短縮されます！
もし、皆さんの中でメールやチャットを使ってフィードバックされている方がいらっしゃれば、ぜひアノテーション機能を使ってみることをおすすめします。

Box Notes

続いて４つ目にご紹介するのは、Box Notes。
皆さまの中でも既にお使いの方、多いかもしれません。私自身も仕事中必ず開いている、かなり重宝している機能です。
PCのメモ帳やWordのような使い方ができるドキュメント作成機能で、Box上で作成でき、Box上に自動保存されます。誰でも簡単に見出しや吹き出しなどを挿入して情報を整理することができ、何より複数メンバーとの共同編集が可能なことも本機能の特徴となります。

Box Notesを使う前は、それこそPCのメモ帳やWordを愛用していたのですが、Box Notesを使い始めて便利！と思ったのは何といっても「自動保存」でき、「スムーズに共同編集」できること。会議をする際に、Box Notesがあれば複数人で同時に意見や決まったことを書き込むことができ、1人で議事録を取って後から関係者に共有するよりも格段に作業効率が上がるなと実感しています。

最後に

いかがでしたでしょうか？
ここまでは、Box歴が短い社員の目線から記事をお届けしましたが、Box Japan公式noteでは、Box社員全員に聞いた好きなBox機能トップ5を知ることができます。

Box Japan公式note： 「社内に聞いてみた！Box社員の好きなBox機能」

Box利用歴にかかわらず愛されるBox機能が分かるかも
こちらもぜひご参考にしてみてくださいね！