メールシステムを、Office365に引っ越しする

メールシステムをOffice365に移行したい際の、いつも使っている手順の備忘録。

新規にOffice365に引っ越しする場合とか、部署や会社ごとにドメイン別でメールシステム使ってるけど、統合するからOffice365以外から365に引っ越しする。ドメインはそのまま持って行くシナリオ。

概要

テナント側の設定（ドメイン登録・メール関連設定）
↓
クライアント環境の設定（メールアカウントの設定）
↓
Xデーで、プライマリのメールシステムを365に切り替える

UPN・プライマリのメールも今までのもので作成する前提。

同一テナント内にドメインを登録すると、デフォルト設定のままでは「テナントユーザーが対象ドメインにメールを送信した場合に、テナント内のメールボックスに送信しようとする」という動きになる。切り替え日まで「通常使っているメールシステムにメールが届かない」「宛先があるはずなのに、あて先不明で返ってくる」などになってしまう。

必ず、Xデーまでは旧メールシステムに届くよう、設定を追加するのがポイント。

前提

・Office365E3ライセンスorOUTLOOK使う前提
・ドメインやアカウントは同じもので使う
・Office365以外から、Office365に移行する

【事前実施】365テナントでの設定

1.ドメインを登録する
割愛。留意点だけ。

・DNSレコードに登録できるところは登録してしまう。
　　365に関連するレコードは、MXレコード以外は全部登録する。
　　SPFレコードは365も既存メールシステムも両方登録する。
　　既存のメールサービスのMXレコードのTTLはなるべく短くしておく

・ドメイン登録すると、この４までやらないとダメ。絶対、一気にやる。

2.[コネクタ]を作成する
Exchange管理センター→メールフロー→コネクタで、新規作成。

項目	設定
メールフローのシナリオ	Office365から組織のメールサーバー
名前	任意の名前。Office365_to_旧ドメイン名_XデーのYYYYMMDD、とか
コネクタを使う時期	[メッセージをこのコネクタにリダイレクトするトランスポートルールが設定されている場合のみ]
ルーティング方法	現行のメールサーバーのFQDNで設定（IPでも可）
接続	できればTLSだけど、問題がないなら[信頼された証明機関によって発行済み]でも可

保存して、テストして、ちゃんととどけばOK(失敗と出るケースもあるけど、届いていればいい）

3.[ルール]を作成する
Exchange管理センター→メールフロー→ルールで、新規作成。

項目	設定
メッセージが次の場合	[受信者のアドレスドメイン部分が次のドメインのいずれかに属する]で、今回登録したドメイン
実行する処理	さっき作成したコネクタを使用してルーティング

4.[承認済みドメイン]で、設定を変更する
Exchange管理センター→メールフロー→承認済みドメインで、今回登録したドメインを選択し設定。

項目	設定
ドメインの種類	[内部の中継]

5.365に既存メールシステム上に存在するアドレスと、既存メールシステムには存在しないテストアドレスを作成し、このアドレス宛に送信テストする。

既存メールシステムに存在するアドレスには正常に届き、
既存メールシステムに存在しないアドレスは宛先不明で返ってくればOK

6.アカウントを登録する

どしどし、つくる。

【事前実施】クライアントPCの設定

1.必要なアプリをインストール

今回はOUTLOOK。それ以外はお好みに応じて。

2.OUTLOOKを開いて、Office365にサインイン。

数回、認証を求められる。
OUTLOOKを含めたOfficeのライセンス認証
メールアカウントへの接続
Office365への接続

なんで？と思わずにそういうもんだと思ってサインインする。面倒。

3.旧メールシステムのアカウントを登録する

OUTLOOKアプリからは、同一メールアドレスのアカウントを登録できない。超不便。
が、コントロールパネル→ユーザーアカウント→Outlook、からは設定できる。謎仕様。

そういってもこれしかないので、これで登録。
そのままでは区別がつきにくいので表示名の前に記号つけるとか目印つける。

それから、プライマリは旧メールシステムのアカウントにしておく。

4.ここからは、旧メールアプリではなく、OUTLOOKを使ってもらう。

慣れてもらうため。それから、Xデー当日の作業を最小限にするため。

5.メールデータをお引越し。

OUTLOOKアプリ内では、アカウントが別でもドラッグ&ドロップで移動できるので便利。

移動したあと、OUTLOOKアプリ内から古いメールが消える。
古いメールはクラウドにだけ残る仕様。
もちろん、OUTLOOKからも確認する方法あるのでご安心を。

旧メールアプリから必要なメールは、せっせと移行する。
Xデー以降でもいいけど、とっととメールデータは移行して、旧アプリは削除するが吉。

【Xデー】テナントの設定

1.DNSレコードを書き換える
MXレコードを365だけにする。旧メールのMXレコードは削除。
SPFレコードは、あとでやる。（ここでやってもいいけど）

2.[ルール]を作成する
Exchange管理センター→メールフロー→ルールで、作成したルールをオフにする。
不要なら、対象となるルールとトランスポートルールは削除してOK

3.承認済みドメインで、[権限あり]に設定する
Exchange管理センター→メールフロー→承認済みドメインで、今回登録したドメインを選択し設定。

項目	設定
ドメインの種類	[権限あり]

【Xデー】クライアントの設定

1.OUTLOOK上のプライマリアカウントを、Office365に設定する。

2.残ってるメールデータを、旧メールシステムのアカウントから、Office365のアカウントに移動させる。

ユーザー目線では、移行完了。
落ち着いたら、OUTLOOK上の旧メールのアカウントは削除する。

【Xデー】テナントの設定(2回目）

1.DNSレコードを書き換える

SPFレコードから旧メールの記述を削除する。

そのほかの留意点

・メールアドレスに使えない文字
英数は当然OKだけど、
記号は-_.のみで、制限あり。これ以外は使用不可。
登録できる場合もあるけど、使わないほうがベター。

含まれている場合は、変更するしかないです。

・すでに同じ名前のエイリアスがある場合

すでにテナント内で使われているエイリアスは、重複利用できない。
supportとかadminとか、managerとか。
その場合も・・・変更するしかない。
接頭辞つけてるばあいがおおいかな。

組織名略語_supportとか。

・365テナントから365テナントへの引っ越し

超絶面倒…。ダウンタイムが最大72時間発生する。経験上、実際はそこまででもないけど。
素で移行させるとなると、サインインできない・送信できないだけでなく、外部の送信元に宛先不明が返ってしまう状態が最低でも数時間発生する。

「あきらめてダウンタイムを受け入れる」「移行用ドメインを使って送信はできる状態を維持」「お金かけて一時的に365以外のメールサービス経由して、引っ越しするか」か、お好みで。

メモ

だいたい、いっつも事前準備からXデーまで2週間ぐらい。
システム的にどうこう、というよりもユーザーに慣れてもらう期間をつくるため。
事前準備しておけば、先にTeamsもSharepointも使えるし。

ザックリ、こんな感じです。