エンジニアのみなさま、日々の学習本当にお疲れ様です！
また本記事まで足を運んでいただき本当に感謝です。
約3分程度で読めるので最後まで読んでもらえると幸いです。
はじめに
案件でプロジェクト管理のサポートをしております。
案件ではタスクの進捗を把握するための「進捗会」なるものを設けております。
今回は進捗会で使用するテンプレ資料（Excel）を工夫した体験談を記事にしてみました。
「もっとこうした方が良いよ！」 や 「うちの会社ではこの様な考えで取り組んでます！」 があれば、ぜひぜひコメントで教えていただけますと幸いです。
前提
進捗会で報告してもらう内容は以下の通り
- 対応したタスク
- 対応したタスクは「作業時間」と「進捗率」も合わせて入力
- 明日対応すること
- 対応するタスクを入力
- 相談事項・困っていること
- あれば詳細を入力。無ければ「特になし」と入力
進捗管理のツールとしてはExcelの他に「Backlog」と「WBS」を活用している
- Backlog
- 担当者がどのタスクを持っているかを把握してもらう
- WBS
- プロジェクトリーダー以上へ報告するときに使う
工夫する前の資料
スクロールするとこんな感じ
今まではWordを使って進捗管理をしていたのですが、以下の煩わしさを改善したいなと思い進捗管理のテンプレをExcelに変更しました。Excelの方がパッと見てプロジェクトメンバーの進捗がどの程度進んでいるのかが分かるため個人的にはこっちの方が好きです。
ただこのテンプレには課題が多くて使いづらい...！
その理由としては以下になります。
1. フリーワードのため、人によって入力内容の粒度が変わる
なんでも書けるのがメリットの一方で、管理側からすると入力の粒度が違うとプロジェクトリーダー以上に報告をするときに結構苦労します。特に対応したタスクはBacklogのタイトルを入力して欲しいものの、かなりの確率でタイトルとは違う内容が入力されてしまいます...
2. 入力漏れが発生する
1にも関連しますが、「どのタスク」に「どれだけの時間」がかかって「何%進んだのか？」が知りたい情報になります。しかしながら、プロジェクトメンバーによっては作業時間や進捗率が書かれていない状態で報告をされる時が多々ありました。これも困る...
3. シンプルに入力しづらい
1つのセルに入力をしてもらっていたので、改行するためにはMacだと 「option + Enter」、Windowsだと 「Alt+Enter」 をしなければいけません。
開発に集中して進捗会の資料が入力できていない。そして急いで入力をしないといけない状態で押し間違えたりすると、プロジェクトメンバーとしては結構ストレスかなと感じてました。
上記をふまえ、テンプレ資料に少し工夫を加えました。その資料がこちら
工夫した後の資料
スクロールするとこんな感じ
どこを工夫したかと言うと
セルごとに対応したタスク・作業時間(h)・進捗率(%)の枠を設けた
たったこれだけですw
効果が出たらラッキーくらいの思いでプロジェクトメンバーに使ってもらうと以下の効果が出ました。
1. Backlogのタイトル・作業時間・進捗率の入力漏れが無くなった
これに関しては感動レベルの効果でした。
不思議なもので枠を設けると「入力しないといけない」という心理が働くのか、入力漏れがなくなりました。
※そんな効果が実際にあるのかは調べてはいない
2. 相談事項・困ったことの入力内容が端的になった
こちらもセルの枠の関係があるのか分かりませんが、聞きたいことだけを入力してもらえるようになったため、どう対策して欲しいのかがより明確になりました。
3. 予実管理がしやすくなった
日々の進捗を抜け漏れなく入力してもらえる様になったため、どの作業にどれだけ時間がかかっているかの確認がしやすくなりました。
今回の気づき
内容自体はQiitaの記事にしても良いのか？甚だ疑問視するレベルのものですがw
個人的には少しの工夫で改善できたことが多かったことはかなり良い体験でした。
いつも何気なくやってしまっていることもたくさんあると思いますが、常に疑問を持ちながら
「もう少し改善できないか？」
「もっと良くなる方法や手順は無いか？」
を考える癖をつけることが大切だと改めて感じることが出来た内容でした！
おまけ
あと追加で左上のセルには「今月の稼働時間」を追加しました。
例えば6月の場合、平日稼働は20日あるため、8時間勤務だと残業無しでも160h働くことになります。契約における稼働上限が180hの場合、この数値があるだけで 「あまり残業ができないな」 とか 「計画的に稼働するようにしよう」 という心理が働いてくれることを期待しています...！
さいごに
記事の内容ショボくてすみません！w
こんな記事でも最後まで読んでいただいた方、本当にありがとうございました！
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