こんにちはhiro-isaです☆
私は小売業でECショップの担当をしています。
担当業務は商品発掘から商談、ショップシステムへの登録、受発注、お客様対応までと非常に幅広く、まるで何でも屋さん状態です。
今回は数ある業務の中から、商品展示会後に各メーカー宛に送っている御礼メールを早く簡単に送れるツールを作ろうとAppSheetを活用して取り組んでみました。
商品展示会のあとは、頭も体もヘトヘト😵💫でもスピーディなアフターフォローが大切⭕
ECショップで扱う商品は、各所で開催される展示会やマッチング商談会などに参加して発掘・選定しています。
会場では気になるメーカーさまのブースをいくつも回って名刺交換に始まり、商品の説明や試食をしたりとほぼ1日中立ちっぱなしの状態です。
終盤には疲れがドッと襲ってきて御礼メールを送る余裕などありません💦
それなら翌日に送ればいいじゃないか！となりますが、名刺や商品資料の整理、
留守中にできなかった日常業務などに追われて時間だけが過ぎていくのが現状です。
時間が経ってからの御礼メールって失礼だと思うし、こちらの熱意も早く伝えたいんです。
こんな風に変えたい✊
現在は御礼メールを１件ずつ地道～に手動送信していて、文面こそ定型文をコピペだけど非常に手間と時間がかかります。
AppSheetでメール送信用のアプリを作成、さらに「自動化（Automation）」機能を使って
一括送信したり、スマホアプリに必要な情報を入力して都度送信できれば素早くアフターフォローができるし、翌日の作業時間の削減にもつながります💯
またアプリを上司や他のスタッフと共有すれば、私が不参加の商品展示会でも参加した人から簡単に御礼メールが送れるので一連の流れ 【商品展示会→御礼メール→お取扱いに向けての商談実施】 がスムーズに。
実際に作ってみよう🛠
①スプレットシート作成
メーカーの各情報とメール送信後に『いつ・誰が』メール送信したかを追記できるようになっています。これは後々『取引先一覧』としても活用できます。
【取引先さま情報の一括管理】他ECショップ運営の困りごとについて
書いた記事です。
良かったら読んでみて下さいね😉💖
『業務改善』言うのは簡単だけど、いざやろうと思うと難しいよね！
②AppSheetからアプリを作成
③Bot「自動化（Automation）」機能でメールを自動送信
送信するメールの表題や本文、メール送信日時と送信者をリストに追記させる
設定をします。
そしてスマホアプリで必要なメーカー情報と送信者を選択して【Save】をポンッと押したらメール送信完了です。
簡単🤩こんな感じで入力します!
実際に送られたメール📧とリスト📑
アプリに入力した『メーカ名』『部署名』『担当者名』『取扱い希望商品』が本文に反映されています！
リストにも『送信日時』『送信者』が追記されてます。
同じ部署のプロトアウト研修卒業生でもある上司のAさんとBさんに使ってもらいました（ドキドキです💓）
本来は出先でスマホから操作を行ってもらいますが、今回は実験ということでパソコンのブラウザー用URLを送り、試してもらいました。
あらかじめ伝えたこと
●商品展示会後の御礼メール送信に手間と時間がかかるためスマホからでも簡単にできるようにした。
●リストに送信記録が残るので、いつ・誰が・どこにメールを送信したかの
確認ができる。
●操作方法：アプリに内容を入れたらリストに反映されるなど
こんなことも聞いてみました。
- 実用性はあると思うか
- 便利さを実感できたか
- 業務簡素化や時短にの繋がると思うか
- デジタルに馴染みのない人でも使えると思うか
- 改善点について
などなど
お二人からのフィードバックはこちら👉
まず笑顔が素敵な上司Ａさん😋
御礼メールを送るのをGASで設定できそう
定型のメール雛形を作っておき、一日一回定時に御礼メールを自動で送ってみるのはどうでしょうか？
複数人が同じ情報を入力しないようにすることが出来るか
同じメーカー名または同じ担当者名などは入力できないようにすると吉。
既存も含めた、全取引先マスタへの追記になればもっと良い
この一覧自体を取引先一覧として活用し、新たな取引先さまの登録についてはAppSheetを頼るという運用の仕方にすれば、ここに登録した取引先さまを別途取引先一覧に移動させる必要がないので楽になるかも。
次は好奇心旺盛な甥っ子的存在Bさん🥩
名刺見ながら情報を入力するなら悪くないと思います！
MakeでOCRのモジュールがあったので名刺を読み込んでテキスト部分をリストに反映させる事ができるかも…
余裕はないと思いますが、がんばってみてください！
フィードバックを頂いて振り返ってみた🔰
様々なツールや活用方法をご存じのお二人なので何を使ってどんなことをすべきか、というような的確なアドバイスを頂けました。
上司のAさんが言われた『間違った情報を入力してしまう』『複数人が同時にメール送信する可能性がある』などリスクについては想定していなかったので反省💦💦
あとGASを使ってのメール送信ですが、今回は出先からスマホで送ることを考えていたのでGASの方がいいような気が？と思いつつ【AppSheet】で強行突破しました💨
この２つの組み合わせでもっと便利にメールが送れる方法があるかも知れないので調べてみようと思います。
Bさん
『名刺を読み込んで…』という想像もしてなかった言葉が返ってきて
ビックリ(@_@)でした。
今の私では簡単にできないけど実際に作ることができたらうれしい💕
楽しい💕と思えるステキなアイデアでした。
結果、物事をいろんな角度や目線で見ることが大切だとあらためて考えさせられました。
またお二人とも現状に満足せずもっともっと便利に良くなるよう常に考え、前進する姿勢が感じられ、いつも現状に満足している自分では進歩、成長できない事や、ただ業務改善するぞ～！と大騒ぎしていただけで何もできてなかった事に気づかせてもらいました。
お忙しい中、ご協力いただきありがとうございました🙏
プロトアウトを通じて部署として目指す方向🚢
プロトタイプに関わる以前から、どうしたら自分や周りのスタッフの業務負担が減るのか？地獄のような日々から脱出できる日はやってくるのか？などと常々考えていましたが
何もアクションを起こさず、業務をひたすらし続けるだけの日々を送っていました。
うちの部署は少人数で業務を回しているため、1人あたりの負担を減らすことが最優先です。
また今後、新たなECモールへの出店や取扱い商品の増加に伴い業務量が増えると予想され、このままでは皆がキャパオーバーとなり業務が回らなくなってしまいます。
そうならないためにも手作業を減らし『○○するだけで簡単に使えるデジタルツール』を活用して負担なく業務ができる環境を作っていきたいです。
最後までお読みいただきありがとうございました💕